电力施工档案管理制度

PAGE电力施工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电力施工档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为电力施工项目的顺利开展、工程质量追溯、技术创新以及企业管理决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有电力施工项目档案的管理，包括但不限于新建、改建、扩建电力工程，以及相关的设备安装、调试、检修等项目。（三）管理原则1.真实性原则：档案应如实反映电力施工项目的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖电力施工全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等符合规范要求。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在逻辑性和连贯性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业机密和敏感信息的档案进行妥善保管。6.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各部门对档案的查阅需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电力施工档案管理制度、流程和标准。2.统筹规划公司电力施工档案管理工作，明确各阶段档案管理的任务和要求。3.对电力施工项目档案工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范执行。4.组织开展档案管理人员的业务培训，提高其专业素质和管理水平。5.负责电力施工档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和利用等工作。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案管理工作，明确项目各阶段文件资料的形成、积累和整理要求。2.督促项目各部门和人员及时完成文件资料的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。3.对项目档案的质量进行审核，签字确认档案的真实性和完整性。4.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，配合档案管理部门做好档案的验收和移交工作。（三）文件资料形成部门职责1.按照档案管理要求，负责本部门在电力施工过程中产生文件资料的收集、整理和归档工作。2.确保文件资料的内容真实、准确、完整，格式规范，及时向项目负责人移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的审核、验收和移交工作，提供必要的档案信息和说明。（四）档案管理人员职责1.认真执行档案管理制度，负责电力施工档案的日常管理工作。2.按照档案分类标准和编号规则，对收集到的文件资料进行整理、分类、编号和装订。3.做好档案的存储、保管工作，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，跟踪档案的使用情况。6.定期对档案进行清查、核对，对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.设备文件：设备采购合同、设备安装说明书、设备调试记录、设备运行维护手册等。6.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。7.其他文件：与电力施工项目有关的会议纪要、来往信函、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时收集各自工作中形成的文件资料，确保文件资料的时效性。2.收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，保证电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照电力施工项目的阶段、专业和文件类型进行分类。一般可分为项目前期、设计、施工、监理、设备、竣工验收等类别，每个类别下再细分若干二级类目。2.编号：采用统一的编号规则，为每份档案赋予唯一的编号。编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。3.装订：对纸张规格统一、内容完整的文件资料进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，目录应清晰、准确，便于检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目各阶段文件资料应在形成后及时整理归档，确保档案的连续性和完整性。2.项目竣工验收后，应在规定时间内将全部档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.文件资料形成部门按照整理要求对档案进行初步整理，编制档案移交清单，一式两份，一份留存，一份随档案移交。2.将整理好的档案移交项目负责人审核，审核通过后，由项目负责人签字确认。3.项目负责人将审核后的档案移交档案管理部门，档案管理部门对档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后办理归档手续。（三）保管期限根据电力施工档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及公司重大权益、具有长期利用价值的文件资料，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等。2.长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的文件资料，如重要的设计文件、施工技术资料、设备采购合同等。3.短期保管的档案：保存期限为110年的文件资料，如一般性的施工记录、监理月报等。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，按照保管期限和类别顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱号等信息，提高档案检索效率。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，定期进行备份，备份介质应异地存放。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、编目和检索，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有一定利用价值的档案，应延长保管期限。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、科学价值、凭证价值和现实利用价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制档案鉴定清单，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员签字确认。4.销毁记录应与档案鉴定清单一并保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅电力施工档案。涉及对外提供档案信息的，应按照国家有关法律法规和公司规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据查阅申请，提供档案原件或复印件供查阅人员使用。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[具体期限]。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、档案名称、查阅或借阅期限等信息。登记记录应定期整理归档，以便统计分析档案利用情况。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电力施工档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子图像，建立电子档案数据库。同时，对电子文件进行元数据采集和整理，确保电子档案的完整性和准确性。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司电力施工档案管理的信息化系统，实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取有效的数据安全防护措施，如数据备份、加密、访问控制等，确保档案信息化系统的安全稳定运行，防止数据泄露和丢失。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案管理人员按照扫描规范对纸质档案进行扫描，生成电子图像文件。对电子图像文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作。采集电子文件的元数据信息，如题名、日期、责任者、保管期限等，并与电子图像文件进行挂接。将处理后的电子档案数据上传至档案信息化管理系统，进行存储和管理。2.档案信息化利用流程：利用人员通过档案信息化管理系统提交查阅或借阅申请，系统自动进行权限验证。档案管理人员根据申请信息，在系统中检索并提供相应的电子档案或办理借阅手续。利用人员在系统中查阅或下载电子档案，系统记录利用情况。利用结束后，利用人员归还电子档案或办理借阅归还手续，档案管理人员在系统中进行确认。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对公司各部门电力施工档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核