院民档案管理制度

PAGE院民档案管理制度一、总则（一）目的为加强我院民档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于我院内所有涉及院民信息的档案管理工作，旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等流程，保障院民权益，提升我院管理服务水平。（二）适用范围本制度适用于我院全体院民档案的管理，包括但不限于个人基本信息档案、健康档案、医疗档案、生活记录档案、奖惩记录档案等各类与院民相关的档案资料。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映院民实际情况，确保档案信息的可信度。2.完整性原则：全面收集院民各方面的相关资料，保证档案资料的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原则：严格保护院民档案信息安全，防止档案信息泄露，维护院民隐私。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行整理、分类、编号、存储等操作，确保档案管理工作的标准化和规范化。5.便利性原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，为我院各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善院民档案管理制度，并组织实施。2.统筹全院民档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作。3.建立档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化管理和共享，提高档案管理效率和服务质量。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。5.负责对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平和综合素质。（二）档案管理人员职责1.负责院民档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和规范性。2.按照档案管理信息化系统的要求，及时录入和更新档案信息，保证档案信息的准确性和时效性。3.妥善保管档案，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，为查阅和借阅档案的人员提供必要的服务，并做好登记和记录工作。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级报告。（三）各部门职责1.各部门负责本部门所产生的与院民相关档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.在日常工作中，各部门应配合档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。3.各部门应指定专人负责与档案管理部门的沟通协调，确保档案资料的及时传递和有效管理。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.院民个人基本信息档案：包括身份证、户口本、学历证明、婚姻状况证明等相关资料。2.健康档案：涵盖体检报告、病历、诊断证明、用药记录、康复记录等与健康相关的信息。3.医疗档案：包含住院病历、手术记录、护理记录、医嘱单等医疗过程中的各项资料。4.生活记录档案：如生活习惯、兴趣爱好、日常活动记录、家属探访记录等。5.奖惩记录档案：记录院民在院内的奖励和违纪处罚情况。6.其他与院民相关的重要资料，如特殊需求记录、心理评估报告等。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集相关资料，并确保资料的真实性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或缺失应及时修复或补充。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质档案内容一致。（三）档案整理方法1.分类：按照档案类别进行分类，如个人基本信息类、健康档案类、医疗档案类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份和顺序号，便于管理和查询。例如，个人基本信息档案编号格式为：GB[年份][顺序号]。3.装订：将同一类别的档案资料按照一定顺序排列，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）档案存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案存储环境安全、适宜。2.档案应按照类别、年份、编号顺序依次存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并存储在专门的服务器或存储设备中，同时建立电子档案索引，方便查询和使用。（二）档案保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为短期保管（15年）、中期保管（510年）和长期保管（10年以上）。2.个人基本信息档案、健康档案、医疗档案等重要档案应长期保管；生活记录档案、一般奖惩记录档案等可根据实际情况确定保管期限，但最短不少于5年。3.定期对档案保管期限进行审查和调整，对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，防止档案被盗、被篡改或丢失。2.定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，档案库房应配备灭火器、除湿机、防虫药等必要的防护设备，并定期进行检查和维护。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速有效地保护档案安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员应根据批准的申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，档案资料不被损坏或丢失。3.查阅档案时，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并注明复印或摘录的范围和用途。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.院外单位或个人因特殊原因需要借阅我院民档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，经我院主管领导批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员详细介绍档案的保管要求和注意事项，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的名称、数量、期限、借阅人姓名及单位等信息。4.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制或传播档案内容，确保档案安全。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的信息化管理（一）信息化系统建设1.建立院民档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计和分析等功能。2.信息化系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的访问级别，确保档案信息的安全性和保密性。3.系统应支持多种数据格式的导入和导出，方便与其他系统进行数据交换和共享，提高工作效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，及时将纸质档案信息录入信息化系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对信息化系统中的档案数据进行维护和更新，如发现数据错误或信息变更，应及时进行修正，并做好记录。3.建立数据备份制度，定期对信息化系统中的档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）信息安全保障1.加强信息化系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对信息化系统的用户账号和密码进行严格管理，定期更换密码，严禁使用简单易猜的密码。3.定期对信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患，确保系统的稳定运行。七、档案的统计与分析（一）档案统计1.档案管理部门应定期对院民档案进行统计，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等。2.建立档案统计台账，详细记录各项统计数据，并定期进行汇总和分析，形成统计报表，为我院管理决策提供数据支持。3.统计报表应准确反映档案管理工作的现状和存在的问题，如档案数量的增长趋势、各类档案的利用率等，以便及时调整档案管理策略。（二）档案分析1.根据档案统计数据和实际工作情况，对档案管理工作进行深入分析，总结经验教训，发现存在的问题和不足。2.通过档案分析，评估档案管理对我院各项工作的支持作用，如为医疗服务提供的信息参考、为院民管理提供的决策依据等，提出改进档案管理工作的建议和措施。3.关注档案管理领域的发展动态和新技术应用，结合我院实际情况，探索如何创新档案管理模式和方法，提高档案管理工作的质量和效率。八、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍有保存价值。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续妥善保管；对于已无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经我院主管领导批准后进行销毁。（二）档案销毁1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁过程的合法性和安全性。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登