档案调阅制度及流程

PAGE档案调阅制度及流程一、总则（一）目的为规范公司/组织档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工因工作需要调阅档案的情况，同时适用于外部单位或个人因合法合规事由申请调阅公司/组织相关档案的情形。（三）基本原则1.合法性原则：档案调阅必须符合国家法律法规及行业标准的要求，不得违反任何法律规定。2.安全性原则：确保档案在调阅过程中的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.必要性原则：调阅档案应基于工作实际需要，不得随意调阅无关档案。4.审批原则：所有档案调阅申请均需经过严格的审批流程，确保调阅行为的合理性和合规性。二、档案调阅申请（一）内部调阅申请1.申请部门或员工填写《档案调阅申请表》，详细说明调阅档案的名称、编号、调阅目的、调阅期限等信息。2.申请表需由申请部门负责人签字确认，表明申请的真实性和必要性。（二）外部调阅申请1.外部单位或个人需提交正式的调阅申请函，注明调阅单位名称、联系人、联系方式、调阅档案的具体内容及调阅目的等。2.申请函应加盖调阅单位公章，并提供相关证明材料，如单位介绍信、法定代表人授权书等，以证明调阅的合法性和必要性。三、档案调阅审批（一）内部审批流程1.申请表提交至档案管理部门后，档案管理人员首先对申请信息进行初审，检查申请内容是否完整、准确，调阅目的是否合理。2.初审通过后，档案管理人员将申请表提交至档案管理部门负责人进行审核。负责人根据档案的密级、重要性以及申请的必要性进行综合评估，签署审核意见。关键档案的调阅申请需提交至公司/组织高层领导进行最终审批。3.对于涉及机密级及以上档案的调阅申请，必须经过公司/组织高层领导的亲自审批，确保调阅行为得到严格把控。（二）外部审批流程1.档案管理部门收到外部调阅申请函及相关证明材料后，进行初步审核，核实申请单位的资质和调阅事由的合法性。2.初审通过后，将申请材料提交至公司/组织法务部门进行法律合规审查。法务部门根据法律法规及公司/组织相关规定，对调阅申请进行合法性评估，并出具审查意见。3.档案管理部门结合法务部门的审查意见，将申请提交至公司/组织高层领导进行最终审批。高层领导综合考虑各方面因素，决定是否批准外部单位或个人的调阅申请。四、档案调阅实施（一）调阅方式1.现场调阅：申请调阅人可在档案管理部门指定的场所进行现场查阅档案。档案管理人员应在现场提供必要的协助和指导，确保调阅人正确查阅档案。2.复制调阅：对于因工作需要确实无法现场调阅的档案，经审批同意后，可采用复制的方式提供档案信息。档案管理人员应按照规定的格式和要求进行复制，并确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门公章，注明“复制件与原件核对无误”字样。（二）调阅期限1.内部调阅期限根据调阅目的和档案性质确定，原则上不得超过[X]个工作日。如需延长调阅期限，申请部门或员工应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.外部调阅期限一般由公司/组织与调阅单位协商确定，但最长不得超过[X]个工作日。特殊情况需延长调阅期限的，应提前向公司/组织提出书面申请，并说明延长的原因和期限，经批准后方可延长。（三）调阅过程管理1.档案管理人员应对调阅过程进行全程监督，确保调阅人按照规定的方式和要求查阅或复制档案，不得擅自涂改、标注、抽取、撤换、损坏档案。2.调阅人如需摘录或复制档案内容，应事先征得档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。摘录或复制的内容应注明出处和日期。3.对于涉及机密级及以上档案的调阅，调阅人应在档案管理部门指定的专人陪同下进行查阅，查阅过程中不得拍照、录像、录音等。五、档案归还（一）内部归还1.调阅期限届满后，申请部门或员工应及时将调阅的档案归还至档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.如发现档案有损坏、缺失等情况，档案管理人员应及时查明原因，并要求调阅部门或员工予以说明。对于因调阅人原因造成档案损坏或缺失的，应按照相关规定追究调阅人的责任。（二）外部归还1.外部单位或个人调阅期限届满后，应按照约定的方式将调阅的档案归还至公司/组织档案管理部门。归还时，应确保档案的完整性和保密性。2.档案管理部门收到归还的档案后，应进行严格的验收。如发现档案有问题，应及时与调阅单位或个人沟通解决。对于违反约定或法律法规的调阅单位或个人，公司/组织有权采取相应的措施追究其责任。六、档案调阅记录与统计（一）调阅记录1.档案管理部门应建立完善的档案调阅记录台账，详细记录每一次档案调阅申请的相关信息，包括申请日期、申请部门/单位、调阅人姓名、调阅档案名称及编号、调阅目的、审批意见、调阅期限、归还日期等。2.调阅记录应妥善保存，保存期限不少于[X]年，以便日后查阅和审计。（二）统计分析1.档案管理部门应定期对档案调阅情况进行统计分析，包括调阅档案的种类、数量、调阅频率、调阅目的分布等。通过统计分析，了解档案利用情况，为档案管理工作的优化提供依据。2.根据统计分析结果，档案管理部门可适时调整档案管理策略，如优化档案分类、加强重点档案的管理等，以提高档案的利用效率和服务质量。七、档案调阅保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对调阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。在调阅过程中，如涉及机密信息，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.调阅人应对调阅档案的内容承担保密义务，不得擅自将档案信息用于非工作目的或向第三方披露。如违反保密规定，应依法承担相应的法律责任。（二）安全保障1.档案管理部门应确保档案调阅场所的安全，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，保障档案在调阅过程中的安全。2.对于电子档案的调阅，应采取相应的技术手段确保数据安全，防止数据被篡改、丢失或泄露。同时，应定期对电子档案进行备份，以应对可能出现的数据安全问题。八、违规处理（一）内部违规处理1.对于内部部门或员工违反本制度及流程调阅档案的行为，档案管理部门应及时制止，并要求其立即改正。2.如因违规调阅行为给公司/组织造成损失的，应根据损失情况追究相关人员的责任，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。同时，应要求违规人员采取措施消除不良影响，挽回损失。（二）外部违规处理1.对于外部单位或个人违反本制度及流程调阅档案的行为，公司/组织有权终止调阅申请，并要求其承担相应的法律责任。2.如因外部违规调阅行为给公司/组织造成损失的，公司/组织有权通过法律途径要求其赔偿损失。同时，应将违规情况记录在案，作为今后与该单位或个人合作的参考依据。