县商务局档案工作制度

PAGE县商务局档案工作制度一、总则（一）目的为加强县商务局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在商务工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县商务局机关各科室、直属事业单位及下属企业在各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则各科室和个人应及时、准确地将工作中形成的各种文件材料收集齐全，保证档案内容的真实、完整，不得遗漏、篡改或销毁。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，为商务工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立县商务局档案管理领导小组，由局长担任组长，分管副局长担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督检查档案工作的执行情况。（二）局办公室局办公室作为本局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案工作制度和工作计划，并组织实施。2.负责对局机关各科室、直属事业单位及下属企业形成的各类档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，方便档案的查阅利用。同时，积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。5.按照规定向县档案行政管理部门移交应进馆的档案，并办理相关手续。严格执行档案借阅制度，为利用者提供优质服务。对档案利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。7.组织开展档案业务培训，提高全局干部职工的档案意识和档案管理水平。对在档案工作中表现突出的科室和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）各科室及下属单位职责1.各科室负责人为本科室档案工作的第一责任人，负责组织本科室人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，并按时向局办公室移交。2.各科室应指定专人负责档案工作，确保本科室档案工作的顺利开展。在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，及时移交局办公室，不得自行留存或销毁。3.下属企业应参照本制度，建立健全本企业的档案管理制度，做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作，并定期向局办公室报送档案工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、业务文件、调研材料、宣传资料等。3.本局召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展各项业务活动形成的文件材料，如项目申报材料、审批文件、招投标文件、验收报告等。5.本局干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。局机关各科室、直属事业单位及下属企业在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等财务档案材料。7.本局获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案材料。8.其他与本局工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和个人应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行分类整理，确保文件材料的完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交局办公室进行登记和保管，不得延误或丢失。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损或褪色的文件，应进行修复或复制。4.局办公室应定期对各科室的文件材料收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、责任者、日期、文号、页数等项目，确保编目准确、清晰。3.将每份文件按照编目顺序进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件整齐、牢固。4.按照分类方案，将装订好的文件装入档案盒，并在档案盒上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等项目，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应远离易燃、易爆物品，严禁在库房内吸烟、使用明火或存放其他杂物。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案主要包括：本局制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、机构演变、人事任免、重大业务活动文件、财务决算等。2.保管30年的档案主要包括：一般性业务文件、重要会议文件、项目申报和审批文件等。3.保管10年的档案主要包括：一般性事务文件、短期业务活动文件等。（三）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对档案进行科学分类、编号、上架，便于查找和管理。同时，建立档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，提高档案的查阅效率。3.对重要档案和易损档案应进行备份，采用纸质备份和电子备份相结合的方式，确保档案的安全。备份档案应与原件分开保管，并定期进行检查和维护。4.加强对档案库房的安全管理，安装防盗门窗、监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。5.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。如发现设备损坏或老化，应及时进行维修或更换。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，须经局办公室负责人批准，并办理相关手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、文号、日期、用途等信息，经所在科室负责人签字同意后，交局办公室负责人审批。2.外单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围和内容，经局办公室负责人审核同意后，办理查阅登记手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经局领导批准。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅记录，注明查阅或借阅时间、人员、档案名称、份数等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用效果反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用的频率、范围和效果，及时发现档案管理中存在问题，并提出改进措施。同时，鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，以便更好地为利用者提供服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由局办公室组织档案管理人员、业务骨干及相关领导组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限，按照国家有关规定和本局档案保管期限表，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作结束后，鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，注明鉴定的档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由局办公室编制《档案销毁清册》，注明档案名称、文号、日期、保管期限、数量等信息，并报局领导审批。2.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。销毁时，应确保档案内容无法恢复，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.销毁完毕后，《档案销毁清册》应作为档案资料永久保存。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，建立电子档案管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）工作内容1.对本局现有档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。数字化处理应确保电子档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.建立电子档案管理系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、利用等功能的自动化管理。电子档案管理系统应具备安全可靠、操作简便、功能齐全等特点，满足本局档案管理工作的需要。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施