单位电子档案管理制度

PAGE单位电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及其归档后形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.统一管理原则电子档案管理工作由单位档案管理部门统一领导、组织和协调，确保电子档案管理工作的规范化和标准化。2.全程管理原则对电子文件从形成到归档、保管、利用等全过程进行管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。3.前端控制原则将电子档案管理要求融入电子文件形成阶段，从源头确保电子文件的质量。4.便于利用原则遵循方便快捷、高效服务的原则，提供多种检索和利用方式，满足单位各项工作对电子档案的利用需求。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位电子档案管理制度和业务规范。2.负责本单位电子档案管理工作的组织、协调和指导，监督检查各部门电子档案管理工作的执行情况。3.负责接收、保管和提供利用本单位各部门移交的电子档案，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理和共享利用。4.负责电子档案管理系统（以下简称“系统”）的建设、维护和管理，确保系统的安全稳定运行。5.组织开展电子档案管理业务培训和宣传工作，提高全体员工的电子档案管理意识和技能。（二）文件形成部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确和系统。2.按照本单位电子档案管理制度和业务规范的要求，对电子文件进行分类、编号、著录等工作，并及时向档案管理部门移交电子档案。3.负责本部门电子文件存储载体的管理，确保存储载体的安全和可读取性。4.配合档案管理部门做好电子档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）信息技术部门职责1.负责为电子档案管理提供技术支持，保障系统的正常运行和数据安全。2.协助档案管理部门制定电子档案管理系统的技术方案和安全策略，参与系统的建设和验收工作。3.负责电子档案存储设备的维护和管理，定期对存储设备进行检查和备份，确保数据的安全可靠。4.负责处理电子档案管理过程中的技术问题，提供技术咨询和培训服务。三、电子文件管理（一）电子文件的形成与收集1.各部门应根据工作需要，按照国家有关规定和本单位业务流程，及时形成电子文件。电子文件应采用通用格式，确保其可读性和可处理性。2.电子文件形成过程中，应明确文件的责任者，确保文件内容的真实性和完整性。文件责任者应对电子文件的形成、收集、整理和归档工作负责。3.各部门应定期对电子文件进行收集和整理，确保电子文件的齐全、完整。收集的电子文件应包括纸质文件的电子版本、电子数据交换文件、电子邮件、多媒体文件等各类电子信息。（二）电子文件的整理与分类1.电子文件应按照其来源、时间、内容、形式等特征进行分类整理。分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，便于检索和利用。2.电子文件的分类应与本单位档案分类方案相一致，确保电子档案与纸质档案的分类对应。同时，应根据电子文件的特点，建立电子文件的分类体系和编号规则。3.电子文件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号应包括年度、机构（问题）、保管期限等要素，以便于识别和管理。（三）电子文件的著录与元数据管理1.对电子文件应进行著录，著录项目应包括文件编号、题名、责任者、日期、保管期限等。著录应准确、完整，便于电子文件的检索和利用。2.电子文件应建立元数据，元数据应反映电子文件的形成背景、内容结构、版本变化等信息。元数据应与电子文件同步生成，并随电子文件的流转而更新。3.档案管理部门应制定电子文件著录和元数据管理规范，明确著录和元数据的内容、格式、采集方法等要求，确保著录和元数据的质量。（四）电子文件的存储与备份1.存储要求电子文件应存储在可靠的存储设备上，存储设备应具备足够的容量和良好的性能，确保电子文件的安全存储。存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失和损坏。2.备份策略电子文件应定期进行备份，备份方式可采用在线备份、离线备份或异地备份等。备份数据应与原始数据进行比对，确保备份数据的完整性和可用性。备份数据应存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.存储载体管理电子文件存储载体应进行标识和登记，记录载体的编号、存储内容、存储时间、保管期限等信息。存储载体应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免受到损坏和污染。存储载体应定期进行检查和维护，确保其可读取性。四、电子档案的归档（一）归档范围1.本单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值并经过整理的电子文件，均应按照本制度的规定进行归档。2.归档的电子文件应包括纸质文件的电子版本、电子数据交换文件、电子邮件、多媒体文件等各类电子信息。（二）归档时间1.电子文件应在其形成年度的次年6月底前完成归档工作。对于重要的电子文件或有特殊要求的电子文件，应及时归档。2.各部门应定期将整理好的电子文件向档案管理部门移交，档案管理部门应及时进行审核和接收。（三）归档程序1.移交申请各部门在向档案管理部门移交电子档案前，应填写《电子档案移交申请表》，详细说明移交电子档案的名称、数量、存储位置、保管期限等信息。2.审核接收档案管理部门收到《电子档案移交申请表》后，应及时对移交的电子档案进行审核。审核内容包括电子档案的完整性、准确性、规范性等。审核合格后，档案管理部门应办理接收手续，并将电子档案存储到指定的存储设备上。3.数据迁移对于已存储在其他存储设备上的电子档案，档案管理部门应进行数据迁移，将电子档案迁移到本单位统一的电子档案管理系统中。数据迁移过程中，应确保电子档案的完整性和可用性。4.著录与挂接档案管理部门应按照电子档案著录和元数据管理规范，对接收的电子档案进行著录和元数据采集，并将著录信息和元数据与电子档案进行挂接，实现电子档案的数字化管理。五、电子档案的保管（一）保管环境1.电子档案应存储在安全、稳定、可靠的环境中，确保电子档案的安全保管。保管环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防辐射等条件。2.电子档案存储场所应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫药品等，确保存储环境的安全和适宜。（二）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和本单位档案保管期限表确定。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.对于具有重要历史价值、凭证价值或需长期保存的电子档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的电子档案，可列为长期保管（保管期限为15年至50年）；对于在较短时间内具有查考利用价值的电子档案，可列为短期保管（保管期限为5年以下）。（三）保管维护1.档案管理部门应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的存储设备、存储环境和管理系统的正常运行。检查内容包括电子档案的完整性、可读性、存储设备的状态等。2.对于存储设备出现故障或损坏的电子档案，档案管理部门应及时进行修复或恢复。对于无法修复或恢复的电子档案，应按照有关规定进行处理。3.档案管理部门应定期对电子档案进行备份，备份数据应与原始数据进行比对，确保备份数据的完整性和可用性。备份数据应存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（四）保密管理1.电子档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应按照国家有关保密法律法规的规定进行管理，确保电子档案的安全保密。2.档案管理部门应建立电子档案保密制度，明确保密责任和保密措施。对涉及保密的电子档案，应进行加密存储和访问控制，限制无关人员的访问。3.利用电子档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、泄露电子档案的内容。对于因工作需要确需复制或提供利用保密电子档案的，应按照规定办理审批手续。六、电子档案的利用（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循合法、合理、安全、有效的原则，确保电子档案的真实、完整和安全。2.利用电子档案应符合国家有关法律法规和本单位的规定，不得损害国家利益、集体利益和个人合法权益。（二）利用方式1.在线查询档案管理部门应建立电子档案管理系统，提供在线查询功能。用户可通过系统输入关键词、文号、题名等信息，快速检索和查询所需的电子档案。2.借阅对于需要借阅电子档案的用户，应填写《电子档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。档案管理部门应进行审核，审核合格后，办理借阅手续，并提供电子档案的复制件或在线访问权限。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制对于需要复制电子档案的用户，应填写《电子档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息。档案管理部门应进行审核，审核合格后，办理复制手续，并按照规定收取复制费用。复制的电子档案应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和出处。（三）利用记录1.档案管理部门应建立电子档案利用记录制度,对电子档案的利用情况进行详细记录。利用记录应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等信息。2.利用记录应定期进行整理和归档，保存期限与电子档案的保管期限相同。利用记录可作为电子档案利用情况统计分析和档案管理工作评估的依据。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.鉴定工作应结合电子档案的形成背景、内容价值、保管期限等因素，综合考虑电子档案的现实利用需求和历史保存价值。（二）鉴定组织1.档案管理部门应成立电子档案鉴定小组，负责组织开展电子档案的鉴定工作。鉴定小组应由档案管理部门负责人、业务专家、信息技术人员等组成。2.鉴定小组应制定电子档案鉴定方案，明确鉴定的范围、方法、程序和标准等内容。鉴定方案应报单位领导批准后实施。（三）鉴定内容1.真实性鉴定检查电子档案的内容是否真实，是否与原始文件一致，是否存在篡改、伪造等情况。2.完整性鉴定检查电子档案的内容是否完整，是否包括文件的所有组成部分，是否存在缺页、漏页等情况。3.准确性鉴定检查电子档案的内容是否准确，是否存在错别字、数据错误、逻辑错误等情况。4.规范性鉴定检查电子档案的格式、著录、元数据等是否符合本单位电子档案管理规范的要求。5.价值鉴定根据电子档案的形成背景、内容价值、保管期限等因素，综合评估电子档案的现实利用需求和历史保存价值，确定其是否仍具有保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，应填写《电子档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《电子档案销毁申请表》应报单位领导审批，审批通过后，档案管理部门应组织实施销毁工作。销毁工作应由两人以上负责，确保销毁过程的安全和保密。3.电子档案的销毁方式可采用物理销毁或数据擦除等方式。物理销毁应确保存储载体无法恢复数据，数据擦除应采用符合