体育指导站档案管理制度

PAGE体育指导站档案管理制度一、总则（一）目的为加强体育指导站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在体育指导工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于体育指导站全体工作人员及与体育指导站业务相关的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体育指导站的档案由专门的档案管理部门或人员集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映体育指导站的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理与体育指导站工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定体育指导站档案管理制度并组织实施。2.负责体育指导站各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案管理工作流程，规范档案管理行为。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。7.为体育指导站各项工作提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成、积累和归档工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习档案管理业务知识，熟练掌握档案管理技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。4.做好档案的库房管理工作，定期对档案进行检查、清点和核对。5.积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地查找和提供所需档案。6.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类体育指导站档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括上级文件、本站文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务工作类：包括体育活动策划方案、培训资料、竞赛组织材料、运动员档案、体育场馆管理档案等。3.设备器材类：包括体育器材采购、使用、维护记录，设备台账等。4.宣传推广类：包括体育宣传资料、新闻报道、影像资料等。5.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）编号规则1.采用层级编码方式，每大类档案赋予一个一级代码。2.每大类下的二级类目根据具体内容赋予相应代码。3.具体档案编号由年度、类别代码、流水号组成。例如：2023XM001，其中“2023”表示年份，“XM”表示业务工作类中的某一具体类别代码，“001”为该类别下的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.凡是反映体育指导站工作活动、具有查考利用价值的文件材料、图表、声像等资料均属收集范围。2.重点收集体育指导站开展体育活动、培训工作、竞赛组织、场馆运营、对外交流等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案分类方案进行分类整理。（四）整理方法1.对纸质文件进行分类、排序、编目、装订。2.对电子文件进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并按照编号规则进行命名。3.对声像档案进行整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、内容等，并进行数字化存储。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于一些时效性较强的档案，应及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案编制移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行核对、清点，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门将归档档案按照分类编号顺序上架存放。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限划分按照国家有关档案保管期限规定执行。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.对重要档案应采取备份存储措施，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.体育指导站内工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在档案查阅室查阅，不得将档案带出查阅室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案，须持有单位介绍信，经体育指导站负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应对所借阅档案的安全和保密负责，不得擅自转借他人，不得在非规定场所查阅档案。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并报告处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，结合体育指导站的实际情况，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报体育指导站负责人批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交监销人员。4.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。5.监销人员在档案销毁完毕后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将监销情况报告体育指导站负责人。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.每年年底，档案管理部门应将本年度档案统计数据汇总上报体育指导站负责人。（二）移交工作1.体育指导站因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交的，