实验室工作档案管理制度

PAGE实验室工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强实验室工作档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在实验室工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有实验室的工作档案管理。（三）定义实验室工作档案是指实验室在开展科研、检测、教学等各项工作过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、数据、图表、样本等材料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：实验室工作档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容应真实反映实验室工作的实际情况。3.完整性原则：确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及机密、敏感的档案信息严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善实验室工作档案管理制度，并组织实施。2.负责实验室工作档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。6.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录。（二）实验室负责人职责1.负责本实验室工作档案管理工作的领导和监督，确保档案管理工作符合本制度要求。2.组织本实验室人员及时将工作中形成的各类档案材料移交档案管理部门，并督促其做好档案的整理和归档工作。3.对涉及本实验室的重要档案信息进行审核，确保档案内容的准确性和完整性。4.根据工作需要，合理安排档案的查阅、借阅等工作，并对档案的使用情况进行监督。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理工作制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.按照规定的程序和要求，为档案查阅、借阅人员提供服务，并做好登记和记录。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（四）实验室工作人员职责1.按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件、资料、数据等材料进行整理和分类，并移交档案管理人员。2.确保所提供档案材料的真实性、准确性和完整性，不得隐瞒或篡改档案信息。3.在工作中需要查阅、借阅档案时，应按照规定的程序办理相关手续，并妥善保管档案，不得转借他人或擅自带出指定场所。4.对涉及本人工作的档案信息有保密义务，不得泄露给无关人员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.实验室建设规划、设计图纸、可行性研究报告等文件。2.实验项目立项申请书、任务书、合同书等。3.实验方案、操作规程、原始记录、实验报告等。4.仪器设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。5.质量控制文件，如标准物质证书、校准报告、质量控制图等。6.人员培训计划、培训记录、考核成绩等。7.科研成果相关材料，如论文、专利、奖励证书等。8.对外交流合作文件，如合作协议、邀请函、会议纪要等。9.其他与实验室工作相关的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.实验室工作人员应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.根据档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，一般可分为综合管理类、实验项目类、仪器设备类、质量控制类、人员培训类、科研成果类、对外交流合作类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.按照编号顺序对档案进行排列，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.建立档案归档登记册，记录档案的归档日期、编号、题名、数量等信息。（二）保管期限1.实验室工作档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括实验室建设规划、重要实验项目的立项及成果材料、涉及重大利益或具有重要历史价值的文件等。长期保管的档案保管期限一般为10年以上，主要包括一般性实验项目的相关材料、仪器设备的重要档案等。短期保管的档案保管期限一般为110年，主要包括日常工作中形成的一般性文件、资料等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和实验室实际情况进行综合考虑，并在档案目录中注明。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。5.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自将档案带出保管场所或泄露给无关人员。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、题名等信息，并说明查阅目的。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所和设备。4.查阅人员应在指定场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅程序1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、题名等信息，并说明借阅期限和用途。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。3.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，向借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人姓名等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及机密、敏感的档案信息，查阅和借阅应严格按照公司/组织的保密规定执行，经公司/组织主管领导批准后方可进行。2.因工作需要，需将档案带出保管场所查阅或使用的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续，确保档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、实验室负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍具有一定保存价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、实验室负责人及公司/组织主管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，并在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次等。3.统计报表应及时、准确填报，并定期向上级主管部门报送。（二）移交工作1.实验室因机构调整、撤销等原因不再存