会议记录建立档案制度

PAGE会议记录建立档案制度一、总则（一）目的为了加强公司会议记录的管理，规范会议记录档案的建立、保存、使用和销毁等流程，确保会议记录的完整性、准确性和可追溯性，为公司的决策制定、工作开展、经验总结以及合规审查等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会、项目协调会等。（三）基本原则1.真实性原则：会议记录应如实反映会议的实际情况，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等，不得虚构、篡改或遗漏重要信息。2.完整性原则：涵盖会议全过程的关键信息，确保记录内容完整无缺，能够全面准确地呈现会议全貌。3.规范性原则：遵循统一的格式、编号、标识等规范要求，保证会议记录档案的一致性和标准化。4.保密性原则：对于涉及公司机密、商业秘密、敏感信息等内容的会议记录，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.可追溯性原则：建立清晰的索引和查询机制，便于在需要时能够快速准确地查阅特定会议的记录，实现信息的有效追溯。二、会议记录的内容要求（一）基本信息1.会议名称：明确会议的具体主题和性质，如“[年度]董事会第[X]次会议”“[部门名称]月度工作例会”等。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的具体场所，包括楼层、房间号等。4.参会人员：列出所有参会人员的姓名、职务，如有缺席人员，需注明原因。（二）会议议程按照会议实际进行的顺序，记录各项议题的标题和简要内容，明确议题的提出者和讨论顺序。（三）会议讨论内容1.发言记录：详细记录每位参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议、论据等，尽量使用原话表述，确保准确性。对于重要发言，可标注发言人的强调语气或特殊表达方式。2.讨论过程：记录讨论过程中的争论焦点、不同观点的碰撞以及各方的协调沟通情况，反映会议的讨论氛围和决策形成过程。3.相关数据和资料：如有涉及的数据、图表、文件等相关资料，应在记录中注明出处或附上简要说明，以便后续查阅核实。（四）会议决议事项1.决议内容：明确会议最终形成的决议事项，包括决策结果、行动计划、责任分工、时间节点等关键信息。2.决议依据：记录做出决议所依据的主要观点、数据、事实等，确保决议的合理性和可追溯性。3.决议执行情况跟踪：对于需要持续跟踪执行情况的决议，应设置专门的记录栏，定期记录执行进展、遇到的问题及解决方案等。（五）其他事项记录会议过程中出现的其他重要事项，如临时动议、特殊情况说明、下一步工作安排的补充要求等。三、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张规格：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.5厘米。3.页眉页脚：页眉内容为公司名称，页脚内容为页码。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，居中显示。2.正文：采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。3.不同层次的标题：可根据需要适当调整字体字号，如一级标题采用三号黑体字，二级标题采用四号黑体字等，以示区分。（三）编号与标识1.会议记录编号：按照年份和会议顺序进行编号，如“[年份][X]”，确保每份会议记录都有唯一的编号，便于管理和查询。2.重要内容标识：对于决议事项、关键数据、重点发言等重要内容，可采用加粗、下划线、不同颜色字体等方式进行标识，突出显示。（四）排版格式1.段落格式：每段首行缩进2个字符，段与段之间空一行。2.列表格式：对于会议议程、决议事项等涉及多项内容的部分，可采用有序列表（如1.2.3.…）或无序列表（如●○…）进行排版，使内容更加清晰明了。四、会议记录的撰写与审核（一）撰写人员1.原则上由会议指定的记录员负责撰写会议记录。会议记录员应具备良好的文字表达能力、速记能力和组织协调能力，熟悉会议主题和相关业务知识。2.如遇特殊情况（如记录员缺席等），可由参会人员推选一名熟悉会议情况的人员代为记录，但记录完成后应及时与记录员或相关负责人核对确认。（二）撰写要求1.记录员应在会议过程中认真倾听、准确记录，尽量避免遗漏重要信息。对于不清楚的内容，应及时向发言人或相关人员询问核实。2.会议结束后，记录员应在规定时间内完成会议记录的初稿撰写，并确保内容完整、表述准确、格式规范。3.在撰写过程中，应注意语言简洁明了，避免使用模糊、歧义或冗长的表述，以便于阅读和理解。（三）审核流程1.会议记录初稿完成后，记录员应首先进行自我审核，检查内容是否准确完整、格式是否符合要求等。2.然后将会议记录提交给会议主持人或相关负责人进行审核。审核人应仔细核对记录内容与会议实际情况是否一致，决议事项是否明确清晰，责任分工是否合理等。如发现问题，应及时与记录员沟通修改。3.对于重要会议的记录，审核通过后还需提交给上级领导或管理层进行最终审批，确保会议记录的质量和准确性。五、会议记录档案的建立与保存（一）档案建立1.经过审核和审批后的会议记录，应按照编号顺序进行整理装订，形成会议记录档案。2.每份会议记录档案应包含封面、目录、正文、附件（如有）等部分。封面应注明公司名称、会议记录名称、编号、年份等信息；目录应清晰列出档案内各部分的标题和页码；正文为会议记录的详细内容；附件可包括相关的数据图表、文件资料等。（二）保存方式1.纸质档案：将装订好的会议记录档案存放在专门的档案柜中，按照年份和会议类型进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案：同时建立电子版本的会议记录档案，存储在公司的服务器或专用存储设备上。电子档案应采用统一的命名规则，与纸质档案编号相对应，确保两者的一致性和关联性。3.备份管理：定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，如外部硬盘、磁带库等，以防止数据丢失或损坏。（三）保存期限1.根据相关法律法规和行业标准要求，结合公司实际情况，确定会议记录档案的保存期限。一般情况下，重要会议的记录档案保存期限为[X]年，普通会议的记录档案保存期限为[X]年。2.对于涉及公司重大决策、法律纠纷、历史沿革等关键信息的会议记录，应长期保存，以便随时查阅和追溯。六、会议记录档案的使用与查询（一）使用权限1.公司内部员工因工作需要查阅会议记录档案的，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅的会议名称、时间、目的等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请人可到档案管理部门进行查阅。档案管理部门应按照规定提供相应的会议记录档案，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、归还时间等信息。3.涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的会议记录，查阅权限应严格限制在特定人员范围内，未经授权不得查阅。如需查阅此类会议记录，必须经过公司高层领导或保密委员会批准，并在档案管理部门的监督下进行查阅。（二）查询方式1.纸质档案查询：档案管理部门应建立完善的纸质档案索引目录，方便员工按照会议名称、年份、编号等信息快速查找所需的会议记录档案。2.电子档案查询：通过公司内部的档案管理系统或共享文件夹，员工可根据关键词搜索、分类筛选等方式查询电子版本的会议记录档案。档案管理系统应具备权限管理、查询记录跟踪等功能，确保电子档案的安全使用。（三）使用要求1.查阅人员应爱护会议记录档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页面等。如需复印或摘录相关内容，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定进行操作。2.使用完毕后，查阅人员应及时将会议记录档案归还档案管理部门，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究相关人员责任。七、会议记录档案的借阅与归还（一）借阅流程1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅公司会议记录档案的，必须提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、内容范围、借阅期限等信息，并提交相关证明材料。2.申请经公司高层领导审批同意后，档案管理部门应与借阅单位或人员签订《会议记录档案借阅协议》，明确双方的权利义务、保密责任、归还时间等条款。借阅协议应作为借阅手续的重要组成部分进行存档。3.借阅单位或人员按照协议约定支付相应的借阅费用（如有）后，档案管理部门方可提供借阅服务。借阅费用标准应根据档案的重要性、稀缺性、借阅期限等因素合理确定，并报公司财务部门备案。（二）归还要求1.借阅期限届满前，借阅单位或人员应按照协议约定及时归还会议记录档案。如需延长借阅期限，应提前向公司提出书面申请，经批准后方可办理续借手续。2.归还时，档案管理部门应对借阅的会议记录档案进行仔细检查，确保档案完整无损、内容未被泄露或篡改。如发现问题，应及时与借阅单位或人员沟通解决，并按照协议追究其责任。3.借阅单位或人员归还档案后，档案管理部门应在《会议记录档案借阅登记册》上注明归还日期、档案状况等信息，并将借阅协议原件存档保管。八、会议记录档案的销毁（一）销毁条件1.当会议记录档案的保存期限届满，且确认该档案不再具有任何使用价值时，可按照本制度规定进行销毁。2.对于因公司机构调整、业务变更等原因导致某些会议记录档案已失去实际意义或参考价值的，经相关部门审核批准后，也可提前进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门应定期对已到保存期限的会议记录档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，并填写《会议记录档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、年份、数量等信息。2.《会议记录档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核签字后，提交公司管理层审批。管理层应根据档案的重要性、敏感性等因素进行综合评估，做出最终的销毁决定。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责会议记录档案的销毁工作。销毁过程应在两人以上的监督下进行，确保销毁彻底、不留痕迹。4.销毁完成后，监督人员应在《会议记录档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司管理层备案。同时，应在档案管理系统中删除相应的电子档案记录。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的档案管理监督小组，负责对会议记录档案的建立、保存、使用、销毁等全过程进行监督检查。监督小组由公司内部审计部门、档案管理部门及相关业务部门的人员组成。2.监督小组应定期对会议记录档案管理情况进行抽查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性、保密性等方面，确保各项制度规定得到有效执行。（二）检查内容1.档案建立情况：检查会议记录的撰写质量、审核审批流程是否规范，档案的整理装订是否符合要求等。2.档案保存情况：查看纸质档案和电子档案的存放环境是否安全、保存期限是否符合规定、备份管理是否到位等。3.档案使用情况：核实查阅、借阅登记记录是否完整，使用权限是否严格执行，档案是否有损坏或丢失等情况。4.档案销毁情况：检查销毁申请表、销毁登记表等相关文件是否齐全，销毁过程是否合规，销毁报告是否备案等。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确指出问题所在、整改要求和整改期限。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向监督小组提交整改报告，说明整改