新媒体档案管理制度

PAGE新媒体档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司新媒体档案的管理，确保新媒体档案的完整、准确、系统和安全，提高新媒体档案的利用价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在新媒体平台上开展的各类活动、发布的信息、与用户互动等过程中形成的具有保存价值的文件、资料、数据等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：新媒体档案由公司指定的部门统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映新媒体活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理新媒体活动过程中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、用户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、检索和利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善新媒体档案管理制度，并组织实施。2.负责新媒体档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立新媒体档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责对新媒体档案的利用情况进行登记和统计，为公司决策提供参考依据。5.负责对公司各部门新媒体档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门在新媒体活动中形成的档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时提供相关档案资料，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.严格遵守新媒体档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.新媒体平台上发布的各类信息，包括文字、图片、音频、视频等。2.新媒体活动策划方案、执行记录、总结报告等。3.与用户互动的记录，如用户评论、私信、投诉等。4.新媒体账号的注册、变更、注销等相关资料。5.新媒体平台的运营数据，如粉丝数量、阅读量、点赞数、转发数等。6.其他与新媒体活动相关的具有保存价值的文件、资料、数据等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责新媒体档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.收集的档案应保持原始状态，不得进行涂改、伪造等处理。3.对于电子档案，应确保其格式的兼容性和可读性，并进行备份存储。4.收集的档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的归档和管理。四、档案整理（一）分类标准1.按新媒体平台分类：如微信公众号、微博、抖音、今日头条等。2.按档案类型分类：如文件类、资料类、数据类等。3.按时间顺序分类：按照新媒体活动的开展时间进行排序。（二）整理方法1.对收集到的档案进行分类、编号，建立档案目录。2.对电子档案进行命名规范，确保文件名能够准确反映档案的内容和性质。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。4.对档案中的重复内容进行清理，保留一份具有代表性的档案。五、档案归档（一）归档时间1.对于新媒体平台上发布的日常信息，应在每月底进行归档。2.对于新媒体活动形成的档案，应在活动结束后一周内进行归档。3.对于其他临时性的新媒体档案，应在相关工作完成后及时归档。（二）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行分类存放，并建立相应的档案索引。六、档案保管（一）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列，确保档案的存放整齐、有序。2.电子档案应存储在服务器或外部存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对于重要的新媒体档案，应采取异地备份的方式，确保档案的安全性。（二）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（三）保管期限1.新媒体档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为13年，中期档案保管期限为35年，长期档案保管期限为5年以上。3.对于涉及公司商业秘密、用户隐私等敏感信息的档案，应按照国家有关法律法规的规定确定保管期限。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，对拟销毁的档案应编制销毁清单。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的彻底性和安全性。4.销毁清单应永久保存，以备查阅。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅新媒体档案的，可按照规定办理查阅手续。2.公司外部单位因工作需要查阅新媒体档案的，应经公司主管领导批准，并办理查阅手续。3.查阅新媒体档案应遵守保密制度，不得擅自复制、传播档案内容。（二）利用流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并办理查阅登记手续。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管场所。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在查阅登记册上签字。八、档案信息化管理（一）建立档案数据库1.档案管理部门应建立新媒体档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化存储，实现档案的信息化管理。2.档案数据库应具备档案录入、查询、检索、统计、备份等功能，方便档案的管理和利用。（二）数据安全管理1.加强对档案数据库的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案数据库进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.采取数据加密、防火墙等技术手段，防范网络攻击和数据丢失风险。九、监督与检查（一）监督检查部门公司成立新媒体档案管理监督检查小组，由档案管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司新媒体档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化管理情况。4.档案安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年对新媒体档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对新媒体档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对新媒体档案管理中的突出问题，开展专项检查。（四）问题整改1.监督检查小组对检查中发现的问题应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真落实整改，并将整改情况及时反馈给监督检查小组。3