恩施州档案管理制度

PAGE恩施州档案管理制度一、总则（一）目的为加强恩施州档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本州实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恩施州各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和整体性。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门恩施州设立专门的档案管理部门，负责全州档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理部门应配备相应的专业人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）各单位档案管理职责1.设立档案管理岗位：各单位应明确负责档案管理的部门或岗位，指定专人负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.建立健全档案管理制度：各单位应根据本制度，结合自身实际情况，制定具体的档案管理制度和操作流程，确保档案管理工作有章可循。3.组织档案业务培训：各单位应定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。4.保障档案管理经费：各单位应将档案管理所需经费纳入年度预算，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划、总结等。2.科技档案：涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的档案材料。4.财务档案：涉及会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.声像档案：如照片、录音、录像等反映单位重要活动和工作场景的资料。6.电子档案：包括以电子形式存储的各类文件、数据等。（二）收集要求1.明确收集责任：各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.定期收集：档案管理人员应定期对各部门的档案材料进行收集，避免积压和遗漏。3.规范收集流程：档案收集过程中，应填写档案收集清单，明确档案的名称、数量、来源等信息，并办理交接手续。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等要素进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为不同的类别，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：为每一份档案或档案盒编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案的题名、编号、日期、保管期限等信息，方便用户了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：库房内应安装温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。3.安全防护设施：配备消防器材、防盗报警装置、防虫药品等安全防护设施，确保档案的安全。（二）档案装具1.档案架：选用坚固耐用、便于分类存放的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.档案盒：使用符合国家标准的档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.永久保管：对涉及国家机密、重要历史资料、长远利用价值的档案，实行永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（四）档案清查1.定期清查：档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量和质量准确无误。2.不定期抽查：除定期清查外，还应不定期对部分档案进行抽查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查结果处理：对清查中发现的档案丢失、损坏等问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务大局原则：档案利用工作应围绕恩施州的中心工作，为经济社会发展提供有力支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高服务效率，为利用者提供便捷的档案查阅服务。（二）利用范围1.本单位内部利用：本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管的档案。2.外单位查阅利用：外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.社会利用：涉及民生、文化遗产等方面的档案，在符合相关规定的前提下，可向社会提供查阅利用服务。（三）利用手续1.内部查阅：本单位工作人员查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.外单位查阅：外单位查阅档案时，应提前向本单位档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅人员姓名、查阅目的、查阅档案范围等信息。档案管理部门审核同意后，查阅人员应填写档案查阅登记表，并按照规定办理查阅手续。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需摘抄、复制、拍照的，应经档案管理部门负责人批准。3.社会利用：社会利用档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，档案管理部门应在规定的范围内提供查阅服务，并对查阅情况进行记录。（四）利用反馈1.利用效果跟踪：档案管理部门应定期对档案利用情况进行跟踪，了解利用者对档案利用服务的满意度，及时发现和解决存在的问题。2.意见建议收集：鼓励利用者对档案管理工作提出意见和建议，档案管理部门应认真收集和整理利用者的反馈信息，不断改进档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，确保鉴定结果的准确性。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，对档案进行科学评估，确定其是否仍需继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法及流程1.初步筛选：档案管理人员对到期档案进行初步筛选，剔除明显无保存价值的档案。2.详细审查：鉴定小组对初步筛选后的档案进行详细审查，根据档案的价值评估结果，确定档案的存毁意见。3.编制销毁清单：对确定销毁的档案，编制销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。4.审批：销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报本单位主管领导审批。（四）销毁程序1.专人负责：指定专人负责档案销毁工作，确保销毁过程的安全和规范。2.现场监督：销毁档案时，应在指定地点进行，并有两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.收集范围：电子档案的收集范围与纸质档案一致，包括各类电子文件、数据等。2.格式要求：电子档案应采用通用的、标准的文件格式进行存储，确保其可读性和可利用性。3.整理方法：电子档案的整理应参照纸质档案的整理方法，按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，并建立相应的目录结构。（二）电子档案的保管1.存储介质：选用安全可靠的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.存储环境：电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能，确保电子档案的安全。3.访问控制：设置电子档案的访问权限，对不同级别的用户授予相应的访问权限，防止电子档案被非法访问和篡改。（三）电子档案的利用1.利用方式：电子档案的利用可通过网络查询、下载等方式进行，方便快捷。2.安全保障：在电子档案利用过程中，应采取安全措施，防止电子档案信息泄露和病毒感染。八、档案信息化建设（一）建设目标1.提高档案管理效率：通过信息化手段，实现档案管理工作的自动化、智能化，提高档案管理效率。2.提升档案服务水平：利用信息化平台，为利用者提供更加便捷、高效的档案服务，提升档案服务质量。3.促进档案资源共享：建立档案信息共享平台，实现档案资源的跨部门、跨地区共享，充分发挥档案资源的价值。（二）建设内容1.档案管理系统建设：开发或选用适合本州档案管理工作的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.档案数据库建设：建立档案数据库，将各类档案信息进行数字化存储，实现档案信息的集中管理和查询利用。3.档案网站建设：搭建档案网站，发布档案信息，提供档案利用服务，宣传档案工作成果。（三）建设保障1.组织保障：成立档案信息化建设领导小组，负责统筹协调档案信息化建设工作，确保建设工作顺利推进。2.人员保障：加强档案信息化人才队伍建设，培养一批既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。3.资金保障：加大对档案信息化建设的投入，保障建设所需的硬件设备、软件系统、网络设施等资金需求。九、监督检查与奖惩（一）监督检查1.定期检查：档案管理部门应定期对各单位的档案管理工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.专项检查：针对档案管理中的重点问题和薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。3.检查结果通