如何建立用人制度档案表

PAGE如何建立用人制度档案表一、总则（一）目的为了规范公司用人制度档案表的建立与管理，确保员工信息的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工用人制度档案表的建立、使用、更新及保管等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保用人制度档案表的建立与管理合法合规。2.准确性原则：所记录的员工信息必须真实、准确，能够客观反映员工的实际情况。3.保密性原则：对员工档案信息予以严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、绩效表现等情况及时更新档案表内容。二、用人制度档案表内容（一）个人基本信息1.姓名：员工真实姓名。2.性别：员工性别。3.出生日期：准确记录员工出生年月日。4.民族：员工所属民族。5.籍贯：员工祖籍所在地。6.政治面貌：如中共党员、民主党派、群众等。7.婚姻状况：已婚、未婚、离异等。8.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，确保公司能及时与员工取得联系。（二）教育背景1.学历：从小学到最高学历依次填写，注明毕业院校及专业。2.学位：相应学历所获得的学位。3.入学时间：各阶段入学的具体时间。4.毕业时间：各阶段毕业的具体时间。（三）工作经历1.入职公司名称：按时间顺序填写曾工作过的公司名称。2.入职时间：在各公司开始工作的时间。3.离职时间：离开各公司的时间（如有）。4.职位：在各公司担任的职位。5.工作职责：简要描述在各职位上的主要工作职责。6.工作成果：列举在各职位上取得的主要工作成果。（四）培训经历1.培训课程名称：参加过的各类培训课程名称。2.培训机构：举办培训的机构名称。3.培训时间：培训开始和结束的时间。（五）技能证书1.证书名称：如职业资格证书、专业技能证书等。2.颁发机构：证书的颁发单位。3.颁发时间：证书颁发的具体日期。（六）绩效考核1.考核周期：如月度、季度、年度等。2.考核成绩：记录各考核周期的考核得分。3.考核评价：简要描述考核评价结果，如优秀、良好、合格、不合格等。（七）奖惩情况1.奖励名称：获得的公司内部或外部奖励名称。2.奖励时间：奖励颁发的时间。3.惩罚事项：受到的公司内部或外部惩罚事项。4.惩罚时间：惩罚实施的时间。（八）职业发展规划1.短期规划（13年）：明确短期职业目标及相应行动计划。2.中期规划（35年）：阐述中期职业发展方向及预期成果。3.长期规划（5年以上）：概述长期职业愿景及战略布局。三、用人制度档案表建立流程（一）新员工入职1.新员工入职时，人力资源部门向其发放用人制度档案表，并详细说明填写要求。2.新员工应在规定时间内如实填写个人基本信息、教育背景等内容，并签字确认。3.人力资源部门对新员工填写的档案表进行初步审核，如有信息不完整或不准确的情况，及时与新员工沟通补充或修正。（二）信息收集与补充1.人力资源部门负责收集新员工的学历证书、学位证书、身份证等相关证明材料的复印件，作为档案表的附件。2.对于新员工工作经历、培训经历等信息，人力资源部门通过与原工作单位联系、向新员工本人核实等方式进行补充完善。3.定期组织员工更新个人信息，如联系方式变更等，确保档案表信息的及时性。（三）审核与归档1.用人制度档案表填写完成并补充相关材料后，由人力资源部门负责人进行审核。2.审核通过的档案表进行编号、装订，并按照档案管理规定进行归档保存。3.将电子档案存储在公司指定的数据存储系统中，确保数据安全且便于查询。四、用人制度档案表使用规定（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工用人制度档案表。2.公司管理层在必要时可查阅员工档案，但需经人力资源部门负责人批准。3.涉及员工个人隐私信息的部分，未经员工本人书面同意，不得随意查阅。（二）借阅流程1.因特殊情况需要借阅员工用人制度档案表的，需填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。2.借阅申请表经所在部门负责人签字、人力资源部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅人应妥善保管档案表，按时归还，不得擅自复印、传播档案表内容。（三）信息共享1.在公司内部，根据工作需要，人力资源部门可将员工用人制度档案表中的部分信息与相关部门共享，但需确保信息使用的合法性和必要性。2.涉及与外部机构合作或提供信息的情况，必须经过严格的审批程序，并与对方签订保密协议，确保员工信息安全。五、用人制度档案表更新与维护（一）定期更新1.每年定期对用人制度档案表进行全面更新，确保员工信息的时效性。2.重点更新员工的工作经历、绩效考核、奖惩情况等内容，要求员工如实填写并签字确认。（二）动态更新1.员工工作发生变动、取得新的技能证书、获得奖惩等情况时，应在规定时间内主动向人力资源部门报告，以便及时更新档案表内容。2.人力资源部门定期与各部门沟通，获取员工相关信息变动情况，及时进行档案更新。（三）档案维护1.定期对用人制度档案表进行检查，确保档案的完整性和准确性。2.对档案表中的破损、褪色等情况进行及时修复或更换。3.根据公司档案管理规定，对超过保存期限的档案进行妥善处理。六、用人制度档案表安全与保密（一）安全管理1.建立专门的档案保管场所，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫等设备。2.对电子档案进行加密存储，并定期进行数据备份，防止数据丢失。3.严格限制非档案管理人员进入档案保管场所，确保档案安全。（二）保密措施1.对接触用人制度档案表的工作人员进行保密培训，明确保密责任。2.在档案查阅、借阅等过程中，严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私信息。3.与外部合作机构签订保密协议，明确双方在员工信息保护方面的责任和义务。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅员工用人制度档案表。2.泄露员工用人制度档案表中的保密信息。3.擅自修改、伪造用人制度档案表内容。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于造成一定后果的违规行为，视情节轻重给予记过、记大过等处分，并要求其承担相应