档案管理制度档案局

PAGE档案管理制度档案局[公司/组织名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案是指公司/组织在各项工作中直接形成的对国家、社会和本公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面反映公司/组织工作活动的全过程，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案局职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度并组织实施。2.负责对本公司/组织各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范有序开展。3.集中统一管理本公司/组织的各类档案，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整和规范。2.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，按照规定为利用者提供档案服务。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，如章程、协议、批复、登记证书等。2.公司/组织各项工作活动中形成的文件、报告、计划、总结、统计报表等。3.公司/组织的会议文件、记录、纪要等。4.公司/组织的合同、协议、订单、招投标文件等。5.公司/组织的财务文件、报表、审计报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得遗漏重要文件。3.对重要文件应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量。（三）档案的保护1.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。2.对磁性载体档案应定期进行检测和拷贝，防止信息丢失。3.严格遵守档案保管期限，对超过保管期限的档案应按规定进行鉴定和销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经公司/组织相关领导批准。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.利用者不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。（四）利用登记1.档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅日期、利用者姓名、部门、查阅内容、归还日期等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司/组织实际情况进行鉴定。2.对档案的价值进行全面、客观、科学的评估，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门负责人等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实价值和保存价值。2.参考档案的形成时间、来源、保管期限等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织相关领导批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。（二）信息化管理要求1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。3.加强对档案信息的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整