供水信息档案管理制度

PAGE供水信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司供水信息档案的管理，确保供水信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高公司供水管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及供水信息档案管理的各部门、各岗位及相关人员，包括但不限于供水设施建设、运行维护、水质监测、客户服务等环节产生的各类信息档案。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准规范，确保供水信息档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应如实反映供水业务实际情况，数据准确无误，不得虚假记录或篡改。3.安全保密原则：采取有效措施保障供水信息档案的安全，防止信息泄露、丢失或损坏，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息严格保密。4.完整系统原则：全面收集、整理供水过程中产生的各类信息档案，保持档案的完整性和系统性，便于查询和利用。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，确保档案能够及时、准确地为公司决策、生产运营和客户服务提供支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司供水信息档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司供水信息档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.集中管理公司重要供水信息档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对公司档案管理工作进行检查、评估和考核，对发现的问题及时提出整改意见。5.负责与外部档案管理机构、相关部门进行沟通协调，办理档案查阅、借阅、移交等手续。（二）各部门职责1.负责本部门供水信息档案的收集、整理、分类和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门在工作过程中形成的各类档案，防止丢失、损坏或泄露。4.根据工作需要，及时向档案管理部门申请查阅、借阅相关档案，并在规定时间内归还。5.配合档案管理部门做好档案管理的其他相关工作，如档案清查、统计等。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还检查工作，防止档案丢失或损坏。4.维护档案管理系统的正常运行，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现并报告档案管理中存在的问题，提出改进建议。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.供水设施建设方面：包括项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。2.供水设施运行维护方面：设备台账、维护记录、巡检报告、故障维修记录等。3.水质监测方面：水质检测报告、水源地信息、水质污染事故记录等。4.客户服务方面：客户档案、用水申请资料、缴费记录、投诉处理记录等。5.其他与供水业务相关的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的相关规定，对收集到的档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，签字盖章等手续齐全。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应采用纸质档案与电子档案同时收集的方式，确保档案信息的多介质备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.纸质档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和存放，并在档案盒、档案袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将供水信息档案分为工程建设类、运行维护类（包括设备管理、管网管理、水质管理等）、客户服务类、综合管理类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用“年份+类别代码+流水号”的方式编制。例如，2023年工程建设类的第一份档案编号为“2023GC001”。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息。纸质档案目录应打印成册，电子档案目录应存储在档案管理系统中。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用回形针、订书钉等易生锈或损坏档案的装订材料。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门在完成档案整理后，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号、日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量。审核无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认。3.档案管理部门按照档案分类方案，将审核通过的档案进行归档存放，建立档案实体分类存放索引，便于查找和管理。（二）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：涉及公司重大决策、战略规划、产权归属、重要资产等方面的档案，以及具有重要历史价值和法律凭证作用的档案。2.长期保管：供水设施建设项目的重要文件、设备的主要技术资料、水质监测的长期数据记录、客户服务的重要投诉处理档案等。3.短期保管：一般性的工作文件、临时性的业务记录、日常巡检报告等。（三）保管要求1.档案库房建设：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存放环境安全、适宜。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等必要设施。2.档案存放方式：纸质档案应存放在专用的档案架上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和存取。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。3.档案清点与检查：定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、存放位置正确、无损坏或丢失情况。每年至少进行一次全面的档案清查，对发现的问题及时进行处理，并记录清查结果。4.档案数字化管理：逐步推进档案数字化工作，将重要的纸质档案进行扫描转化为电子档案，建立数字化档案库。数字化档案应进行加密存储，并建立完善的检索系统，提高档案利用效率。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害公司利益和他人合法权益。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司决策、生产运营、客户服务等工作提供支持。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案不被损坏、涂改或带出查阅地点。2.借阅：确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。档案借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、审批情况、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相匹配，避免过度保管或保管期限届满后仍未及时处理的情况。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案形成的背景、过程和用途，评估其历史价值和现实利用价值。2.参考档案的保管期限划分标准，结合公司实际情况，判断档案是否已达到保管期限。3.征求相关部门和人员的意见，了解档案在当前工作中的作用和是否还有继续保存的必要。（四）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清单》报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应进行格式化或删除存储介质等操作。销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清单》上记录销毁时间、地点、方式等信息。4.监销记录：销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单与相关审批文件一并归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的供水信息档案管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强对档案信息的安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。（二）系统功能要求1.档案录入与管理：支持多种格式的档案数据录入，包括文档、表格、图片、音频、视频等，能够对档案信息进行分类、编号、编目、存储等操作，并自动生成电子目录。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，能够实时跟踪档案借阅情况。4.权限管理：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息，保障档案信息安全。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并建立数据恢复机制，确保在数据出现故障或丢失时能够及时恢复。（三）数据安全管理1.用户认证与授权：采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。根据用户角色和职责，授予相应的系统操作权限，防止越权访问。2.数据加密：对存储在系统中的敏感档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求。3.访问控制：设置系统访问日志，记录用户的登录时间、操作内容、操作结果等信息，以便及时发现和处理异常访问行为。对重要档案信息的访问进行严格审计，确保操作合规。4.安全审计：定期对档案信息化系统进行安全审计，检查系统的安全性和稳定性，及时发现并修