建筑档案保密管理制度

PAGE建筑档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑档案的保密管理，确保档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露给公司造成损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及建筑档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、项目负责人、设计人员、施工人员等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保档案保密管理工作合法合规。2.最小化原则：严格限定知悉档案机密信息的人员范围，仅将档案信息的访问和使用限制在工作必需的最小范围内。3.全程保密原则：对建筑档案从形成、收集、整理、存储、保管到利用、销毁的全过程实施保密管理，确保档案信息始终处于安全保密状态。4.可控性原则：对档案信息的访问、使用和传递进行严格的权限控制和监督管理，确保档案信息的流向和使用可追溯、可控制。二、建筑档案的范围与密级划分（一）建筑档案的范围1.工程项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.工程设计文件，如初步设计、施工图设计图纸、设计变更记录等。3.工程施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。4.工程监理文件，包含监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.与工程项目相关的其他文件，如招投标文件、合同协议、往来信函等。（二）密级划分根据建筑档案的重要性和敏感性，将其划分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级涉及公司核心技术、关键工艺且一旦泄露将给公司带来重大经济损失或严重影响公司市场竞争力的档案。关系到公司重大工程项目的战略决策、商业机密且具有极高保密价值的档案。2.机密级包含公司重要工程项目的技术方案、施工组织设计、关键技术参数等，泄露后可能对公司工程项目的顺利实施产生较大影响的档案。涉及公司客户重要信息、商业合作机密且对公司业务开展有重要意义的档案。3.秘密级一般性的工程项目文件，如普通施工记录、一般性的往来信函等，其泄露可能对公司正常工作秩序造成一定干扰的档案。公司内部管理中涉及一定敏感信息，但不属于绝密和机密级别的档案。三、保密职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善建筑档案保密管理制度，并组织实施。2.对建筑档案进行分类、编号、存储和保管，确保档案的安全与完整。3.建立档案查阅、借阅、归还登记制度，严格控制档案的流向和使用范围。4.定期对档案存储环境进行检查和维护，确保档案存储设施的正常运行。5.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。（二）各部门负责人职责1.负责本部门建筑档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.对本部门涉及的建筑档案保密工作进行监督和管理，明确专人负责档案保密工作。3.教育和督促本部门员工遵守建筑档案保密制度，防止档案信息泄露。4.在涉及档案信息的对外交流、合作等活动中，严格按照公司保密制度履行审批手续，确保档案信息安全。（三）档案使用人员职责1.严格遵守建筑档案保密制度，不得擅自复制、传播、转让或销毁档案信息。2.在使用档案过程中，妥善保管档案，不得将档案带出规定的使用场所或转借他人。3.使用完毕后，及时归还档案，并确保档案的完好无损。4.如发现档案信息有泄露风险或损坏情况，应立即报告档案管理部门。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责建筑档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.在项目实施过程中，相关人员应按照档案管理要求，及时将各自工作中形成的文件材料进行整理和归档，不得拖延或遗漏。3.对于外来文件，如业主提供的资料、设计变更通知等，应进行严格的登记和签收，并及时纳入档案管理范围。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的建筑档案进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编制档案目录，目录应详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.根据档案的密级和类别，对档案进行分区存放，确保不同密级的档案分开存储，防止相互混淆。3.采用电子存储方式的档案，应进行备份存储，并定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（二）保管措施1.档案库房应保持清洁、整齐，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对档案存储环境的温湿度进行实时监测和调控，确保温湿度符合档案保管要求。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，设置门禁系统，严格限制无关人员进入档案库房。5.对档案的存储位置进行详细记录，建立档案存储索引，便于快速查找和调阅档案。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部人员因工作需要查阅建筑档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.查阅绝密级档案须经公司主管领导批准，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅规定1.因工作需要借阅建筑档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅机密级档案，须经公司分管领导批准；借阅绝密级档案，须经公司总经理批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人或用于非工作目的。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和保密性，确认无误后办理归还手续。七、档案的传递与共享（一）传递规定1.建筑档案在公司内部不同部门之间传递时，应填写《档案传递登记表》，详细记录档案名称、编号、传递时间、传递部门、接收部门等信息。2.传递档案应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信等，确保档案在传递过程中的安全与保密。3.对于涉及机密级以上档案的传递，应采取加密措施，如使用加密存储设备或加密传输通道等。（二）共享规定1.公司内部因工作需要共享建筑档案信息时，应遵循最小化原则，严格限定共享范围，确保档案信息仅在必要的人员之间共享。2.共享档案信息应经过严格的审批流程，由信息需求部门填写《档案信息共享申请表》，说明共享目的及共享对象，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导批准后，方可进行共享。3.共享档案信息应采用安全的共享方式，如通过公司内部网络的安全共享平台进行共享，并对共享信息进行加密处理，防止信息泄露。4.共享信息接收方应妥善保管共享的档案信息，不得擅自扩大共享范围或用于其他非工作目的。如发现共享信息存在安全风险，应及时通知档案管理部门。八、档案的保密监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案保密监督机制，由档案管理部门负责对各部门的建筑档案保密工作进行日常监督检查。2.定期对档案管理人员的工作进行检查，确保其严格遵守档案保密制度，认真履行保密职责。3.鼓励员工对违反档案保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案存储与保管情况、档案查阅与借阅登记情况、档案传递与共享情况等。2.检查方式采用定期检查与不定期抽查相结合的方式。定期检查每季度进行一次全面检查；不定期抽查根据工作需要随时进行。3.检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。九、档案的销毁（一）销毁条件1.建筑档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且失去利用价值的。3.涉及法律纠纷等特殊情况，经司法机关或相关部门认定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对到期或需销毁的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司分管领导审核，公司总经理批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。