某珠宝公司供应商管控方案

某珠宝公司供应商管控方案某珠宝公司供应商管控方案

第一章总纲

1.1制定依据与目的

本方案依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》等国家法律法规，参考《供应商关系管理标准》（GB/T35747）、《采购管理国际标准》（ISO21656）等行业标准，以及《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求制定。针对当前供应商管理中存在的供应商准入不规范、履约风险高、管理效率低、信息协同不畅等痛点，旨在通过构建科学的管理体系，实现供应商全生命周期管理规范化、风险防控体系化、运营效率数字化，最终达成价值创造、风险防控、效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

本方案适用于公司所有业务领域涉及供应商选择、评估、合同签订、履约监控、绩效管理等全流程管理活动，覆盖采购部、供应链管理部、质量部、财务部、法务部、内控部等相关部门及全体员工。具体包括但不限于：原材料采购、设备采购、技术服务采购、物流服务采购等所有外部采购活动。例外适用场景包括：应急采购（金额低于10万元且采购周期小于3个工作日）、内部转包等特殊采购模式，此类场景需经总经理办公会审批备案。各级审批权限由总经理办公会根据金额及风险等级另行规定。

1.3核心原则

本方案遵循以下核心原则：

1.合规性原则：所有供应商管理活动必须符合国家法律法规及行业规范要求；

2.权责对等原则：明确各环节管理职责与权限，实现责任全覆盖；

3.风险导向原则：以风险防控为核心，实施差异化管控策略；

4.效率优先原则：通过数字化工具提升管理效率，平衡管控与效率；

5.持续改进原则：定期评估管理效果，动态优化管理机制；

6.平等自愿原则：供应商合作遵循平等自愿、公平诚信的市场规则。

1.4制度地位与衔接

本方案为公司基础性专项管理制度，在《公司治理结构管理规定》《内部控制基本规范》《合规管理手册》等制度框架下运行。与《财务报销管理制度》《合同管理办法》《绩效考核管理制度》等关联制度存在以下衔接关系：供应商准入标准需与《产品质量管理制度》衔接；合同评审需与《合同管理办法》衔接；履约绩效数据需与《绩效考核管理制度》衔接。制度冲突时，以本方案为准，特殊情况由董事会特别规定。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商管理体系实行董事会领导、总经理负责、职能部门执行、专业机构监督的四级管理架构。董事会负责制定供应商管理战略方向及重大风险政策；总经理办公会负责审批供应商管理制度及重大采购决策；采购部作为执行主体负责日常管理；质量部、内控部、审计部作为监督机构负责风险监控；各业务部门作为协同单位负责业务需求对接。该架构通过信息系统实现数据闭环，确保管理高效协同。

2.2决策机构与职责

1.股东会：行使最高决策权，负责批准供应商管理战略及重大风险政策；

2.董事会：审议供应商管理制度体系，批准重大采购（金额超过500万元）及特殊采购方案；

3.总经理办公会：审批年度供应商管理工作计划、重大采购决策、供应商分级标准及危机处理方案。

2.3执行机构与职责

1.采购部：负责供应商全生命周期管理，包括需求分析、准入评估、合同签订、履约监控等；

2.质量部：负责供应商产品质量审核及持续监控，实施驻厂检验或第三方检测；

3.供应链管理部：负责物流供应商管理及供应链协同优化；

4.财务部：负责供应商付款审核及资金管理；

5.法务部：负责供应商合同法律审核及争议解决；

6.各业务部门：负责提出采购需求，参与供应商技术评估及业务验证。

跨部门协同通过"供应商管理联席会议"机制实现，采购部为召集单位，每月召开例会，重大事项需经总经理批准。

2.4监督机构与职责

1.内控部：负责供应商管理内控流程设计及日常监控，每季度开展专项检查；

2.审计部：每年开展供应商管理专项审计，审计结果提交董事会；

3.合规部：负责供应商合规性审查及风险预警，建立供应商黑名单制度。

监督结果应用于绩效考核、制度优化及责任追究，形成管理闭环。

2.5协调与联动机制

建立"供应商管理联席会议"制度，由采购部牵头，每月召开一次，参会部门包括质量部、供应链管理部、财务部、法务部及主要业务部门。会议功能包括：信息共享、争议解决、流程优化。针对跨国业务，增设"属地供应商管理小组"，由驻外机构牵头，负责适配当地法规及文化需求，每季度向总部汇报。

第三章供应商管理标准

3.1管理目标与核心指标

供应商管理目标为：建立科学规范的供应商管理体系，实现"三个确保"——确保供应安全、确保质量可靠、确保成本合理。核心指标包括：

1.供应商准入及时率≥95%

2.合同签订准确率100%

3.履约合格率≥98%

4.付款准时率≥97%

5.重大合规风险事件发生数≤0

6.供应商满意度≥85%

上述指标纳入部门及个人绩效考核，数据通过ERP系统自动统计。

3.2专业标准与规范

制定以下专项管理标准：

1.供应商准入标准：按"四统一"要求，统一资质审核、统一能力评估、统一合规验证、统一分级管理；

2.合同管理标准：实行"双审核"制度，业务部门与法务部联合审核；

3.履约监控标准：建立"PDCA"循环监控机制，发现重大问题及时上报；

4.绩效评估标准：采用"360度"评估法，结合定量与定性指标；

5.支付管理标准：实行"三签两审"制度，财务部、采购部、业务部门联合审核。

高风险控制点及防控措施：

1.高风险点：供应商准入资质造假（风险等级：高）

防控措施：实施"三查"制度，核查营业执照、生产许可证、行业认证，引入第三方征信验证

2.中风险点：履约质量不稳定（风险等级：中）

防控措施：建立驻厂检验或第三方检测机制，实行"两检"制度（入库检验+过程抽检）

3.中风险点：付款不及时（风险等级：中）

防控措施：实行"三签"制度（业务部门+采购部+财务部联合签批）

3.3管理方法与工具

采用"全生命周期+数字化"管理方法：

1.全生命周期管理：将供应商管理分为"四阶段"——引入期、发展期、成熟期、淘汰期，实施差异化管控；

2.数字化管理工具：采用ERP系统实现供应商信息电子化、合同电子化、履约电子化，与财务系统、质量系统、采购系统实现数据集成；

3.管理方法：应用PDCA循环管理、风险矩阵评估、标杆管理优化等方法，提升管理科学性。

工具使用规范：所有供应商信息、合同文本、评估数据必须录入ERP系统，确保数据真实完整，系统操作需留痕管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

供应商管理主流程分为"五步法"：

1.需求发起：业务部门通过ERP系统提交采购需求，明确技术参数、质量标准、数量要求等；

2.资质预审：采购部审核需求合规性，组织质量部、法务部联合进行供应商资质预审；

3.评估选择：采购部组织多部门联合评估，确定拟合作供应商名单；

4.合同签订：法务部审核合同条款，总经理办公会审批后签订；

5.履约监控：采购部、质量部、财务部联合监控，定期评估绩效。

各环节责任主体、操作标准及时限：

1.需求发起：业务部门负责提交需求，需明确技术参数、质量标准、数量要求等，时限≤2个工作日；

2.资质预审：采购部组织，质量部、法务部参与，时限≤5个工作日；

3.评估选择：采购部组织，多部门参与，时限≤10个工作日；

4.合同签订：法务部审核，总经理办公会审批，时限≤7个工作日；

5.履约监控：采购部、质量部、财务部联合实施，每月开展一次。

4.2子流程说明

1.特殊采购流程：针对应急采购、跨国采购等特殊场景，实行"三特"管理——特殊审批、特殊监控、特殊评估；

2.供应商变更流程：需经业务部门提出申请，采购部评估，质量部验证，总经理办公会审批；

3.付款流程：采购部提交申请，财务部审核，业务部门确认，总经理审批，财务付款，实施"四审"制度；

4.争议处理流程：采购部协调，法务部支持，必要时引入第三方调解，重大争议提交仲裁或诉讼。

各子流程与主流程衔接节点：

1.特殊采购流程：在主流程第2步资质预审前插入特殊审批环节；

2.供应商变更流程：在主流程第4步合同签订前插入变更评估环节；

3.付款流程：在主流程第4步合同签订后插入付款申请环节；

4.争议处理流程：在主流程第5步履约监控中插入争议解决环节。

表单要求：所有子流程均需使用ERP系统电子表单，纸质流程同步留存，确保痕迹管理。

4.3流程关键控制点

1.资质审核点：采购部在需求发起后3个工作日内完成资质预审，质量部、法务部联合签字确认；

2.评估选择点：采购部组织评估会议，需形成书面评估报告，多部门签字确认；

3.合同签订点：法务部审核合同条款，重大条款需经法务部两次审核；

4.履约监控点：采购部、质量部、财务部每月联合召开监控会议，形成书面报告。

高风险点防控措施：

1.高风险点：供应商资质造假（防控措施：实施"三查"制度，核查营业执照、生产许可证、行业认证，引入第三方征信验证）

2.高风险点：合同条款漏洞（防控措施：法务部双重审核，关键条款经法律顾问确认）

3.中风险点：履约质量不稳定（防控措施：建立驻厂检验或第三方检测机制，实行"两检"制度）

4.4流程优化机制

建立"四优"流程优化机制：

1.优化发起：业务部门、采购部、质量部等基于管理效果提出优化建议；

2.评估流程：采购部组织多部门评估，需形成书面评估报告；

3.审批权限：流程优化需经总经理办公会审批；

4.跟踪机制：内控部跟踪落实情况，每季度评估效果。

年度优化计划：每年12月开展全流程复盘，次年1月提交优化方案，2月实施，3月评估效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按"三维度"设计权限矩阵：

1.业务类型维度：原材料采购、设备采购、技术服务采购等不同类型实行差异化权限；

2.金额等级维度：分为一般金额（≤10万元）、较大金额（10-50万元）、重大金额（>50万元）三级；

3.岗位层级维度：分为业务员、主管、经理、总监四级。

权限分配原则：

1.金额审批权限：一般金额由采购部主管审批，较大金额由采购部经理审批，重大金额由总经理审批；

2.业务类型权限：原材料采购由采购部审批，设备采购需质量部参与，技术服务采购需法务部参与；

3.岗位层级权限：业务员负责日常操作，主管负责审核，经理负责决策，总监负责重大事项。

具体权限：

1.采购部业务员：可执行一般金额采购，权限≤5万元；

2.采购部主管：可审批一般金额采购，权限≤20万元；

3.采购部经理：可审批较大金额采购，权限≤80万元；

4.总经理：可审批重大金额采购，权限不限。

操作、审批、查询权限区分：系统默认设置操作权限，审批权限需角色授权，查询权限按需设置。

5.2审批权限标准

细化审批路径：

1.一般金额采购：业务员发起→采购部主管审批→财务部审核→系统自动生成付款单；

2.较大金额采购：业务员发起→采购部经理审批→质量部、法务部审核→总经理审批→财务付款；

3.重大金额采购：业务员发起→采购部经理初审→采购部联席会议评审→总经理办公会审批→财务付款。

审批时限标准：

1.一般金额采购：审批时限≤3个工作日；

2.较大金额采购：审批时限≤7个工作日；

3.重大金额采购：审批时限≤15个工作日。

禁止越权审批：系统设置权限控制，禁止越权操作，违规操作需经权限提升流程。

责任追溯机制：建立审批日志，记录审批人、审批时间、审批意见，实现责任可追溯。

5.3授权与代理机制

授权条件：

1.正式授权：由授权人填写《授权书》，经部门负责人签字，总经理审批；

2.临时代理：需经部门负责人批准，最长不超过15个工作日；

3.授权范围：明确授权业务类型、金额范围、授权期限。

授权备案要求：所有授权需在ERP系统备案，授权书纸质存档于人力资源部。

代理流程：临时代理需填写《授权委托书》，经授权人签字，部门负责人批准，系统自动生效。

5.4异常审批流程

特殊场景处理：

1.紧急采购：需经总经理特别批准，可简化审批流程，但需事后补充材料；

2.权限外采购：需经总经理办公会审批，并提供风险评估报告；

3.补批处理：发现审批遗漏需及时补批，补批需经所有相关审批人签字。

加急通道设置：重大紧急事项可开通加急通道，审批时限缩短50%。

异常审批要求：所有异常审批需附风险评估报告，系统自动生成审计标记。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.操作规范：所有供应商管理活动必须按照本方案及配套实施细则执行；

2.表单填报：ERP系统电子表单必须完整准确填写，纸质表单同步留存；

3.信息录入：系统操作需留痕管理，禁止修改系统日志；

4.痕迹留存：电子记录与纸质记录双备份，保存期限≥5年。

执行不到位判定标准：

1.逾期未执行：超过规定时限未执行相关流程；

2.信息错误：关键信息填写不完整或不准确；

3.规避流程：通过非正常手段规避审批流程。

6.2监督机制设计

建立"三位一体"监督机制：

1.日常监督：采购部、内控部每周开展；

2.专项监督：内控部每季度开展；

3.突击监督：审计部每月开展。

监督范围：

1.日常监督：重点检查流程执行情况，发现违规及时纠正；

2.专项监督：针对重大风险领域开展专项检查，形成书面报告；

3.突击监督：随机抽查业务操作，验证执行效果。

嵌入内控环节：

1.供应商准入控制：采购部对供应商资质的核实；

2.合同履约控制：质量部对供应商产品质量的监控；

3.付款控制：财务部对付款条件的审核。

落地要求：所有监督结果需在ERP系统记录，并形成闭环管理。

6.3检查与审计

监督内容：

1.供应商准入合规性；

2.合同签订规范性；

3.履约质量稳定性；

4.付款及时性；

5.信息系统使用情况。

监督方法：文档检查、系统抽查、人员访谈、现场核查等。

频次标准：

1.专项审计：每年至少一次；

2.日常检查：每月不少于一次；

3.突击检查：每季度不少于一次。

审计流程：审计部制定计划→实施审计→形成报告→提交整改→跟踪落实。

6.4执行情况报告

报告规范：

1.报告主体：采购部为责任主体，内控部审核；

2.报告周期：月度报告、季度报告、年度报告；

3.报告内容：含数据统计、风险分析、改进建议。

报告内容：

1.数据统计：供应商数量、采购金额、履约合格率等关键指标；

2.风险分析：重大风险事件及防控措施；

3.改进建议：基于数据及审计结果提出优化建议。

报告用途：作为绩效考核依据、制度优化依据、决策参考依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

考核指标体系：

1.供应商管理部：含准入及时率、合同准确率、履约合格率、合规达标率等；

2.质量部：含驻厂检验覆盖率、抽检合格率等；

3.财务部：含付款及时率、资金占用率等；

4.业务部门：含采购需求合规率、供应商满意度等。

考核权重：结合岗位性质设置，管理岗位侧重合规性，业务岗位侧重效率。

评分标准：采用100分制，各指标设置具体评分标准，含定量指标与定性指标。

考核对象：含部门考核与个人考核，部门考核结果与绩效考核挂钩。

7.2评估周期与方法

评估周期：

1.月度评估：采购部对各部门考核指标进行月度评估；

2.季度评估：内控部对管理效果进行季度评估；

3.年度评估：董事会或总经理办公会进行年度评估。

评估方法：

1.数据统计：ERP系统自动生成数据；

2.现场核查：内控部抽查业务操作；

3.问卷调查：业务部门及供应商满意度调查。

考核重点：不同周期考核重点不同，月度考核侧重操作合规，季度考核侧重管理效果，年度考核侧重战略目标。

7.3问题整改机制

整改流程：

1.发现问题：内控部、审计部、质量部等发现问题；

2.立项整改：采购部制定整改方案；

3.整改实施：责任部门落实整改措施；

4.复核验证：内控部或审计部复核；

5.销号归档：整改完成经批准后销号。

整改分类：

1.一般问题：整改时限≤7个工作日；

2.重大问题：整改时限≤30个工作日；

3.紧急问题：立即整改，24小时内完成。

责任追究：整改不到位需追究责任，重大问题提交总经理办公会处理。

7.4持续改进流程

改进流程：

1.建议收集：通过ERP系统、问卷调查等方式收集建议；

2.评估分析：采购部组织评估，内控部分析可行性；

3.审批流程：总经理办公会审批；

4.跟踪实施：采购部跟踪落实，内控部跟踪效果。

优化机制：建立管理效果评估模型，定期评估管理效果，动态优化管理机制。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：

1.重大贡献：在供应商管理中做出重大贡献；

2.优质服务：供应商服务优质，客户满意度高；

3.风险防控：成功避免重大风险事件。

奖励类型：

1.精神奖励：通报表扬、荣誉称号等；

2.物质奖励：奖金、实物等；

3.晋升奖励：优先晋升等。

奖励标准：根据贡献大小、影响程度等因素确定，重大贡献奖励金额不低于5000元。

奖励程序：

1.申报：采购部提名，人力资源部审核；

2.审核流程：总经理办公会审批；

3.公示：公示期不少于3个工作日；

4.发放：人力资源部发放奖励。

8.2违规行为界定

违规行为分类：

1.一般违规：违反制度一般条款；

2.较重违规：违反制度关键条款；

3.严重违规：违反法律法规。

判定标准：结合违规情节、影响程度等因素综合判定。

高风险行为：供应商资质造假、重大合同漏洞、严重履约不合格等。

8.3处罚标准与程序

处罚分类：

1.警告：一般违规；

2.通报批评：较重违规；

3.经济处罚：严重违规。

处罚标准：根据违规等级、影响程度等因素确定，经济处罚金额不低于1000元。

处罚程序：

1.调查取证：采购部、法务部联合调查；

2.告知：书面告知违规事实及处罚依据；

3.审批：总经理审批；

4.执行：人力资源部执行处罚。

保护措施：保障被处罚人陈述权、申辩权，重大处罚需经法律顾问确认。

8.4申诉与复议

申诉条件：

1.收到处罚通知后3个工作日内；

2.提供事实依据及申辩理由。

申诉流程：

1.提出申请：填写《申诉申请表》，经部门负责人签字；

2.受理：人力资源部受理；

3.复议：总经理办公会复议；

4.结果：5个工作日内出具复议结果。

申诉处理：复议结果为最终决定，特殊情况可提请董事会裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

应急预案：

1.供应中断预案：建立备用供应商清单，实施"三备"管理——备用供应商、备用渠道、备用方案；

2.质量危机预案：建立快速反应机制，实施"三快"管理——快速检测、快速隔离、快速处置；

3.合规危机预案：建立危机公关小组，实施"三统一"管理——统一口径、统一发布、统一处置。

应急组织机构：成立由总经理任组长，采购部、质量部、法务部、公关部等部门组成的应急小组。

响应流程：发现事件→上报→启动预案→处置→评估→改进。

9.2例外情况处理

例外场景：应急采购、跨国采购、特殊项目采购等。

处理流程：

1.提出申请：业务部门填写《例外申请表》，经部门负责人签字；

2.风险评估：采购部、质量部、法务部联合评估；

3.审批：总经理办公会审批；

4.处理：按批准方案执行；

5.补充材料：事后补充材料完善流程。

例外备案：所有例外情况需在ERP系统备案，并形成闭环管理。

9.3危机公关与善后

危机公关小组：由公关部牵头，采购部、质量部、法务部等部门参与，制定危机公关预案。

处理流程：

1.确认危机：公关部确认危机级别；

2.启动预案：按预案级别启动相应流程；

3.沟通协调：采购部、质量部、法务部等部门协调；

4.信息发布：经总经理批准后发布信息；

5.善后处理：评估影响，改进管理。

跨国场景处理：根据属地法规和文化调整方案，必要时聘请当地法律顾问。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本方案由采购部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

1.《公司治理结构管理规定》（公司制度编号：2023-001）

2.《内部控制基本规范》（公司制度编号：2023-002）

3.《合规管理手册》（公司制度编号：