档案馆纸质档案抢救与修复制度

档案馆纸质档案抢救与修复制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及相关行业档案管理标准，结合企业档案管理的实际需求，为规范纸质档案抢救与修复工作，防控档案损毁风险，提升档案管理水平，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在纸质档案管理、抢救、修复及相关配套工作中的全部活动。涵盖档案日常保管、风险排查、抢救处置、修复实施、质量验收等全流程管理，确保档案实体安全与信息有效。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）XX专项管理：指围绕纸质档案抢救与修复工作，建立的风险识别、管控、处置、改进的系统性管理机制。（二）XX风险：指因保管条件不当、人为因素、自然灾害等导致档案损毁、失传或信息失真的潜在威胁。（三）XX合规：指档案抢救与修复工作须严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保操作合法、流程规范、责任明确。第四条专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：档案抢救与修复工作须覆盖所有纸质档案类型及保管环节，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责，确保风险防控责任落实到具体人员。（三）风险导向：优先管控高风险环节，实施差异化管理措施，防范重大档案损失事件。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，提升档案抢救与修复的科学化水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司纸质档案抢救与修复工作负总责，确保专项管理纳入企业年度重点工作计划；分管领导为直接责任人，统筹协调资源配置，监督制度执行。第六条设立档案抢救与修复专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成，负责统筹规划、决策审批、重大风险处置及跨部门协同工作。领导小组下设办公室，隶属档案管理部门，承担日常事务管理。第七条牵头部门（档案管理部门）职责：（一）组织制定专项管理制度及实施细则，推进制度落地实施；（二）牵头开展档案风险排查，建立风险清单，制定抢救优先级；（三）监督修复过程质量，审核修复方案及验收标准；（四）协调外部专业机构资源，引入先进抢救技术。第八条专责部门（审计合规部门）职责：（一）审核专项管理流程的合规性，确保符合法律法规要求；（二）优化档案修复业务流程，推动标准化操作；（三）监督风险处置措施的有效性，组织专项审计。第九条业务部门/下属单位职责：（一）落实档案日常保管主体责任，执行档案清点、环境监测等制度；（二）发现档案损毁风险时，立即上报并采取临时控制措施；（三）配合完成抢救修复工作，提供必要的技术资料及场地支持。第十条基层执行岗（档案管理员、技术员等）职责：（一）签署岗位合规承诺书，严格执行操作规程；（二）主动报告档案异常情况，协助开展风险评估；（三）参与培训考核，确保掌握抢救修复基本技能。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案日常保管规范：（一）纸质档案须存放在恒温恒湿（温度18-24℃，湿度45%-60%）的专用库房，配备防虫、防火、防潮设施；（二）库房定期检测温湿度、空气质量，记录数据并异常预警；（三）档案出入库执行“双人核对、登记备案”制度，禁止非专业人员操作。第十二条风险排查与评估：（一）每年开展一次档案全面普查，重点检查破损、霉变、字迹褪变等隐患；（二）建立风险分级标准，Ⅰ级风险（如霉变面积>30%）须立即抢救，Ⅱ级风险（如轻微破损）纳入年度修复计划；（三）评估结果形成报告，报送领导小组及相关部门。第十三条抢救操作合规标准：（一）抢救前制定详细方案，明确修复材料（如无酸纸、专业胶水）、工艺流程及安全措施；（二）禁止使用酸性材料（如普通胶带、铅笔），优先选用微晶修复技术处理脆弱档案；（三）修复过程全程记录，影像资料存档备查。第十四条修复质量验收要求：（一）修复后档案须达到“功能恢复、信息可读、形态稳定”标准，由牵头部门组织专责部门联合验收；（二）不合格修复项目需返工，重大缺陷须重新评估修复方案；（三）修复档案编号需与原档一致，标注修复时间及责任人。第十五条外部机构合作管理：（一）抢救修复项目招标须采用公开招标方式，资质审查重点考核专业资质及案例业绩；（二）签订合作协议时明确服务范围、质量标准及违约责任；（三）项目结束后出具评估报告，纳入供应商管理档案。第十六条档案数字化衔接：（一）抢救修复完成后优先数字化，实现“实体安全、信息共享”；（二）数字化成果与原档比对无误后，归档电子档案需标注“原档已修复”字样；（三）数字化设备定期维护，数据备份遵循“两地三中心”原则。第十七条禁止性行为：（一）严禁擅自改变档案原貌（如剪裁、重装）；（二）禁止使用非专业修复材料，杜绝二次损害；（三）严禁将修复档案用于商业用途或违规出借。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年对照法律法规修订档案管理标准，重大变化时立即启动预案；（二）修复技术进步（如3D修复技术）纳入制度评估范围，适时引入试点；（三）修订后的制度须发布全员培训，考试合格后方可执行。第十九条风险识别预警机制：（一）每月开展档案环境监测，异常数据触发预警，48小时内上报处置；（二）雨季、高温季增加风险排查频次，重点检查库房排水系统及温湿度调控设备；（三）预警信息通过企业信息平台推送至责任部门，逾期未处置的启动问责。第二十条合规审查机制：（一）档案修复方案需经专责部门审核，重大项目由领导小组召开听证会；（二）签订修复合同前，审计合规部门核查服务协议条款，确保无利益输送风险；（三）所有操作环节须留存影像资料，作为合规审查依据。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险（如轻微虫蛀）由业务部门自行处置，48小时内报送备案；（二）重大风险（如成批档案霉变）启动应急预案，领导小组24小时内到场指挥；（三）跨部门协同时，牵头部门统一调配资源，明确责任分工及沟通频次。第二十二条责任追究机制：（一）修复质量问题导致档案二次损毁的，追责项目负责人，情节严重移交纪律部门；（二）违规操作引发安全事故的，按企业事故处理条例从严处罚；（三）年度考核时，专项合规得分占比不低于15%，与绩效奖金直接挂钩。第二十三条评估改进机制：（一）每季度召开专项管理复盘会，分析案例数据，识别管理短板；（二）引入第三方机构开展独立评估，评估结果作为制度修订依据；（三）优化建议纳入年度改进计划，责任部门限期整改。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）公司主要负责人每季度听取专项工作汇报，重大事项召开专题会议；（二）设立专项经费预算，抢救修复支出按项目单独核算，严禁挪用；（三）定期组织跨部门联席会议，确保信息对称。第二十五条考核激励机制：（一）专项合规情况纳入部门年度评优指标，得分前20%的授予“XX管理示范岗”称号；（二）个人考核时，修复技术能手可额外获得技能津贴，标准由人力资源部门制定；（三）考核结果与企业安全生产奖惩制度挂钩，连续两年不合格的调离管理岗位。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训聚焦风险意识与决策能力，每年不少于4学时；（二）操作岗实施“师带徒”制度，修复技能考核通过率须达90%以上；（三）通过企业内刊、宣传栏普及档案保护知识，增强全员责任感。第二十七条信息化支撑：（一）开发档案抢救管理模块，实现风险预警自动推送、修复进度可视化；（二）引入智能监测设备，实时上传温湿度数据，异常自动报警；（三）数字化平台与ERP系统对接，修复档案信息自动生成财务凭证。第二十八条文化建设：（一）编制《XX档案保护手册》，收录典型案例及修复技术规范；（二）设立“年度档案卫士”评选，获奖者获得荣誉证书及实物奖励；（三）组织修复成果展览，强化全员档案保护意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告须在2小时内提交，内容包括事件描述、处置措施、改进建议；（二）年度管理报告需附数据统计（如抢救数量、修复成本、完好率提升幅度）；