档案收集管理制度及职责

PAGE档案收集管理制度及职责一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案收集管理制度及职责。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实完整原则档案收集应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.及时有效原则各部门和员工应及时将形成的档案移交至综合管理部门，确保档案收集的时效性，以便更好地发挥档案的作用。4.安全保密原则档案管理应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件，如考勤制度、财务制度、人事制度等。3.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司行政公文，如请示、报告、批复、函等。5.公司资质证书、荣誉证书等相关文件。6.公司对外签订的合同、协议等文件。7.公司行政事务处理记录，如办公用品采购记录、车辆使用记录等。（二）人事管理类档案1.员工入职、离职、调动等相关手续文件，如入职申请表、离职证明、调动审批表等。2.员工劳动合同、保密协议、培训协议等。3.员工考勤记录、请假条、加班申请等。4.员工绩效考核文件，如考核指标、考核结果、绩效面谈记录等。5.员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、福利政策等。6.员工培训记录，包括培训计划、培训教材、培训考核成绩等。7.员工职业发展规划文件，如个人发展计划、晋升记录等。（三）财务管理类档案1.公司财务预算、决算报告。2.会计凭证、账簿、报表等财务资料。3.税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。4.财务审计报告，包括内部审计报告、外部审计报告等。5.资金收付记录，如银行对账单、现金日记账等。6.财务管理制度、财务流程等文件。（四）业务经营类档案1.市场调研报告、市场分析报告等。2.销售合同、订单、客户信息等。3.采购合同、供应商信息等。4.生产计划、生产记录、产品质量检验报告等。5.研发项目文件，如项目立项报告、研发成果报告等。6.售后服务记录，如客户投诉处理记录、维修记录等。（五）其他类档案1.公司重大活动、重要事件的相关文件和资料，如庆典活动、项目招投标等。2.公司与上级主管部门、政府部门等的往来文件。3.公司收到的各类文件、函件、资料等。4.公司员工个人提交的与工作相关的重要资料，如工作总结、技术报告等。三、档案收集职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案收集管理制度及流程。2.指导、监督各部门的档案收集工作，定期检查档案收集情况。3.负责接收、整理、保管公司各类档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.对档案进行鉴定、统计和销毁工作，确保档案的质量和安全。5.负责提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案收集工作。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并及时将档案移交至综合管理部门。3.按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案，确保档案的完整、准确和及时移交。4.对本部门档案进行分类整理，编制档案目录，便于查找和核对。5.协助综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用服务。（三）员工个人职责1.员工应积极配合所在部门做好档案收集工作，及时将工作中形成的各类文件、资料等提交给部门兼职档案员。2.确保个人提交的档案内容真实、准确、完整，不得故意隐瞒或篡改重要信息。3.遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。四、档案收集流程（一）档案形成1.各部门和员工在工作过程中应按照档案收集范围，及时形成各类档案。档案应使用统一规范的格式和载体，确保字迹清晰、内容完整。2.对于重要文件和资料，应进行备份或电子存档，以防止丢失或损坏。（二）档案整理1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的档案进行整理。整理工作应按照档案分类标准进行，将档案分为不同类别，并按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份档案进行编号，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于管理和查找。（三）档案移交1.各部门兼职档案员应在档案整理完成后，及时将档案移交至综合管理部门。移交时应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.综合管理部门档案管理人员在接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（四）档案审核1.综合管理部门档案管理人员对接收的档案进行审核，审核内容包括档案的真实性、完整性、准确性、规范性等。2.对于审核不合格的档案，应退回移交部门进行补充或修正，直至审核通过。（五）档案归档1.审核通过的档案按照档案分类标准进行归档，存入专门的档案库房或电子档案管理系统。2.在档案库房中，应按照档案类别和保管期限进行存放，并建立档案存放索引，便于查找。五、档案保管（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并按照档案类别和保管期限进行合理摆放。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案存放环境符合要求。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用档案盒或档案袋进行装订和存放，档案盒或档案袋应标明档案类别、题名、日期等信息。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。同时，应建立电子档案的索引和目录，便于查询和利用。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，以及涉及公司重大权益、重要历史事件等档案。3.长期保管的档案一般为10年以上，主要包括公司重要业务文件、财务报表等。4.短期保管的档案一般为10年以下，主要包括一般性业务文件、临时性文件等。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。鉴定工作应由综合管理部门组织，相关部门人员参与。2.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。六、档案利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并登记复印内容和数量。3.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程应严格按照公司规定进行，不得泄露档案信息。4.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（二）档案统计与分析1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅次数等信息。通过统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为改进档案管理工作提供依据。（三）档案信息开发与利用1.综合管理部门应积极开展档案信息开发与利用工作，挖掘档案资源的潜在价值。2.根据公司工作需要，编制档案参考资料、专题汇编等，为公司领导决策、业务开展提供参考依据。3.利用档案信息开展历史研究、文化传承等工作，展示公司的发展历程和文化底蕴。七、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性等。2.对档案保管情况进行检查，查看档案库房环境、档案存储方式、档案保管期限等是否符合要求。3.对档案利用情况进行检查，核实查阅、借阅手续是否齐全，档案利用是否规范等。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各