合同档案管理制度流程图

PAGE合同档案管理制度流程图一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照合同类别、性质等进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保合同档案的安全和保密。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，明确管理流程和标准。2.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。3.定期对合同档案进行清理和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.负责合同档案信息化管理系统的建设和维护，实现档案的电子化管理。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订和履行工作。2.在合同签订后及时将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。3.协助档案管理部门做好合同档案的查阅和利用工作。（三）合同审批部门职责1.负责对合同进行审批，提出审批意见。2.监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。相关资料包括但不限于合同审批表、招投标文件、往来信函、补充协议、变更协议等。（二）整理要求1.档案管理部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、年度、编号等顺序排列。2.每份合同档案应编制目录，注明合同名称、编号、签订日期、履行期限、金额等信息。3.合同档案应采用纸质和电子两种形式保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。四、合同档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门对整理好的合同档案进行审核，确保档案内容完整、准确、规范。2.审核通过后，将合同档案按照分类顺序进行装订，并在档案封面加盖“合同档案”章。3.将装订好的合同档案存入档案柜，并建立档案索引，便于查找和利用。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、知识产权等合同。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全保管。2.定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.严格控制档案库房的访问权限，未经授权人员不得进入档案库房。五、合同档案的查阅与利用（一）查阅流程1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同的名称、编号、查阅目的等信息。2.《合同档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人根据审批意见，安排专人负责查阅，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间内查阅合同档案，并在查阅登记表上签字确认。查阅完毕后，应及时将合同档案归还档案管理部门。（二）利用限制1.合同档案仅供公司内部查阅使用，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.查阅人不得擅自复制、摘抄、涂改合同档案内容。如需复制合同档案，应按照公司相关规定办理审批手续。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露。六、合同档案的销毁（一）销毁条件合同档案保管期满后，档案管理部门应会同相关部门对档案进行鉴定，确无保存价值的，方可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门填写《合同档案销毁申请表》，注明拟销毁合同档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并提交给公司领导审批。2.公司领导审批通过后，档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的合同档案进行清点和核对。3.销毁小组采用焚烧、粉碎等方式对合同档案进行销毁，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁人员、销毁方式等信息，保存期限为[X]年。七、合同档案信息化管理（一）系统建设档案管理部门应建立合同档案信息化管理系统，实现合同档案的电子化管理。系统应具备合同档案的录入、查询、统计、报表生成等功能。（二）数据录入合同承办部门应在合同签订后及时将合同文本及相关资料录入合同档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。（三）系统维护档案管理部门应定期对合同档案信息化管理系统进行维