高校兼职档案员管理制度

PAGE高校兼职档案员管理制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥兼职档案员在档案管理中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有兼职档案员。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。学校档案工作实行校党委领导，校办公室负责统筹规划、组织协调全校档案工作，各部门、各学院负责本部门、本学院档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.集中管理与分散管理相结合原则。学校设立综合档案室，集中保管全校重要档案；各部门、各学院根据工作需要，设立兼职档案员，负责本部门、本学院日常档案的收集、整理和初步保管工作，定期向综合档案室移交。3.维护档案的完整与安全原则。兼职档案员要采取有效措施，确保档案的真实、完整、准确、系统，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。档案管理工作要以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，便于档案的查阅和利用。二、兼职档案员的职责与任职条件（一）职责1.负责本部门、本学院各类文件材料的收集、整理、分类、装订和编目等工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理的有关规定，定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的统计、鉴定、销毁等工作。4.积极开展档案利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.参与学校档案管理工作的培训和学习，不断提高自身的业务水平和综合素质。6.负责本部门、本学院档案工作的宣传和指导，提高师生员工的档案意识。（二）任职条件1.政治素质高，责任心强，热爱档案工作。2.具有一定的文字处理能力和计算机操作技能。3.熟悉本部门、本学院的工作业务和档案形成规律。4.原则上应具有大专以上学历，且从事相关工作一年以上。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门、本学院有关的文件、指示、通知等。2.本部门、本学院形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、教学科研成果、人事档案材料、财务档案材料、设备档案材料等各类文件材料。3.本部门、本学院与其他单位签订的合同、协议、合作项目材料等。4.本部门、本学院在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像档案材料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.兼职档案员要及时收集本部门、本学院的各类文件材料，确保档案的时效性。2.收集的文件材料要齐全、完整，不得遗漏重要文件。3.对收集到的文件材料要进行认真核对，确保文件的真实性和准确性。（三）整理方法1.分类。兼职档案员要按照学校档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。一般可分为党群类、行政类、教学类、科研类、人事类、财务类、设备类、声像类等。2.编号。对分类后的文件材料要进行编号，编号要科学、规范，便于查找和管理。3.编目。编制文件材料的目录，目录要包括文件编号、文件题名、日期、责任者等内容。4.装订。对纸质文件材料要进行装订，装订要整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的移交与保管（一）移交1.兼职档案员要按照学校档案管理的规定，定期将整理好的档案移交学校综合档案室。移交时间原则上为每年的[具体时间]。2.移交档案时，兼职档案员要填写档案移交清单，清单要包括档案名称、数量、起止日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.综合档案室对移交的档案要进行认真核对，如发现问题要及时与兼职档案员沟通解决。（二）保管1.学校综合档案室要为档案提供安全、适宜的保管环境，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.综合档案室要建立档案保管制度，对档案的保管、借阅、利用等情况进行详细记录。3.兼职档案员要协助综合档案室做好档案的保管工作，定期对本部门、本学院暂存的档案进行检查，发现问题及时处理。五、档案的利用与保密（一）利用1.学校师生员工因工作需要查阅档案的，要填写档案查阅申请表，经所在部门、学院负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室要按照档案查阅规定为查阅人员提供服务，查阅人员要遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复印、摘录档案材料的，要经综合档案室负责人批准，并按照规定办理相关手续。（二）保密1.兼职档案员要严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，要严格按照保密规定进行管理。3.档案管理人员要定期对档案的保密情况进行检查，发现问题及时处理。六、培训与考核工作（一）培训1.学校要定期组织兼职档案员参加档案业务培训，培训内容包括档案法律法规、档案管理基础知识、档案整理与编目、档案利用与保密等。2.培训方式可采用集中培训、网络培训、实地参观学习等多种形式，提高培训效果。3.兼职档案员要积极参加学校组织的档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。（二）考核1.学校要建立兼职档案员考核制度，对兼职档案员的工作表现进行定期考核。考核内容包括档案收集、整理、移交、保管、利用、保密等工作情况。2.考核方式可采用自评、互评、综合档案室评价相结合的方式进行。3.对考核优秀的兼职档案员，学校要给予表彰和奖励；对考核不合格的兼职档案员，学校要进行批评教育，并要求其限期整改。如整改后仍不合格的，学校可取消其兼职档案员资格。七、奖惩措施（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出，为学校档案事业发展做出重要贡献的兼职档案员，学校给予表彰和奖励。2.奖励方式包括颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）惩罚1.对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密等事故