城镇社区档案管理制度

PAGE城镇社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强城镇社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城镇社区内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映社区工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护社区和居民的合法权益。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社区工作和居民提供便捷服务。二、档案管理机构与人员（一）管理机构成立社区档案管理领导小组，由社区主任担任组长，成员包括各部门负责人。领导小组负责统筹协调社区档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。设立社区档案管理室，作为档案管理的具体执行部门，负责档案的日常收集、整理、保管和利用等工作。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范。做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理效率。协助开展档案鉴定和销毁工作，确保档案保管期限合理。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理室移交。配合档案管理室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。了解档案管理的相关规定和要求，在工作中自觉做好档案的形成和积累。三、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类：包括社区党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.社区建设类：涉及社区规划、基础设施建设、环境卫生、物业管理等相关资料。3.社区服务类：如社区服务项目、居民救助、就业服务、社会保障等工作记录。4.社会治安类：包括治安防范、矛盾调解、社区矫正等方面的档案。5.文化教育类：社区文化活动、教育培训、科普宣传等资料。6.其他类：不属于以上分类，但与社区工作相关的其他重要文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、齐全，字迹清晰，载体完好。3.对重要文件材料应进行备份，以防原件损坏或丢失。4.定期对收集的档案进行整理和核对，发现问题及时补充或纠正。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案应及时收集，每月定期移交档案管理室。2.重大活动、重要项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后[X]个工作日内将档案材料收集整理并移交。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度：按照文件形成的年度进行划分。2.机构（问题）：根据文件内容所涉及的部门或问题进行分类。3.保管期限：分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。（三）整理步骤1.装订：去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，按照一定顺序进行装订。2.分类：按照分类方法对文件进行分类。3.编号：为每份文件或每组文件编制唯一的编号，便于查找和管理。4.编目：填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。5.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。（三）档案的保护1.对珍贵档案和易损档案采取特殊保护措施，如复制、修复等。2.防止档案受到机械损伤，搬运档案时应轻拿轻放。3.避免档案接触有害化学物质，如酸、碱、氧化剂等。六、档案的利用（一）利用范围1.社区内部工作人员因工作需要查阅档案。2.居民因个人事务需要查阅与其相关的档案。3.上级主管部门、其他单位因工作联系需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁。（三）利用手续1.查阅手续利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围。经档案管理室负责人审核同意后，安排查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅手续利用者填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和归还时间。经档案管理领导小组组长批准后，办理借阅登记。借阅者领取档案时，应与档案管理人员当面核对档案数量和完整性。借阅期满，借阅者应按时归还档案，档案管理人员检查无误后办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合社区实际情况确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行重点鉴定，区分仍有保存价值和确无保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、文号、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、档案管理领导小组组长批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立社区档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据准确无误。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，保证数据的时效性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。3.采取防病毒、防黑客等安全措施，保障档案管理信息系统的稳定运行。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，档案管理领导小组定期对档案管理工作进行检查和指导，确保档案管理工作规范有序。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作质量。3.档案管理设施设备的运行状况。4.档案信