档案室四项管理制度

PAGE档案室四项管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本四项管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理与公司/组织相关的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。3.财务管理类：财务报表、账目凭证、审计报告、预算文件等。4.业务经营类：合同协议、业务报表、市场调研报告、客户资料等。5.技术研发类：科研项目资料、技术方案、专利文件、产品设计图纸等。6.其他类：公司/组织获得的荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照档案管理要求，及时整理并移交档案室。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应采用纸质与电子文档同时保存的方式。（三）收集流程1.定期收集：各部门每月末将当月形成的档案进行初步整理，填写档案移交清单后移交档案室。2.临时收集：对于突发事件、专项工作等形成的重要档案，应在事件结束或工作完成后及时移交档案室。3.档案室接收：档案室收到档案移交清单后，应认真核对档案数量、内容等，对不符合要求的档案及时退回原部门补充完善。三、档案整理制度（一）分类标准1.年度分类法：将档案按形成年度进行分类。2.组织机构分类法：按照公司/组织内部的部门设置进行分类。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题进行分类，如行政管理、人事管理、财务管理等。（二）整理步骤1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保整齐牢固。2.编页号：给每份档案的页面编写页号，便于查找和统计。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。（三）数字化整理1.对重要档案进行数字化扫描，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.建立电子档案数据库，按照分类标准对电子档案进行分类存储，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁卫生。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）日常管理1.档案室应建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合法事由，经公司/组织批准后查阅相关档案。（二）利用流程1.内部利用员工填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅目的、档案名称及档号等信息。申请表经所在部门负责人审批后，交档案室办理查阅/借阅手续。档案室根据申请表提供档案，并做好查阅/借阅记录。查阅/借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。2.外部利用外部单位提交查阅/借阅申请函，说明查阅/借阅的具体内容和用途。申请函经公司/组织相关领导审批同意后，档案室与外部单位签订档案利用协议，并按照协议提供档案。外部单位查阅/借阅档案时，应在档案室指定地点进行，并有专人陪同。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经批准不得对外提供利用。2.档案利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏档案。六、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织设立档案管理监督小组，定期对档案室及各部门的档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等制度的执行情况，档案的完整性、准确性和安全性等。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反档案管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分