建设项目档案制度汇编表

PAGE建设项目档案制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度汇编。本制度旨在规范建设项目从项目策划、立项、设计、施工、竣工验收等全过程档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作，为公司建设项目的顺利推进、后期维护、质量追溯以及经验总结提供坚实的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目，包括新建、改建、扩建、技术改造等各类工程项目。涵盖项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等与项目建设相关的各种载体形式的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映建设项目的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件。3.准确性原则：档案整理应准确无误，分类科学合理，编号规范统一，便于查找和利用。4.系统性原则：按照项目建设的程序和内在联系，对档案进行系统整理，保持档案之间的有机联系。5.及时性原则：各部门和人员应及时将项目建设过程中形成的文件资料归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司建设项目档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司建设项目档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。3.组织开展建设项目档案业务培训，提高档案管理人员和项目相关人员的档案意识和业务水平。4.指导、监督和检查各部门建设项目档案的形成、收集、整理、归档等工作，对不符合要求的及时提出整改意见。5.负责建设项目档案的集中统一管理，接收、整理、保管和提供利用公司建设项目档案。6.定期对建设项目档案进行鉴定和销毁，确保档案的安全和有效利用。（二）项目建设部门职责1.负责本部门建设项目档案工作的组织和实施，明确档案管理责任人。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门在项目建设过程中形成的文件资料，并向档案管理部门移交。3.对本部门形成的档案资料进行分类整理，确保档案资料的齐全、完整、准确，并符合档案整理规范要求。4.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的阶段性检查和验收工作，对发现的问题及时整改。（三）项目设计单位职责1.负责本单位承担的建设项目设计文件的整理和归档工作，确保设计文件的完整性和准确性。2.在项目设计过程中，按照档案管理要求，及时形成各类设计变更文件，并做好记录和整理工作。3.向项目建设单位和档案管理部门提供完整的设计文件及相关资料，并协助做好档案整理和归档工作。（四）项目施工单位职责1.建立健全本单位建设项目档案管理制度，明确档案管理岗位和人员职责。2.负责收集、整理本单位在项目施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、安全管理文件等，确保档案资料真实、完整、有效。3.按照合同要求和档案管理规定，及时向项目建设单位和档案管理部门移交施工档案资料，并配合做好档案的审核和验收工作。4.在工程竣工后，负责将施工档案资料整理成册，编制档案目录，确保档案资料便于查阅和利用。（五）项目监理单位职责1.负责本单位在建设项目监理过程中形成的文件资料的整理和归档工作，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。2.监督检查项目施工单位档案资料的形成和整理情况，对不符合要求的及时督促整改。3.协助项目建设单位做好建设项目档案的审核和验收工作，提供监理过程中的相关档案资料和意见。三、档案形成与收集（一）项目前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目申请报告等文件，由项目建设部门负责收集。2.项目规划选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关手续文件，由项目建设部门或负责办理手续的部门收集。3.项目设计招标、施工招标、监理招标等文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等，由项目建设部门或招标代理机构收集。（二）设计文件1.初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等，由项目设计单位负责整理和提供，并按照规定的时间和要求向项目建设单位移交。2.设计交底记录、图纸会审记录等文件，由项目建设部门组织相关单位共同形成，并及时整理归档。（三）施工文件1.施工组织设计、施工方案、技术交底等文件，由施工单位编制和整理。2.工程定位测量、基槽验线、楼层放线等测量记录，由施工单位测量人员负责整理。3.原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告、复试报告等，由施工单位物资部门和试验检测部门负责收集和整理。4.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等，由施工单位质量管理人员负责填写和整理，并经监理单位审核签字确认。5.工程施工日志、安全检查记录、质量问题处理记录等，由施工单位相关人员及时记录和整理。（四）监理文件1.监理规划、监理细则、监理月报、监理日志等文件，由监理单位编制和整理。2.监理通知单、工程暂停令、复工令等文件，由监理单位及时记录和整理，并跟踪处理结果。3.工程质量评估报告、监理工作总结等文件，由监理单位在工程竣工后编制和提交。（五）竣工验收文件1.工程竣工验收报告、工程竣工备案表等文件，由项目建设单位负责组织编制和办理。2.工程竣工图，由施工单位负责按照实际施工情况绘制，并经监理单位和项目建设单位审核签字确认。3.工程质量保修书、使用说明书等文件，由项目建设单位负责提供。（六）其他文件1.项目建设过程中的会议纪要、来往信函、合同协议等文件，由相关部门或人员负责收集和整理。2.项目建设过程中形成的照片、录像、录音等声像资料，由项目建设部门或相关单位指定专人负责收集和整理，并注明拍摄时间、地点、内容等信息。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案整理应遵循项目建设的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序或重要程度排列。3.每份文件应编制页号，页号编写应规范统一，便于查找和统计。4.档案资料应使用耐久性强的书写材料和装订材料，确保档案的长期保存。（二）归档要求1.各部门应在项目建设过程中，按照档案管理规定，定期将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时对接收的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料退回原部门重新整理。3.归档的档案资料应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.档案管理部门应按照档案分类方案，将归档的档案资料进行上架存放，并建立档案索引，便于快速检索。五、档案保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的建设项目档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管期限1.建设项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目竣工图、工程竣工验收报告等重要文件。3.长期保管的档案主要包括项目建设过程中的各类技术文件、质量检验报告、监理文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括项目建设过程中的一般性文件、来往信函等，保管期限为[X]年。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.做好档案库房的温湿度控制，保持库房温湿度适宜，防止档案因温湿度变化而受损。4.定期对档案保管设备进行维护和保养，确保设备正常运行。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅和利用建设项目档案。2.外单位因工作需要查阅公司建设项目档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）借阅手续1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员查阅公司建设项目档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围和时间等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和利用档案时，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。3.利用档案过程中形成的相关记录和资料，应及时交档案管理部门归档保存。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、项目建设部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查和分析。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定工作小组审核、公司主管领导批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，销毁前应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等