广告承接档案管理制度

PAGE广告承接档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告承接档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于广告业务的查询、追溯和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类广告业务档案的管理，包括但不限于广告策划、设计制作、投放发布等环节所产生的相关文件、资料和记录。（三）管理原则1.集中统一原则：广告承接档案由公司指定的部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映广告业务的全过程，数据准确无误，字迹清晰，图表规范。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的安全，对涉及商业机密和客户隐私的档案进行保密管理。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善广告承接档案管理制度，并组织实施。2.负责广告承接档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。5.负责向公司内部其他部门提供档案查询服务，并按照规定做好档案借阅登记工作。（二）业务部门职责1.负责本部门广告业务档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.在广告业务开展过程中，应确保档案资料的真实、准确和完整，按照档案管理要求及时整理归档。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。3.按照规定办理档案的借阅、归还手续，对借阅档案进行跟踪管理，确保按时归还。4.负责档案信息的录入和检索工作，提高档案利用效率。5.协助业务部门做好档案资料的整理和归档工作，提供档案管理方面的咨询和指导。三、档案收集与整理（一）收集范围1.广告业务洽谈过程中形成的文件，如客户需求沟通记录、项目报价单、合作意向书等。2.广告策划方案，包括市场分析、目标受众定位、广告主题、创意表现形式等。3.广告设计制作资料，如设计初稿、修改稿、效果图、排版文件、印刷样稿等。4.广告投放发布相关资料，如媒体投放计划、投放合同、监测报告等。5.与广告业务相关的其他文件和资料，如客户反馈意见、验收报告、结案报告等。（二）收集要求1.业务部门应在广告业务完成后[X]个工作日内，将相关档案资料收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、图表规范，签字盖章手续齐全。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照广告业务的类别、时间顺序等进行排列。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理的结果，及时将档案资料归档到相应的档案柜或电子存储系统中。2.归档的档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.建立档案索引，索引应包括档案类别、编号、名称、存放位置等信息，方便快速查询档案。（二）保管期限1.广告承接档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的业务文件和资料。中期档案保管期限为[X]年，如广告策划方案、设计制作资料等。长期档案保管期限为[X]年以上，如重要客户的广告业务档案、涉及公司核心利益的档案等。2.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。销毁档案时，应进行登记，并确保档案信息的彻底删除。（三）保管条件1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.设置必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等，确保档案的安全保管。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。五、档案利用与借阅（一）利用方式1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，可直接到档案管理部门进行查询。2.档案管理部门应根据查询人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查询记录。3.对于需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案内容。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请。5.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）保密要求1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.借阅人员在借阅档案期间，应遵守保密规定，不得将档案内容用于非工作目的或泄露给第三方。3.对于涉及商业机密和客户隐私的档案，应采取更加严格的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。六、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.公司应建立广告承接档案信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、安全保密等功能，提高档案管理的效率和水平。3.档案管理部门应负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的结果，及时将档案信息录入档案信息系统，确保数据的准确和完整。2.定期对档案信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。3.对档案信息系统中的数据进行定期检查和维护，及时更新档案信息，确保数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，对不同人员的访问权限进行严格控制。2.采用安全可靠的网络环境，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.根据档案的保管期限、重要性和现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表和相关专家组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和程序，对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，报公司领导审批。2.经批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的