小学档案工作制度

PAGE小学档案工作制度一、总则（一）目的为加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的法规、规章，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级在工作、教学、科研等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并接受学校综合档案室的业务指导和监督。2.真实完整原则档案的形成应遵循真实、准确、完整的原则，确保档案内容能够客观反映学校各项工作的实际情况。在档案收集、整理过程中，要严格把关，杜绝虚假、残缺等不符合要求的档案进入档案室。3.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，优化档案整理和保管方式，建立科学合理的检索体系，提高档案查询和利用效率，为学校各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。4.做好档案的安全保管工作，维护档案的完整与安全，定期对档案进行检查、清点、核对，及时发现并处理档案保管中存在的问题。5.开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案的查询和利用。7.积极开发档案信息资源，根据学校工作需要，编写档案参考资料，为学校决策提供依据。8.负责档案的借阅、查阅服务工作，严格按照档案借阅制度办理借阅手续，确保档案的合理利用和安全归还。9.组织开展档案工作人员的业务培训和学习交流活动，提高档案工作人员的业务素质和工作水平。（二）档案工作人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规，不断提高业务水平。3.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等日常工作，确保档案材料的齐全、完整、准确，并及时移交学校综合档案室。4.协助综合档案室做好档案的检索、编目、统计等工作，积极提供档案利用信息，配合开展档案信息开发利用工作。5.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还检查工作，防止档案丢失、损坏和泄密。6.定期对本部门保管的档案进行清查核对，发现问题及时向综合档案室报告，并采取相应措施进行处理。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校党、政、工、团等组织形成的文件材料，包括会议文件、工作计划、总结、统计报表、重要活动记录等。2.学校教学管理工作中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学质量分析报告等。3.学校科研管理工作中形成的文件材料，包括科研项目申报书、研究报告、论文、成果鉴定材料等。4.学校师资队伍建设方面的文件材料，如教师个人档案、教师培训记录、职称评定材料等。5.学校学生管理工作中形成的文件材料，如学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。6.学校财务管理工作中形成的文件材料，如财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等。7.学校后勤管理工作中形成的文件材料，如房产档案、设备档案、物资采购档案等。8.学校对外交流与合作工作中形成的文件材料，如合作协议、交流活动记录等。9.学校举办的各类活动形成的文件材料，如运动会、文艺演出、学术讲座等活动的方案、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，并保持材料之间的历史联系。对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制。3.电子文件应按照相关标准进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步收集，并进行有效的备份存储。（三）归档时间1.学校各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案材料整理归档完毕，并移交学校综合档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（四）归档程序1.各部门档案收集人员对收集到的档案材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类，剔除重复、无用的材料。2.对分类后的档案材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，编制案卷封面和备考表。3.将整理好的档案材料装订成册，按照案卷顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.各部门档案管理人员填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交学校综合档案室。学校综合档案室接收档案时，应认真核对档案数量、质量和移交清单，办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度（机构）问题保管期限分类法进行整理。1.年度按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。2.（机构）问题按照学校内部机构设置或问题性质进行分类，如党办、校办、教务处、科研处、学生处、总务处等部门形成的文件分别归类，或按照教学、科研、管理等问题进行分类。3.保管期限根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（三）整理步骤1.区分全宗全宗是一个独立的机关、团体或个人在社会活动中形成的档案有机整体。学校档案以学校为全宗，各部门形成的档案是全宗内的分类组合。2.分类按照年度（机构）问题保管期限分类法，对档案进行分类。先将档案按年度分开，再在每个年度内按（机构）问题分类，最后在每一类下按保管期限分别排列。3.组卷将同一问题、同一来源、同一时间、同一保管期限的文件材料组成一卷或数卷。卷内文件应保持内在联系，排列有序，并编写页号。4.编目编制卷内文件目录：卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。顺序号按卷内文件排列先后顺序编写；文号填写文件的发文字号；责任者填写文件的署名者；题名填写文件的标题，没有标题或标题不规范的，应根据内容拟写标题；日期填写文件的形成日期；页号填写每份文件在卷内的起止页号；备注填写需要说明的事项。编制案卷封面：案卷封面应包括全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件（页）数、归档号等项目。全宗名称填写学校名称；类目名称填写档案分类后的类别名称；案卷题名应简明、准确地概括卷内文件的主要内容；年度填写卷内文件形成的年度；保管期限填写该卷档案的保管期限；件（页）数填写卷内文件的总件数或总页数；归档号填写该卷档案在全宗内的编号。编制备考表：备考表应置于卷尾，主要内容包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等。本卷情况说明填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理该卷档案的人员姓名；检查人填写对案卷质量进行检查的人员姓名；日期填写整理和检查完毕的日期。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火/highchartsexports/20230815T145354Z1024x768.png、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.档案架应选用坚固耐用、便于存放和查找档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.温湿度调节设备配备空调、除湿机等温湿度调节设备，确保档案库房温湿度符合要求。3.防火防盗设备安装火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，保障档案库房的安全。4.防虫防鼠设备放置防虫药品、鼠夹、鼠药等防虫防鼠设备，防止档案被虫蛀、鼠咬。5.档案装具使用符合标准的档案盒、档案袋、卷皮等档案装具，对档案进行妥善包装。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。3.在档案库房内，应保持整洁卫生，严禁堆放杂物，严禁在档案库房内吸烟、使用明火。4.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应与档案原件分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。5.严格执行档案借阅制度，借阅档案应在档案库房内进行，严禁将档案带出库房。归还档案时，应认真检查档案的完整性和安全性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从维护学校历史真实面貌和现实工作需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即逐件逐页地审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。（四）保管期限的划分1.永久保管的档案学校制定的重要规章制度、长期发展规划、年度工作计划和总结等。学校党、政、工、团等组织召开的重要会议文件、记录等。学校在教学、科研、管理等方面取得的重大成果及相关材料。学校与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等。学校重要的人事任免文件、教职工代表大会文件等。学校财务决算报表、审计报告等重要财务文件。学校在对外交流与合作中形成的重要文件材料。学校历史沿革、大事记等反映学校发展历程的文件材料。2.长期保管的档案学校一般性的规章制度、工作计划和总结等。学校各部门召开的一般性会议文件、记录等。学校教学、科研、管理等工作中的常规性文件材料。学校教职工的年度考核、职称评定等人事档案材料。学校学生的学籍档案、奖惩记录等。学校一般性的财务文件，如会计凭证、报表等。学校后勤管理工作中的一般性文件材料，如房产登记、设备清单等。3.短期保管的档案学校临时性的工作计划、总结等。学校各部门临时性会议文件、记录等。学校教学、科研、管理等工作中的临时性文件材料。在较短时间内有查考利用价值的其他文件材料。（五）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对经过鉴定确定失去保存价值的档案，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限类别、文号、责任者、密级、销毁原因等项目。2.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组组长审核签字后，报学校分管领导审批。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由两名以上档案工作人员负责监销。监销人员应认真核对档案销毁清册与销毁档案是否一致，确保销毁档案的准确性和彻底性。4.档案销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用原则档案利用工作应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为学校各项工作提供服务。（二）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.学校教职工因教学、科研、个人工作等需要查阅档案。3.学生因学籍管理、毕业实习等需要查阅档案。4.校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校有关部门批准，并按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到学校综合档案室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、利用者姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的、归还日期等项目。2.借阅及复制因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，报学校综合档案室负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。档案借阅者应妥善保管借阅