酒店档案管理制度范本

PAGE酒店档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强酒店档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指酒店在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：酒店档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映酒店经营管理活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理酒店在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、编目和整理，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。对涉及酒店机密的档案，应采取特殊的保密措施。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善酒店档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理酒店各类档案，包括但不限于行政管理档案（党、政、工、团工作文件、会议记录、工作计划与总结等）、经营管理档案（市场调研报告、营销策划方案、财务报表、合同协议等）、工程建设档案（项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等）、人力资源档案（员工招聘、培训、考核、薪酬福利等资料）、客户档案（住客信息、投诉处理记录、客户意见反馈等）等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和统计等工作。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引和检索工具，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。6.负责向酒店内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。8.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、分类和临时保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照酒店档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案管理设施设备的日常维护和管理，保证档案存放环境安全、整洁。5.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训，提高自身档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案上级机关下发的与酒店有关的文件、指示、通知等。酒店党、政、工、团工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。酒店内部制定的规章制度、岗位职责、工作流程、会议纪要、大事记等。酒店行政事务管理中产生的文件，如公文处理、印章管理、办公用品采购、车辆管理、安全保卫等方面的文件资料。2.经营管理档案市场调研报告、市场分析预测报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息资料等。酒店经营活动中的合同协议，包括与供应商、合作伙伴、客户签订的各类合同、协议、订单等。财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、成本核算资料等。酒店物资采购、库存管理、固定资产管理等方面的文件资料。酒店经营业绩考核、统计分析资料，如营业收入、利润、客源结构、市场占有率等数据统计及分析报告。3.工程建设档案酒店建设项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计图纸，包括建筑设计、结构设计、装修设计、设备设计等方面的图纸。施工过程中的文件资料，如施工组织设计、施工方案、工程变更记录、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。酒店设施设备的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录等。4.人力资源档案员工招聘、录用、调动、离职等手续办理过程中形成的文件资料，如招聘启事、求职申请表、面试评估表、录用通知、调动审批表、离职证明等。员工培训计划、培训记录、培训考核成绩、培训证书等资料。员工绩效考核方案、考核记录、考核结果汇总表等。员工薪酬福利资料，如工资表、奖金分配方案、社会保险缴纳记录、福利发放记录等。员工人事档案材料，包括员工个人简历、学历证书、学位证书、职称证书、身份证复印件、劳动合同等。5.客户档案住客信息登记表，包括姓名、性别、年龄、联系方式、入住时间、退房时间、房间类型、消费金额等。客户投诉处理记录，包括投诉时间、投诉内容、处理过程、处理结果等。客户意见反馈记录，如客户满意度调查结果、客户建议、表扬信等。重要客户的往来信函、合作协议、接待安排等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门或个人应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类要求进行分类存放，并定期移交至本部门档案管理员。3.对于重要的文件资料，应实行双套制或多套制保存，其中一套移交综合档案室，一套由形成部门或个人留存备用。4.收集的档案应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制后再行归档。5.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应与纸质文件同步归档，建立相应的电子索引目录。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为行政管理类、经营管理类、工程建设类、人力资源类、客户档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。例如，经营管理类档案可进一步细分为市场营销、财务管理、物资管理等二级类目；人力资源类档案可细分为员工招聘、培训、考核、薪酬福利等二级类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法可采用分类编号法，即按照档案分类类目顺序进行编号。例如，行政管理类档案编号为XZGL001，经营管理类档案编号为JYGL001等。对于同一类目中的档案，可按照形成时间先后顺序依次编号。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应反映档案的分类编号、案卷题名、保管期限、起止日期、卷内文件页数等信息；卷内文件目录应反映每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目应做到准确、清晰、规范，便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装方式进行装订。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其大小一致。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如档案类别、编号、题名、保管期限等。档案盒应选用符合标准的材质，确保档案的安全存放。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至综合档案室。2.对于一些临时性或紧急的档案，应在任务完成后[规定时间]内及时归档。3.工程建设项目档案应在项目竣工验收后[规定时间]内，由项目建设单位整理归档并移交至综合档案室。（二）归档程序1.各部门档案管理员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的齐全、完整、准确和分类规范。2.填写档案移交清单，详细记录档案的类别、编号、题名、数量等信息。移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交至综合档案室。3.综合档案室对接收的档案进行再次审核，并办理交接手续。交接双方应在移交清单上签字确认，明确责任。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映酒店主要职能活动和历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，列为永久保管。如酒店的重大决策文件、重要会议记录、年度财务决算报告、人事任免文件、营业执照、税务登记证等。2.长期保管的档案：凡是反映酒店一般工作活动，在较长时间内对酒店工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如酒店的一般性业务文件、年度工作计划与总结、部门规章制度、员工培训记录等。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对酒店工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如临时性的通知、报表、会议纪要等。（四）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存放环境安全、适宜。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。3.对不同保管期限、不同类别的档案应进行分区存放，并设置明显的标识。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，做到账实相符。发现问题应及时查明原因，并采取相应的处理措施。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。6.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。对归还的档案应进行认真检查，如有问题应及时处理。五、档案的利用（一）查阅权限1.酒店内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合档案室查阅。2.查阅涉及酒店机密的档案，需经酒店分管领导批准。3.外单位人员查阅酒店档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的和查阅范围，经酒店总经理批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[规定天数]天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。如需复印或摘录档案，应经综合档案室负责人批准。4.借阅人员归还档案时，应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。（三）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保存。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其对酒店经营管理、历史研究、文化传承等方面的作用。3.对于涉及酒店机密、知识产权、法律纠纷等重要档案，应根据相关规定延长保管期限，直至问题解决或不再具有保密价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写《档案鉴定销毁清册》，详细记录档案的类别、编号、题名、保管期限、存毁意见等信息。2.《档案鉴定销毁清册》经酒店分管领导审核批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。4.销毁过程中应有两人以上在场监销，并在《档案鉴定销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁档案的种类、数量、质量等进行认真核对，确保销毁工作彻底、无误。5.销毁完毕后，应将《档案鉴定销毁清册》归档保存，作为档案销毁工作的凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立酒店档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化传输和自动化管理，提高档案管理效率和服务水平，为酒店经营管理提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对已有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[规定分辨率]，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应按照档案分类要求进行命名和存储，建立相应的电子索引目录，便于查询和利用。3.对于新形成的电子文件，应按照档案管理要求进行规范整理和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入：实现档案基本信息的录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并与电子文件进行关联。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案信息。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人姓名、所在部门、借阅日期、归还日期等信息，并进行借阅提醒和逾期管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保障档案信息安全。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复：定期对档案管理信息系统数据进行备份，确保数据安全。同时具备数据恢