云南省村级档案管理制度

PAGE云南省村级档案管理制度一、总则（一）目的为加强云南省村级档案管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合我省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南省行政区域内的所有村级组织，包括村民委员会、村党支部及其他村级自治组织和经济组织。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案实行集中统一管理，由各村指定专人负责档案工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映村级各项工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为村级工作决策、村务公开、村民查询等提供有力支持。4.安全保密原则加强档案安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露和损坏。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构各村应设立档案管理室，作为村级档案集中管理的场所。档案管理室应具备必要的保管条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）档案管理人员1.人员配备各村应配备至少一名专职或兼职档案管理人员，负责村级档案的日常收集、整理编目、保管利用等工作。档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉村级工作流程。2.岗位职责负责制定村级档案管理制度和工作计划，并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。负责档案的保管，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定为利用者提供档案服务。负责档案信息的数字化录入和管理，建立电子档案数据库，提高档案利用效率。参与村级重大活动和重要工作的文件材料收集、整理工作，确保档案的完整性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括村党组织建设、党员管理、党风廉政建设、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖村民委员会组织建设、村民自治、村务公开、财务管理、民政事务、计划生育、治安保卫、环境卫生等工作中产生的文件材料。3.经济发展类涉及农村经济规划、产业发展、土地承包、农业生产、农村合作经济组织建设等方面的文件材料。4.社会事务类：包含教育、文化、卫生、社会保障、扶贫救助等社会事务工作形成的文件材料。5.其他类村级组织在其他工作中形成的具有保存价值的文件材料，如上级检查指导工作形成的文件、村级签订的各类合同协议等。（二）收集要求1.及时收集各村应明确文件材料的形成部门和责任人，确保文件材料形成后及时收集归档，避免文件材料的散失。2.齐全完整收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保档案能够全面反映村级工作全貌。3.真实有效收集的文件材料应真实可靠，不得篡改、伪造文件内容，确保档案的真实性和权威性。（三）整理方法1.分类标准按照档案的形成领域和内容，将村级档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、其他等五大类，每大类下再根据具体内容细分若干小类。2.编号规则对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号采用“年度类别流水号”的形式，如“2023党群001”，表示2023年度党群工作类的第1份档案。3.装订要求对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管与保护（一）保管条件1.库房建设档案管理室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房，库房面积应根据档案数量合理确定。2.设施配备库房内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品、温湿度计等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.短期保管保管期限为10年以下的档案，主要包括一些时效性较强、使用频率较低的文件材料。2.中期保管保管期限为10年至30年的档案，涵盖了村级日常工作中较为重要、具有一定查考价值的文件材料。3.长期保管保管期限为30年以上的档案，包括村级组织建设、重大决策、重要合同协议等具有长远历史价值和查考利用价值的文件材料。（三）定期检查1.检查频率档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查次数。2.检查内容检查档案的保管状况，包括档案是否完好无损、有无褪色、霉变、虫蛀等情况；检查档案的存放秩序，确保档案排列整齐，便于查找；检查档案的数量与登记是否相符，防止档案丢失。3.检查记录对每次检查情况应进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等，检查记录应妥善保存。（四）安全保护措施1.防火措施档案管理室内应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护。严禁在档案管理室内吸烟和使用明火，确保档案库房的消防安全。2.防潮措施库房内应安装防潮设备，如除湿机等，控制库房内的湿度。对易受潮的档案，应采取特殊的防潮包装，如密封袋、防潮纸等。3.防虫措施定期在库房内投放防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案遭受虫害。对已发现虫害的档案，应及时采取熏蒸等处理措施，杀灭害虫。4.防盗措施档案管理室应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案管理人员应严格遵守门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案管理室。5.信息安全措施加强档案信息的安全管理，对电子档案应采取加密存储、备份等措施，防止档案信息泄露。档案管理人员应严格遵守计算机操作规范，不得随意将档案信息拷贝、外传。五、档案的利用与服务（一）利用范围1.内部利用村级组织内部工作人员因工作需要查阅档案，如了解村级历史情况、查询相关政策文件、核实工作依据等。2.外部利用村民因个人事务需要查阅档案，如查询土地承包信息、婚姻登记记录、社会保障信息等；上级部门、其他单位因工作需要查阅村级档案，如检查指导工作、开展调研等。（二）利用手续1.内部利用村级组织内部工作人员查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.外部利用村民查阅档案时，应持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅内容和用途，经村民委员会负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。上级部门、其他单位查阅档案时，应出具单位介绍信，填写《档案查阅登记表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（三）利用方式1.现场查阅利用者可到档案管理室现场查阅档案，档案管理人员应在现场提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.复制提供根据利用者的需求，档案管理人员可为利用者提供档案复印件。复制档案时，应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人姓名、复制内容等信息。（四）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用日期、利用者姓名、利用内容、利用方式等信息。利用登记应定期整理归档，以便日后查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织各村应成立档案鉴定小组，由村党组织负责人、村民委员会负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐份审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类型、同年度的其他档案进行比较，分析其重要性和独特性，确定档案的价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.审批《档案销毁清册》经村党组织负责人、村民委员会负责人审核签字后，报乡镇（街道）档案管理部门审批。3.销毁实施经批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁