危化运输档案管理制度

PAGE危化运输档案管理制度一、总则（一）目的为加强危险化学品运输档案管理，确保危险化学品运输全过程信息的准确、完整、可追溯，保障运输安全，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及危险化学品运输的业务活动，包括运输计划制定、车辆调配、驾驶员和押运员管理、货物装卸、运输过程监控以及运输后的总结评估等环节所形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映危险化学品运输业务的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖危险化学品运输业务的各个方面，保证档案资料的全面性和系统性。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档、保管和查阅等环节应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对于涉及商业机密、运输路线、货物特性等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善危化运输档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门做好档案资料的收集、整理、归档工作。负责危化运输档案的集中保管，确保档案的安全和完整。按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.运输业务部门负责本部门危化运输业务档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的准确性和完整性。按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交归档。在业务活动中，严格按照档案管理制度的规定，规范档案的形成和使用。3.安全管理部门负责审核危化运输档案中涉及安全管理的相关内容，确保符合安全法规和标准要求。参与档案管理工作的监督检查，提出改进安全管理档案的意见和建议。4.其他相关部门按照各自职责，配合做好危化运输档案管理的相关工作，提供所需的档案资料。二、档案内容及分类（一）运输资质档案1.公司资质文件营业执照副本复印件道路运输经营许可证副本复印件危险化学品经营许可证副本复印件（如涉及）企业法人代码证复印件税务登记证复印件2.车辆资质文件车辆行驶证复印件车辆道路运输证复印件车辆技术等级评定证书复印件车辆定期维护保养记录及检测报告车辆保险凭证复印件3.驾驶员和押运员资质文件驾驶员驾驶证复印件驾驶员从业资格证复印件押运员从业资格证复印件驾驶员和押运员安全培训记录及考核证书驾驶员和押运员健康证明（二）运输计划档案1.托运单：详细记录危险化学品的名称、数量、规格、包装、起运地、目的地、运输时间等信息。2.运输合同：与托运人签订的运输合同，明确双方的权利和义务，包括运输费用、运输期限、安全责任等条款。3.运输路线规划：根据危险化学品的特性和相关法规要求，制定的合理运输路线，包括途经地点及预计行驶时间等。4.特殊运输要求说明：如对温度、湿度、防震、防泄漏等特殊条件的要求及相应措施。（三）货物档案1.危险化学品安全技术说明书（MSDS）：包含化学品的理化特性、毒性、危险性、急救措施、消防措施等详细信息。2.货物包装检验报告：证明货物包装符合运输要求的检验报告。3.货物标签样本：货物所张贴的危险化学品标签样本，标注化学品名称、危险性类别、警示标志等信息。4.货物出入库记录：记录危险化学品的出入库时间、数量、规格、批次等信息。（四）运输过程档案1.车辆运行记录：通过GPS系统或行车记录仪记录的车辆行驶轨迹、速度、停车时间等信息。2.运输过程监控记录：包括视频监控、音频监控等记录，用于查看运输过程中车辆及货物的状态。3.装卸记录：记录危险化学品装卸的时间、地点、操作人员、装卸方式、货物数量及状态等信息。4.异常情况处理记录：如交通事故、货物泄漏、设备故障等异常情况的发生时间、地点、经过、处理措施及结果等详细记录。（五）安全管理档案1.安全管理制度：公司制定的危化运输安全管理制度、操作规程等文件。2.安全检查记录：定期和不定期的安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。//此处可根据实际情况进一步细分安全检查的类别，如车辆安全检查、驾驶员操作规范检查等3.事故应急预案及演练记录：公司制定的危化运输事故应急预案，以及应急演练的方案、过程记录和总结评估报告。4.安全培训记录：对驾驶员、押运员、装卸人员等开展的安全培训计划、培训内容、培训时间、培训人员签到表及考核成绩等记录。（六）其他档案1.客户信息档案：托运人的基本信息、联系方式、信用记录等。2.与危化运输相关的法律法规、标准文件及政策解读资料。3.其他与危化运输业务相关的重要文件和资料。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.在业务活动过程中，相关人员应按照档案管理的要求，及时将形成的各类文件、记录、报告等资料进行整理和分类，移交档案收集责任人。3.对于外来文件，如政府部门的通知、法规文件等应及时收集，并进行登记和归档。（二）整理方法1.分类整理：按照档案内容的分类标准，对收集到的档案资料进行分类，确保同一类别的资料集中存放。2.编号标识：为每一份档案资料编制唯一的编号，便于识别和查询。编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，例如：“YW2023001”，其中“YW”代表运输业务档案，“2023”表示年份，“001”为该年份此类档案的顺序号。3.装订成册：对于纸张较多的档案资料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订厚度不宜过厚，以便于查阅和保管。4.编制目录：为每一类档案编制详细的目录，目录应包含档案编号、名称、日期、页码等信息，方便快速查找档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料，经初步审核无误后，填写档案移交清单，注明档案名称、编号、数量、移交部门、移交人、接收人等信息。2.将档案移交清单及档案资料一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案资料进行再次审核，确认符合归档要求后，办理归档手续，将档案资料存入专门的档案库房。（二）保管要求1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内设置足够数量的档案架、柜，按照档案类别和编号顺序进行排列，便于存放和查找。配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施。2.档案存放方式档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于通风和管理。对于纸质档案，应采用竖放方式，避免档案纸张弯曲变形。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.档案保管期限根据国家法律法规和行业标准的要求，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。运输资质档案、安全管理档案等重要档案应长期保管；运输计划档案、货物档案等一般档案保管期限为中期；运输过程档案中的日常运行记录等可根据实际情况确定为短期保管，但涉及重大事故或特殊情况的记录应长期保管。4.档案清查与盘点档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确、档案资料完整无损。清查盘点过程中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。对清查盘点结果应进行详细记录，形成清查报告，存档备查。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅危化运输档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员按照规定查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅危化运输档案的，除填写档案查阅申请表并经所在部门负责人签字批准外，还需经档案管理部门负责人同意。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。六,档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复或补充，且已履行相关审批手续的，可以进行销毁。3.涉及商业机密、国家机密等特殊档案，需按照国家相关法律法规的规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满或已无保存价值的档案进行清理，提出销毁意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、销毁原因、数量等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报