工勤人员档案管理制度

PAGE工勤人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工勤人员档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体工勤人员档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司工勤人员档案由人力资源部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映工勤人员的实际情况，确保信息的准确性。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司人力资源管理提供有力支持。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）。3.家庭住址、婚姻状况、家庭成员信息。（二）入职信息1.入职时间、入职部门、岗位名称。2.劳动合同签订情况（合同期限、续签记录等）。（三）教育背景1.最高学历、毕业院校、所学专业。2.学历证书编号、学位证书编号。3.入学时间、毕业时间。（四）工作经历1.以往工作单位名称、工作岗位、工作时间。2.工作职责、工作业绩、奖惩情况。（五）培训记录1.参加公司内部培训课程的名称、时间、培训效果评估。2.参加外部专业培训、技能培训的相关证书及培训记录。（六）考核评价1.年度绩效考核结果、考核评语。2.季度考核、月度考核相关记录。（七）薪酬福利1.工资发放记录、薪资调整记录。2.社保缴纳情况、公积金缴纳情况。3.其他福利享受情况（如带薪年假、节日福利等）。（八）奖惩情况1.公司内部表彰、奖励的文件及证书。2.违反公司规章制度的处罚记录。（九）职业技能1.专业技能证书（如电工证、厨师证等）。2.技能水平评定记录。（十）其他信息1.个人健康状况记录（如体检报告等）。2.个人职业发展规划、培训需求等相关材料。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《工勤人员档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容。2.员工应提供相关证明材料的原件及复印件，包括身份证、学历证书、学位证书、劳动合同等，人力资源部门负责审核并留存复印件。3.人力资源部门根据员工填写的信息和提供的证明材料，建立新员工档案，并将档案信息录入公司人力资源管理系统。（二）档案材料收集1.人力资源部门定期收集工勤人员的档案材料，包括年度绩效考核结果、培训记录、奖惩情况等。2.各部门应及时将涉及本部门员工的相关材料提交给人力资源部门，确保档案材料的及时更新。3.员工个人如有信息变更或新增材料，应及时向人力资源部门提交申请，经审核后更新档案。四、档案整理与归档（一）档案分类1.按照档案内容的性质，将工勤人员档案分为个人基本信息类、入职信息类、教育背景类、工作经历类、培训记录类、考核评价类、薪酬福利类、奖惩情况类、职业技能类、其他信息类等十大类。2.在每大类下，根据具体内容进一步细分小类，如工作经历类可分为以往工作单位、工作岗位、工作时间等小类。（二）档案编号1.为便于档案管理和查询，为每位工勤人员的档案编制唯一的编号。编号采用[公司简称首字母缩写+四位数字]的形式，如[GS0001]。2.编号应按照一定的顺序编排，确保编号的连续性和系统性。（三）档案整理1.人力资源部门负责对收集到的档案材料进行整理，去除重复、无效的材料，确保材料的完整性和准确性。2.将整理好后的档案材料按照分类顺序进行排列，同一类材料按照时间顺序排列。3.对每份档案材料进行编号，并在材料右上角加盖档案编号章。（四）档案归档1.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、员工姓名、档案类别等信息。2.按照档案编号顺序，将档案盒存放在档案柜中，建立档案存放索引，便于快速查找档案。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅工勤人员档案。2.公司领导因工作需要可查阅工勤人员档案，但需经人力资源部门负责人批准。3.其他部门因工作需要查阅工勤人员档案，需填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字、人力资源部门负责人批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等信息。2.将申请表提交给相关负责人审批。3.审批通过后，查阅人到人力资源部门档案管理室查阅档案，档案管理人员应在场监督查阅过程，确保档案安全。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后应及时将档案归还档案管理人员。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅工勤人员档案的，需经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案范围、借阅期限等信息。2.将申请表提交给公司分管领导审批。3.审批通过后，借阅人到人力资源部门档案管理室办理借阅手续，档案管理人员应详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息，并要求借阅人签字确认。4.借阅人应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损，确保档案的安全和完整。5.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。六、档案保管与保密（一）档案保管1.人力资源部门应设立专门的档案管理室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。（二）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。2.未经公司领导批准，任何人不得擅自复制、传播工勤人员档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人的行为，确保档案信息不被泄露。4.对涉及公司商业秘密、个人隐私的档案信息，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。七、档案更新与维护（一）信息更新1.工勤人员个人基本信息、工作经历发生变更时，应及时向人力资源部门提交《档案信息变更申请表》，并提供相关证明材料。2.人力资源部门审核通过后，及时更新档案信息，并在人力资源管理系统中进行相应的修改。3.员工学历、技能等证书信息发生变更时，应及时提交新的证书原件及复印件，人力资源部门审核后更新档案。（二）档案维护1.定期对档案进行整理和装订，确保档案的整齐、美观。2.对破损、褪色的档案材料进行修复或更换，保证档案的可读性。3.根据公司发展和档案管理的需要，适时调整档案分类和编号规则，确保档案管理的科学性和规范性。八、档案销毁（一）销毁条件1.工勤人员离职、退休或死亡后，其档案保存[X]年后，经人力资源部门审核，确无保存价值的，可进行销毁。2.档案材料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部门填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交给公司分管领导审批。3.审批通过后，由人力资源部门会同公司纪检监察部门共同对拟销毁