为保安建立个人档案制度

PAGE为保安建立个人档案制度一、总则（一）目的为加强公司保安队伍的规范化管理，全面、准确、及时地掌握保安人员的基本情况、工作表现、培训经历等信息，为保安人员的选拔、任用、考核、奖惩、培训等提供依据，特制定本个人档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体保安人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映保安人员的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集保安人员的各类信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密保安人员的个人档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据保安人员的工作变动、培训情况、奖惩情况等及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：记录保安人员的基本身份信息。2.身份证号码：准确登记保安人员的身份证号码。3.政治面貌：填写保安人员的政治面貌，如中共党员、共青团员、群众等。4.学历、毕业院校、专业：记录保安人员的学历层次、毕业院校及所学专业。5.联系方式（手机号码、电子邮箱）：方便公司与保安人员进行沟通联系。6.家庭住址：详细记录保安人员的家庭住址。（二）入职信息1.入职时间、入职渠道：明确保安人员的入职日期及入职途径，如招聘网站、内部推荐等。2.入职岗位：记录保安人员入职时所担任的岗位。3.试用期情况：包括试用期表现、考核结果、是否通过试用期等。（三）培训记录1.公司内部培训：记录参加公司组织的各类保安业务培训课程，包括培训时间、培训内容、培训考核成绩等。2.外部培训：如参加行业协会组织的培训、政府部门举办的专业培训等，详细记录培训时间、培训地点、培训内容、培训证书等信息。（四）工作经历1.岗位变动记录：按照时间顺序记录保安人员在公司内的岗位变动情况，包括变动时间、变动原因、新岗位名称等。2.工作表现记录：由保安人员的上级领导定期填写工作表现评价，内容涵盖工作态度、工作能力、工作业绩、遵守规章制度情况等方面，可采用定性与定量相结合的方式进行评价。（五）奖惩记录1.奖励情况：记录保安人员获得的公司级、市级及以上的各类奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚情况：详细记录保安人员受到的警告、罚款、停职、辞退等处罚，包括处罚时间、处罚原因、处罚依据等。（六）健康状况1.入职体检报告：保存保安人员入职时的体检报告，包括身体各项指标检查结果。2.定期健康检查记录：记录保安人员每年进行的定期健康检查情况，如有异常情况及时跟踪记录。（七）其他信息1.职业资格证书：如保安证、消防设施操作员证等相关职业资格证书的复印件及有效期记录。2.特殊技能或特长：记录保安人员具备的特殊技能，如擒拿格斗、驾驶技能等，以及个人特长。3.个人荣誉证书：除公司奖励外的其他个人获得的荣誉证书，如见义勇为荣誉证书等。三、档案建立与归档（一）档案建立1.新入职保安人员在办理入职手续时，由人力资源部门负责收集其个人基本信息、入职信息等资料，并填写《保安人员个人档案信息登记表》。2.保安人员所在部门负责收集其培训记录、工作经历、奖惩记录等相关资料，并及时提交给人力资源部门。3.人力资源部门指定专人负责将收集到的各类资料进行整理、分类，建立保安人员个人档案。（二）档案归档1.保安人员个人档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案按照档案内容分类顺序装订成册，电子档案以电子文档形式存储在公司指定的服务器上，并建立相应的索引目录，便于查询。2.档案编号采用统一格式，由部门代码、入职年份、顺序号组成。例如：BA2023001，其中“BA”代表保安部门，“2023”代表入职年份，“001”代表该部门该年份入职的第1名保安人员。3.档案建立后，由人力资源部门负责在档案封面及首页加盖“保安人员个人档案”印章，并注明档案编号、建立日期等信息。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门：有权查阅保安人员的全部档案信息，用于人员管理、调配、考核等工作。2.保安人员所在部门负责人：可查阅本部门保安人员的档案信息，但仅限于与工作相关的内容，如工作表现、培训记录等，查阅目的需明确记录。3.公司领导：因工作需要，经公司领导批准后，可查阅相关保安人员的档案信息。（二）查阅流程1.查阅人填写《保安人员个人档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等信息。2.将申请表提交给人力资源部门负责人审批，审批通过后，由人力资源部门档案管理人员负责提供档案查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应保持档案整洁，不得涂改、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅保安人员个人档案，如有特殊情况需要借阅，需经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前向人力资源部门提出申请并说明原因。（四）借阅流程1.借阅人填写《保安人员个人档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息。2.将申请表提交给公司分管领导审批，审批通过后，由人力资源部门档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员向借阅人提供档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅人姓名、借阅时间、预计归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员负责对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。五、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每半年对保安人员个人档案进行一次全面梳理，检查档案内容是否完整、准确，如有缺失或错误信息及时补充更正。2.各部门应在每月底前将本部门保安人员的培训记录、工作表现评价、奖惩情况等资料提交给人力资源部门，以便及时更新档案。（二）动态更新1.保安人员如有岗位变动、培训经历、奖惩情况等信息发生变化，所在部门应在变动发生后的[X]个工作日内将相关资料提交给人力资源部门，由人力资源部门负责更新档案。2.人力资源部门收到新的档案资料后，应及时进行审核、整理，并将更新后的信息录入电子档案系统。（三）档案维护1.档案管理人员应定期对纸质档案进行检查，如发现档案纸张破损、字迹模糊等情况，应及时进行修复或重新打印。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，要做好电子档案系统的安全维护工作，设置合理的用户权限，防止数据泄露和非法访问。六、档案保管与销毁（一）保管期限保安人员个人档案的保管期限为自离职之日起[X]年。（二）保管要求1.人力资源部门应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案安全存放。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放有序。（三）销毁程序1.档案保管期满后，由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《保安人员个人档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案编号、姓名、入职时间等信息。2.将申请表提交给公司分管领导审批，审批通过后，由人力资源部门会同监察部门共同对拟销毁的档案进行审核确认。3.审核确认无误后，由档案管理人员负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，