员工档案丢失处罚制度

PAGE员工档案丢失处罚制度一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整性、准确性和安全性，维护公司和员工的合法权益，特制定本处罚制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及涉及员工档案管理的相关部门和人员。（三）档案定义员工档案是指公司在招聘、培训、考核、晋升、薪酬、福利、奖惩等人力资源管理活动中形成的，反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等内容的文件材料。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司员工档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性和保密性。2.真实准确原则档案内容应真实、准确、完整，如实反映员工的实际情况。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。二、档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善员工档案管理制度，并组织实施。2.负责员工档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.负责审核员工档案内容的真实性和完整性，对不符合要求的档案进行补充和完善。4.负责对涉及员工档案管理的相关部门和人员进行培训和指导。5.负责对违反档案管理制度的行为进行调查和处理。（二）各部门职责1.负责本部门员工档案材料的收集、整理和移交工作，并确保材料的真实性和完整性。2.配合人力资源部门做好员工档案的查阅、借阅等工作。3.负责对本部门员工档案的安全保管，防止档案丢失、损坏、泄露。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责员工档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的准确性和完整性。4.严格遵守档案安全保密规定，不得擅自泄露档案内容。5.对违反档案管理制度的行为及时报告，并协助进行调查和处理。三、档案收集与整理（一）档案收集1.员工入职时，应提交个人简历、身份证、学历证书、学位证书、资格证书、劳动合同等相关材料。2.员工在工作期间，应及时提交培训记录、考核结果、奖惩情况、岗位变动等相关材料。3.员工离职时，应提交离职证明、工作交接清单等相关材料。4.各部门应指定专人负责收集本部门员工的档案材料，并定期移交人力资源部门。（二）档案整理1.人力资源部门收到档案材料后，应及时进行整理。整理内容包括分类、编号、装订、编目等。2.档案应按照员工类别、档案内容类别进行分类，如个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。3.档案应按照一定的顺序进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。5.档案应编制目录，目录应包括档案编号、档案名称、档案内容、页码等信息。四、档案保管（一）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的准确性和完整性。5.对重要档案应采取备份措施，备份档案应异地存放，确保档案的安全性。（二）保管期限1.员工档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定。一般情况下，员工档案的保管期限为员工离职后[X]年。2.对于涉及员工重大权益、重要历史事件等档案，应长期保管。（三）档案销毁1.档案保管期限届满后，由人力资源部门提出档案销毁申请，经公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，销毁过程应进行记录，记录内容包括档案名称、档案编号、销毁时间、销毁方式等。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅员工档案，应填写《员工档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.人力资源部门因工作需要查阅员工档案，可直接查阅。3.公司外部单位或个人查阅员工档案，应出具单位介绍信或个人有效身份证件，并填写《员工档案查阅申请表》，经公司领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应遵守档案安全保密规定，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换等。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《员工档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅员工档案，应填写《员工档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。2.公司外部单位或个人借阅员工档案，应出具单位介绍信或个人有效身份证件，并填写《员工档案借阅申请表》，经公司领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《员工档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人员应在档案管理人员的陪同下办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.借阅人员应遵守档案安全保密规定，不得擅自将档案转借他人或用于其他用途。4.借阅人员借阅档案后，应及时归还档案管理人员，并在《员工档案借阅登记表》上签字确认。如逾期未还，档案管理人员应及时催还。六、档案丢失处罚措施（一）一般过失处罚1.因档案管理人员疏忽大意，导致员工档案丢失或损坏，但能够及时找回部分档案或采取有效措施减少损失的，给予档案管理人员警告处分，并责令其在规定时间内找回丢失的档案或采取补救措施。2.因其他部门人员保管不善，导致员工档案丢失或损坏，但能够及时报告并协助采取措施减少损失的，给予该部门负责人警告处分，并责令其配合档案管理人员进行调查和处理。（二）严重过失处罚1.因档案管理人员故意或重大过失，导致员工档案丢失或损坏，造成严重后果的，给予档案管理人员记过以上处分，并责令其承担相应的经济赔偿责任。2.因其他部门人员故意或重大过失，导致员工档案丢失或损坏，造成严重后果的，给予该部门负责人记过以上处分，并责令其承担相应的经济赔偿责任。同时，对相关责任人进行通报批评，视情节轻重决定是否解除劳动合同。（三）法律责任1.因档案丢失给员工造成损失的，公司应依法承担赔偿责任。2.因档案丢失导致公司违反法律法规或行业标准的，公司应承担相应的法律责任。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人和档案管理人员代表。2.档案管理监督小组负责对公司员工档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括工作态度、工作效率、工作质量等。3.档案的完整性、准确性和安全性，包括档案内容是否齐全、真实，档案保管是否符合要求，档案信息是否泄露等。（三）检查结果处理1.档案管理监督小组对检查中发现的问题应及时提出整改意见，并责令相关部门和人员限期整改。2.对违反档案管理制度的行为，应按照本制度的规定