某公司档案收集制度

PAGE某公司档案收集制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构，以及公司全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案收集应确保档案内容真实、准确、完整，反映公司各项工作的实际情况，不得遗漏、篡改或伪造档案资料。3.及时有效原则各部门和员工应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和有效性，以便档案能够及时发挥作用。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为公司的决策、生产经营、管理等工作提供有力支持。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件，如考勤制度、财务制度、人事制度等。3.公司会议文件，包括会议通知、会议纪要、会议决议等。4.公司领导的重要讲话、批示、指示等文件。5.公司与上级主管部门及其他相关单位的往来文件，如请示、报告、批复、函件等。6.公司行政事务处理文件，如工作计划、总结、统计报表、介绍信、证明信等。7.公司荣誉证书、奖状、奖杯等相关资料。（二）人事管理类档案1.员工个人档案，包括员工入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。2.员工招聘、录用、调动、晋升、离职等相关文件，如招聘计划、面试评估表、录用通知、调动审批表、晋升文件、离职证明等。3.公司人事任免文件，包括干部任免审批表、任职通知等。4.公司员工培训计划、培训教材、培训记录、培训考核成绩等资料。5.公司员工绩效考核文件，包括考核标准、考核方案、考核结果等。6.公司员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、福利政策等。7.公司员工社会保险、住房公积金等相关资料。（三）财务管理类档案1.公司财务预算、决算文件，包括预算报表、决算报表、预算执行情况分析报告等。2.公司财务会计凭证、账簿、报表等资料，如记账凭证、总账、明细账、日记账、资产负债表、利润表（损益表）、现金流量表等。3.公司财务审计报告、税务审计报告、资产评估报告等相关文件。4.公司财务管理制度、规定、办法等文件，如财务报销制度、资金管理制度、成本核算制度等。5.公司财务收支文件，如发票、收据、银行对账单、支票存根等。6.公司财务档案保管期限表、销毁清册等相关资料。（四）市场营销类档案1.公司市场调研报告、市场分析预测报告等文件。2.公司产品宣传资料，如产品手册、宣传单页、海报、广告片等。3.公司销售合同、订单、协议等文件，包括销售合同文本、订单明细、合同执行情况记录等。4.公司客户资料，如客户基本信息、客户需求分析、客户投诉处理记录等。5.公司市场推广活动文件，如活动策划方案、活动执行记录、活动效果评估报告等。6.公司竞争对手资料，如竞争对手分析报告、竞争对手产品信息等。（五）生产管理类档案1.公司生产计划、生产调度文件，如生产计划安排表、生产进度跟踪表等。2.公司产品研发文件，包括产品设计图纸、工艺流程图、技术标准、研发项目立项报告、研发项目结题报告等。3.公司生产设备档案，如设备购置合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录、设备报废申请及审批文件等。4.公司生产质量控制文件，如质量标准、检验规范、检验报告、质量事故处理记录等。5.公司安全生产文件，如安全生产管理制度、安全操作规程、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等。6.公司物资采购文件，包括采购计划、采购合同、采购订单、物资验收记录等。（六）技术研发类档案1.公司科研项目立项文件，如项目申请书、项目可行性研究报告、项目立项批复等。2.公司科研项目研究过程文件，包括研究方案、实验记录、数据分析报告、研究阶段总结报告等。3.公司科研项目成果文件，如专利证书、软件著作权证书、科技成果鉴定证书、科研项目结题报告等。4.公司技术创新文件，如技术创新方案、技术改进措施、技术创新成果应用报告等。5.公司技术合作文件，包括技术合作协议、合作项目进展报告、合作项目成果报告等。（七）其他类档案1.公司重大活动文件，如庆典活动、年会活动、大型会议等相关文件，包括活动策划方案、活动组织实施记录、活动照片、活动视频等。2.公司对外宣传报道文件，如新闻稿件、媒体报道、宣传册等。3.公司与其他单位签订的合作协议、合同等文件。4.公司收到的各类荣誉证书、奖状、奖杯等相关资料的原件及复印件。5.公司员工个人撰写的具有一定价值的论文、著作等资料。6.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。三、档案收集职责分工（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案收集制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集工作，定期对各部门档案收集情况进行检查和考核。3.负责收集公司行政管理类档案、部分人事管理类档案（如公司层面的人事任免文件等）以及其他综合性档案。4.对各部门移交的档案进行整理、分类、编号、装订等初步加工，确保档案的规范性和完整性。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和保管工作，指定专人负责档案管理，并确保档案管理人员相对稳定。2.按照公司档案收集制度的要求，及时将本部门办理完毕的文件材料进行分类整理，定期移交公司综合管理部门。3.负责对本部门档案的真实性、完整性和准确性进行审核，确保档案质量。4.积极配合公司综合管理部门的档案收集工作，提供必要的协助和支持。（三）员工个人1.员工应及时将本人在工作中形成的文件材料交所在部门档案管理人员统一保管，不得私自留存。2.员工对本人档案材料的真实性、完整性负责，如有虚假或遗漏情况，应及时更正和补充。四、档案收集流程（一）文件材料形成1.各部门和员工在工作过程中应按照公司相关规定和业务流程，及时形成各类文件材料，并确保文件材料的质量。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全，注明日期等相关信息。（二）部门整理1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行收集和整理，按照档案收集范围进行分类。2.对文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，剔除重复、无效或不符合要求的文件材料。3.将整理好的文件材料进行装订或装盒，填写档案目录清单，注明文件材料的名称、日期、编号、保管期限等信息。（三）移交归档1.各部门档案管理人员应在规定的时间内，将整理好的档案移交公司综合管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部门档案管理人员对接收的档案进行再次审核和整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和规范性。3.将整理好的档案存入档案库房，并建立档案检索目录，方便档案的查阅和利用。五、档案收集时间要求（一）定期收集1.各部门应每月末对本部门当月形成的文件材料进行收集整理，于次月上旬移交公司综合管理部门。2.公司综合管理部门应每季度末对各部门移交的档案进行汇总整理，建立季度档案目录清单。（二）不定期收集1.对于公司重大活动、重要项目、紧急事件等形成的文件材料，相关部门应在活动结束、项目完成或事件处理完毕后及时收集整理，并在规定时间内移交公司综合管理部门。2.公司综合管理部门根据工作需要，可随时要求各部门提供相关档案资料进行补充或完善。六、档案整理与分类（一）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档的文件材料应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变文件应予复制。3.整理档案时，应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（二）分类方法1.公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。2.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。3.机构（问题）分类：按照公司内部机构设置或问题性质进行分类，如行政管理类、人事管理类、财务管理类等。4.保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。七、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等相关文件。2.公司年度财务决算报表。3.公司重要合同、协议，如长期合作协议、重大投资合同等。4.公司重要会议文件，如涉及公司战略决策、重大事项的会议纪要等。5.公司领导的重要讲话、批示、指示等文件。6.公司荣誉证书、奖状、奖杯等相关资料的原件。7.公司科研项目成果文件，如专利证书、软件著作权证书、科技成果鉴定证书等。（二）长期保管（15年以上）1.公司内部管理制度、规定、办法等文件。2.公司员工个人档案（除永久保管部分）。3.公司财务会计凭证、账簿、报表等资料（除年度财务决算报表）。4.公司销售合同、订单、协议等文件（除重要合同、协议）。5.公司生产设备档案（除设备购置合同等永久保管部分）。6.公司生产质量控制文件。7.公司安全生产文件。（三）短期保管（15年以下）1.公司行政事务处理文件，如工作计划、总结、统计报表等。2.公司与上级主管部门及其他相关单位的往来文件（除重要文件）。3.公司员工培训计划、培训教材、培训记录等资料。4.公司员工绩效考核文件（除重要考核结果）。5.公司财务收支文件，如发票、收据、银行对账单等。6.公司市场调研报告、市场分析预测报告等文件（除重要报告）。7.公司产品宣传资料。八、档案保管与保护（一）档案库房管理1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入，档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案的安全。（二）档案整理与装订1.档案管理人员应按照档案整理要求，对接收的档案进行整理和装订，确保档案的整齐、美观和牢固。2.档案装订应使用符合档案保管要求的装订材料，如线绳、胶水等，不得使用金属装订物。3.档案装订时，应注意保持文件的原有顺序和完整性，不得随意裁剪或损坏文件。（三）档案数字化管理1.公司应逐步推进档案数字化管理工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便档案的查阅和利用。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（四）档案安全保护措施1.加强档案安全意识教育，提高全体员工对档案安全重要性的认识，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生。2.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案管理各个环节的安全监督和检查。3.对档案库房、档案设备等进行定期检查和维护，确保档案保管环境的安全可靠。4.加强对档案查阅、借阅、利用等环节的管理，严格履行审批手续，防止档案被非法查阅、借阅或利用。5.制定档案应急预案，对可能发生的档案安全事故进行预防和处置，确保在突发情况下能够迅速采取措施，减少损失。九、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字批准后，到公司综合管理部门查阅。2.根据查阅档案的密级和重要程度，必要时需经公司分管领导或主要领导批准。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应出具单位介绍信，说明查阅目的和范围，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导或主要领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员的陪同下，在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁档案材料。3.如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字批准后，到公司综合管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁档案材料。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（四）利