测绘单位档案管理制度

PAGE测绘单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强测绘单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在测绘生产、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本测绘单位及所属各部门、分支机构在测绘项目实施、行政管理、技术研发等活动中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则本单位档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责统筹协调档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映测绘工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理测绘工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，不遗漏重要信息。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责本单位档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目（编号）、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员素质。7.开发利用档案信息资源，为测绘生产、科研、管理等工作提供档案信息服务。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编目等基础工作，便于档案的集中管理。3.配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和意见。4.在档案利用过程中，严格遵守档案管理制度，履行借阅、归还等手续，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.测绘项目档案包括测绘任务书、技术设计书、原始观测记录、计算资料、成果图件、检查报告、验收报告等。2.行政管理档案包括单位文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、资质证书、合同协议等。3.技术研发档案包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果、专利申请文件等。4.设备仪器档案包括设备仪器购置合同、说明书、操作规程、维修记录、报废鉴定等。5.其他档案如荣誉证书、宣传资料、外事活动档案等。（二）收集要求1.各部门应在档案形成后及时收集，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要的测绘项目档案，应在项目结束后[X]个工作日内移交档案管理部门。3.收集的档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。（三）整理原则与方法1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容相符。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.测绘项目档案类按照测绘项目的类别进一步细分，如地形测绘、工程测量、地籍测绘、房产测绘等。2.行政管理档案类分为党群工作、行政管理、人事管理、财务管理、业务管理等二级类目。3.技术研发档案类根据科研项目的领域和性质进行分类，如地理信息系统研发、遥感技术应用研究等。4.设备仪器档案类按照设备仪器的类型进行分类，如测量仪器、绘图设备、计算机设备等。5.其他档案类将不属于上述类别的档案归为其他档案类，如荣誉档案、宣传档案等。（二）编号方法1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：本单位的全宗号由上级档案管理部门统一给定。3.目录号：根据档案分类方案，对每一类档案编制目录号，目录号采用阿拉伯数字表示。4.案卷号：在每一类档案目录下，按照案卷的排列顺序编制案卷号，案卷号也采用阿拉伯数字表示。5.件号：对于卷内文件，按照文件的排列顺序编制件号，件号同样采用阿拉伯数字表示。例如，某测绘项目档案的编号为：[全宗号][目录号][案卷号][件号]，其中目录号为测绘项目档案类的编号，案卷号为该项目档案中某一卷的编号，件号为该卷内某一份文件的编号。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、防盗报警装置等安全设施。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找，同时应标明档案类别和存放位置。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和测绘行业特点，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：具有重要历史价值、科学研究价值或涉及本单位核心业务的档案，如测绘成果的原始数据、重要的技术文件、长期保存的行政管理文件等。3.长期保管的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为[X]年。4.短期保管的档案：保存期限较短，对本单位当前工作有一定参考价值的档案，保管期限一般为[X]年。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅制度，确保档案在借阅过程中的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，需按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续，并按照约定时间归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用手续1.本单位人员查阅、借阅档案，应持有效证件到档案管理部门办理登记手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅档案的内容和目的，并按照规定缴纳查阅、复制等费用。3.查阅、借阅档案时，利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行跟踪监督，确保档案及时归还，未出现丢失、损坏等情况。2.对涉及重要档案的利用情况，应进行记录和统计，定期向上级领导汇报。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定和标准。2.本单位档案管理制度中关于档案保管期限的要求。3.档案的现实利用价值和历史价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定依据，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。3.对于已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案销毁审批表。4.档案销毁审批表经单位主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方法1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行销毁，同时对存储介质进行物理销毁。（五）销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。销毁记录应保存[X]年以上。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，为单位各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于[X]dpi。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份电子档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份存储介质应异地存放。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与维护实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案信息。3.借阅管理对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，记录借阅情况，实现对档案借阅的全程跟踪。4.统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成统计报表，为档案管理决策提供数据支持。