档案管理制度xiaoxue

PAGE档案管理制度xiaoxue小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由学校综合档案室集中统一管理，各部门、各年级组、各班级应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.真实、完整、系统原则：档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性和系统性，便于查阅和利用。3.方便利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，为学校各项工作提供优质服务。4.安全保密原则：档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室学校设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的集中统一管理工作。综合档案室的职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管学校各部门、各年级组、各班级移交的档案，对档案进行分类、编目、上架等管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利条件。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案信息服务，开展档案编研工作，编写学校大事记、组织沿革及其他专题资料。6.负责对学校各部门、各年级组、各班级档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全，配备必要的档案保护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）各部门、各年级组、各班级档案管理人员各部门、各年级组、各班级应指定专人负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理和移交工作，其职责如下：1.负责收集本部门、本年级组、本班级在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的完整、准确。2.按照学校档案管理制度的要求，对收集到的文件材料进行初步整理，分类存放，定期向学校综合档案室移交。3.协助学校综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几个方面：1.党群工作类：学校党组织的各种文件材料，如党委会议记录、工作计划、工作总结、党员名册、入党申请书、转正申请书等。2.行政管理类：学校行政机构的各种文件材料，如行政会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事任免文件、学校发展规划、年度工作计划与总结等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教学日历、教案、教学课件、学生成绩册、教学质量分析报告、教学改革方案、教学评估材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、学生奖惩材料、学生综合素质评价材料、学生毕业档案等。5.后勤管理类：学校基本建设档案、固定资产档案、物资采购档案、财务管理档案、后勤服务档案等。6.安全管理类：学校安全工作制度、安全检查记录、安全事故处理材料、安全教育材料等。7.科研管理类：学校科研项目申报材料、科研成果鉴定材料、科研论文发表材料等。8.外事工作类：学校外事活动文件材料、对外交流合作协议、外宾来访记录等。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各班级应明确档案收集责任人，负责本部门、本年级组、本班级档案的收集工作，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集责任人应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本年级组、本班级在工作活动中形成的各种文件材料，做到随办随收，防止文件材料的散失。3.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的文件材料，应及时补充或更正。4.各部门、各年级组、各班级应定期将收集到的文件材料移交学校综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）归档要求1.学校综合档案室对接收的档案应及时进行整理归档，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合要求。对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.归档的文件材料应按照年度、类别、保管期限等进行排列，编制档案目录，建立档案检索体系，便于档案的查阅利用。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分开整理。2.机构（问题）：按照学校内部机构设置或问题性质进行分类，如党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理、安全管理、科研管理、外事工作等。3.保管期限：根据文件材料的保存价值，将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。（三）整理步骤1.区分全宗：以学校为一个全宗，将学校各部门、各年级组、各班级形成的档案集中统一整理。2.分类：按照年度机构（问题）保管期限分类法，对档案进行分类。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、折叠或裱糊，使其规格统一，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和利用。4.编页号：对装订后的档案进行编页号，页号应编写在文件材料正面的右上角，背面的左上角，空白页不编号。5.编目：编制档案目录，档案目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限等项目。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号等项目。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设立专门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，以保证档案的质量。（三）档案上架档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。档案架应标注全宗号、年度、机构（问题）、保管期限等信息，以便于识别和管理。（四）档案保管期限的划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括学校制定的重要规章制度、学校发展规划、年度工作计划与总结、学校大事记、组织沿革、学校基本建设档案、固定资产档案、财务决算、重要的人事任免文件、教学改革方案、科研成果等。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。主要包括学校一般的规章制度、教学计划、教学大纲、课程表、教学日历、教案、学生成绩册、教学质量分析报告、学生学籍档案、学生奖惩材料、物资采购档案、后勤服务档案等。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。主要包括学校临时性的工作文件、一般性的会议记录、学生综合素质评价材料等。（五）档案的定期检查学校综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全保管。每年应对档案进行一次全面检查，并做好检查记录。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循方便利用原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作提供优质服务。（二）利用范围学校档案的利用范围包括本校教职工、学生及因工作需要查阅档案的校外单位和个人。（三）利用手续1.本校教职工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。查阅重要档案应经学校分管领导批准。2.本校学生查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在年级组或班级负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。查阅学籍档案等重要档案应经学校学生管理部门负责人批准。3.校外单位和个人查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经学校分管领导批准后，到学校综合档案室查阅。查阅重要档案应经学校主要领导批准。（四）利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意，学校分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得擅自复制档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人签字同意，学校分管领导批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖学校综合档案室印章，注明复制日期、复制人、利用者等信息。（五）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记簿，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量、归还日期等信息。档案利用登记簿应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作学校综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对已失去保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作应组成鉴定小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门的档案管理人员为成员。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审