加强档案中介管理制度

PAGE加强档案中介管理制度一、总则（一）目的为加强档案中介机构管理，规范档案中介服务行为，保障档案信息安全，维护国家利益和档案所有者合法权益，促进档案中介行业健康有序发展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在中华人民共和国境内从事档案整理、档案数字化、档案咨询、档案寄存等档案中介服务活动的各类机构。（三）基本原则1.依法依规原则档案中介机构的设立、运营及服务活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，依法履行相关手续，承担相应法律责任。2.诚信服务原则档案中介机构应秉持诚信为本的理念，为客户提供真实、准确、可靠的档案中介服务，不得欺诈、误导客户。3.安全保密原则高度重视档案信息安全，建立健全安全保密制度，采取有效措施确保档案在整理、存储、传输等过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.专业规范原则档案中介机构应具备专业的人员队伍和技术设备，按照规范的业务流程开展服务，保证服务质量和水平。二、机构设立与备案（一）设立条件1.人员要求具有与所从事档案中介服务相适应的专业人员，包括档案管理人员、信息技术人员等。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程；信息技术人员应具备相关信息技术知识和操作能力，能够保障档案数字化等技术服务的顺利开展。从业人员应经过专业培训，取得相应的从业资格证书或培训合格证明。2.场地要求拥有固定的办公场所，办公场所应符合安全、消防等相关要求，具备必要的档案整理、存储、数字化处理等工作区域。档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案实体安全。3.设备要求配备与业务规模相适应的档案整理设备，如档案装订机、裁纸刀、档案盒等。具备完善的档案数字化设备，包括扫描仪、服务器、存储设备等，并确保设备性能稳定、运行良好，能够满足档案数字化工作的质量和效率要求。拥有必要的办公设备，如计算机、打印机、复印机等，以保障日常业务的正常开展。4.管理制度要求建立健全内部管理制度，包括档案整理规范、档案数字化操作规程、档案信息安全保密制度、人员培训制度、业务质量监督检查制度等。制定完善的服务质量标准和业务流程，明确服务内容、服务要求、服务期限、服务费用等事项，确保服务过程的规范化和标准化。（二）设立程序1.申请筹备拟设立档案中介机构的单位或个人，应向所在地县级以上档案行政管理部门提交筹备申请书，申请书应包括机构名称、设立宗旨、业务范围、人员构成、场地情况、设备配备、管理制度等内容。2.审核批准县级以上档案行政管理部门收到筹备申请书后，应在规定时间内进行审核。审核内容包括申请材料的真实性、完整性以及是否符合设立条件等。经审核符合条件的，予以批准筹备；不符合条件的，书面通知申请人并说明理由。3.注册登记经批准筹备的档案中介机构，应在规定时间内到工商行政管理部门办理注册登记手续，领取营业执照。4.备案手续档案中介机构在领取营业执照后，应及时向所在地县级以上档案行政管理部门办理备案手续，提交营业执照副本、人员情况、场地证明、设备清单、管理制度等备案材料。档案行政管理部门对备案材料进行审核，符合备案要求的，予以备案，并颁发档案中介服务备案证书。（三）变更与注销1.变更登记档案中介机构的名称、法定代表人、经营范围、地址等事项发生变更的，应在工商行政管理部门办理变更登记手续后，及时向档案行政管理部门办理变更备案手续。变更备案应提交变更后的营业执照副本、变更说明及相关证明材料。2.注销登记档案中介机构终止经营活动的，应在工商行政管理部门办理注销登记手续前，向档案行政管理部门提交注销申请书，并提交相关证明材料。档案行政管理部门在审核通过后，办理注销备案手续，收回档案中介服务备案证书。三、人员管理（一）人员资质与培训1.资质要求档案中介机构从业人员应具备相应的专业资质，档案管理人员应具有档案专业大专以上学历或档案专业中级以上职称；信息技术人员应具有计算机相关专业大专以上学历或相关专业技术资格证书。2.培训管理档案中介机构应定期组织从业人员参加专业培训，培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、信息技术应用、职业道德等方面。鼓励从业人员参加档案专业技术职称考试和职业资格认证，对取得相关证书的人员给予适当奖励。建立从业人员培训档案，记录培训时间、培训内容、考核结果等信息，作为从业人员继续教育和职业发展的重要依据。（二）人员考核与奖惩1.考核制度建立健全从业人员考核制度，定期对从业人员的业务能力、工作业绩、职业道德等方面进行考核。考核方式可采用个人自评、部门互评、客户评价、上级评价相结合的方式。根据考核结果，将从业人员分为优秀、合格、不合格三个等次。对考核优秀的人员给予表彰和奖励；对考核不合格的人员，应进行诫勉谈话、岗位调整或辞退处理。2.奖惩措施对在档案中介服务工作中表现突出、为机构发展做出重要贡献的人员，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对违反法律法规、行业标准或机构内部管理制度的人员，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚措施；构成犯罪的，依法追究刑事责任。四、业务规范（一）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理流程接收档案：档案中介机构应与客户签订档案整理服务合同，明确服务内容、要求和期限。按照合同约定，接收客户移交的档案，并进行详细的清点和登记。分类编号：根据档案的来源、时间、内容等因素，对档案进行科学分类，并编制统一的分类编号方案。分类编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的查找和管理。装订编目：对零散的文件材料进行装订，确保整齐牢固。按照分类编号顺序，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。（二）档案数字化1.数字化流程数字化方案制定：根据客户需求和档案实际情况，制定详细的档案数字化方案，包括数字化范围、数字化格式、质量要求、安全保障措施等内容。数字化方案应经客户审核同意后实施。档案扫描：按照数字化方案要求，对档案进行扫描。扫描过程中应确保图像清晰、完整，符合相关质量标准。扫描图像应进行命名、存储，便于后续处理和检索。图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、拼接、纠偏等处理，提高图像质量。图像处理应遵循相关技术规范，确保处理后的图像真实反映档案内容。数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索和利用。数据存储与备份：数字化数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.质量控制建立档案数字化质量控制体系，对数字化过程中的各个环节进行质量检查。质量检查应包括图像质量、数据准确性、索引关系等方面。定期对数字化成果进行抽检，抽检比例应不低于[X]%。对抽检中发现的问题，应及时进行整改，确保数字化质量符合要求。（三）档案咨询1.咨询服务内容档案中介机构应根据客户需求，提供档案管理方面的咨询服务，包括档案管理制度建设、档案整理方案制定、档案数字化规划、档案利用开发等内容。2.咨询服务流程需求调研：与客户进行沟通，了解客户的档案管理现状、存在问题及服务需求。通过实地考察、问卷调查、访谈等方式，收集相关信息，为制定咨询方案提供依据。方案制定：根据需求调研结果，结合档案管理专业知识和行业经验，为客户制定个性化的档案咨询方案。咨询方案应包括目标、任务、措施、实施步骤、预期效果等内容。方案实施：按照咨询方案要求，协助客户组织实施相关工作。在实施过程中，及时为客户提供技术支持和指导，解决遇到的问题。效果评估：对咨询服务效果进行评估，通过对比咨询前后客户档案管理工作的变化情况，评价咨询方案的实施效果。根据评估结果，总结经验教训，为客户提供进一步的改进建议。（四）档案寄存1.寄存服务流程签订寄存合同：与客户签订档案寄存服务合同，明确寄存档案的种类、数量、寄存期限、服务费用、双方权利义务等内容。档案接收：按照合同约定，接收客户寄存的档案。对档案进行详细清点、登记，确保档案数量准确、质量完好。档案存储：将寄存档案存放在符合安全保密要求的存储场所，按照档案类别、保管期限等进行分类存放，并建立相应的存储记录。档案保管：定期对寄存档案进行检查，确保档案实体安全无损。做好存储场所的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，发现问题及时处理。档案查阅与利用：根据客户需求，为客户提供档案查阅、复印等服务。查阅利用档案应严格按照相关规定办理手续，确保档案信息安全。2.寄存档案管理建立寄存档案管理台账，详细记录档案的寄存情况、出入库情况、查阅利用情况等信息。对寄存档案的整理、数字化等工作，应征得客户同意后按照相关业务规范进行操作。寄存期满或客户提前终止寄存合同的，应按照合同约定及时将档案返还客户。返还档案时，应确保档案数量准确、质量完好，并办理相关交接手续。五、档案信息安全管理（一）安全管理制度1.建立健全安全管理体系档案中介机构应建立完善的档案信息安全管理体系，明确安全管理职责，制定安全管理目标和计划，确保档案信息安全管理工作有章可循、有序开展。2.人员安全管理加强对从业人员的安全保密教育，提高安全意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。对涉及档案信息处理的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全保密意识。3.场地与设备安全管理档案存储场所应安装必要的安全防范设备，如监控系统、门禁系统、防盗报警装置等，确保场所安全。定期对办公场所和设备进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对档案数字化设备、存储设备等关键设备，应采取数据加密、访问控制等安全措施，防止数据泄露和丢失。（二）信息安全技术措施1.数据加密对档案数字化过程中产生的数据以及存储在服务器、存储设备等中的档案信息，应采用加密技术进行加密处理。加密算法应符合国家相关标准要求，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.访问控制建立严格的访问控制机制，对档案信息的访问进行权限管理。根据人员职责和业务需求，设定不同的访问级别，只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息。访问控制应包括用户身份认证、授权管理、访问审计等功能。3.数据备份与恢复制定完善的数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、硬件故障、人为破坏等原因导致数据丢失。同时，建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复，保证档案业务的正常开展。（三）安全监督与检查1.内部监督检查档案中介机构应定期开展内部安全监督检查工作，检查内容包括安全管理制度执行情况、人员安全保密措施落实情况、场地与设备安全状况、信息安全技术措施运行情况等。对检查中发现的问题，应及时整改，消除安全隐患。2.外部监督检查积极配合档案行政管理部门等相关部门的安全监督检查工作，按照要求提供相关资料和信息。对监督检查中提出改进意见和建议的，应认真落实，不断完善档案信息安全管理工作。六、服务质量监督与投诉处理（一）服务质量监督1.建立质量监督机制档案中介机构应建立服务质量监督机制，明确质量监督职责和流程，定期对服务质量进行检查和评估。质量监督应涵盖档案整理、数字化、咨询、寄存等各项业务活动。2.客户满意度调查定期开展客户满意度调查，了解客户对服务质量、服务态度、服务效率等方面的评价和意见。客户满意度调查可采用问卷调查、电话回访、面谈等方式进行，调查结果应作为改进服务质量的重要依据。3.服务质量考核根据服务质量监督和客户满意度调查结果，对档案中介机构的服务质量进行考核。考核结果与机构的业绩评价、人员奖惩等挂钩，激励机构不断提高服务质量。（二）投诉处理1.投诉受理设立专门的投诉渠道，如投诉电话、投诉邮箱等，方便客户对档案中介服务过程中存在的问题进行投诉。对客户投诉应及时受理，记录投诉内容、投诉人信息等相关情况。2.投诉调查与处理接到投诉后，应及时组织人员对投诉事项进