送戏进万村档案管理制度

PAGE送戏进万村档案管理制度一、总则（一）目的为加强送戏进万村活动档案管理，确保活动相关资料的完整、准确、系统和安全，便于查阅、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于送戏进万村活动全过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则送戏进万村活动档案由专门部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映送戏进万村活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集活动过程中的各类文件、资料，确保档案涵盖活动的各个方面。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善送戏进万村档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理送戏进万村活动档案，建立档案目录和索引，方便查阅。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。4.负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.积极为送戏进万村活动的组织、策划、实施等提供档案信息服务。（二）活动组织部门职责1.在送戏进万村活动开展过程中，及时收集、整理本部门形成的文件、资料，并移交档案管理部门。2.对本部门移交的档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作，提供必要的档案信息。（三）活动实施人员职责1.在活动实施过程中，负责收集、整理与本人工作相关的文件、资料，如演出节目单、观众反馈表等，并及时移交活动组织部门。2.确保所提供档案资料的真实性和完整性，不得隐瞒或遗漏重要信息。三、档案分类与编号（一）档案分类1.活动策划类包括送戏进万村活动的年度计划、实施方案、活动预算等文件。2.演出节目类涵盖演出的节目单、剧本、音乐、舞蹈编排等资料。3.演员信息类包含参与演出的演员个人资料、演出经历、获奖情况等。4.场地安排类涉及演出场地的租赁合同、场地布置方案、安全检查记录等。5.观众反馈类如观众意见表、调查问卷、媒体报道等。6.财务收支类包括活动经费的收支凭证、报销单据、财务报表等。7.其他类不属于以上分类的其他相关文件、资料。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。2.例如，活动策划类档案编号为“CH001”，其中“CH”表示活动策划类，“001”表示该类别下的第一份档案。3.编号应具有唯一性，便于识别和管理。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门和人员应按照档案管理职责，及时将送戏进万村活动中形成的文件、资料收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保文件的可读性和完整性。（二）档案整理1.根据档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一文件的不同版本应按照修订时间顺序排列。3.对档案中的文件进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。4.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完成后，应及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.归档的档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部人员查阅送戏进万村活动档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，查阅需经档案管理部门负责人审核，并报活动组织单位主管领导批准。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经档案管理部门负责人审核，并报活动组织单位主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。（三）档案利用1.鼓励各部门和人员充分利用送戏进万村活动档案，为活动的总结、评估、改进等提供参考依据。2.档案管理部门应积极配合各部门的档案利用需求，提供必要的档案信息服务。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对送戏进万村活动档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的保存价值，分为永久保存、长期保存和短期保存三类。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报活动组织单位主管领导批准后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行。销毁过程应详细记录，包括销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等。3.销毁记录应妥善保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立送戏进万村活动档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.将送戏进万村活动档案的纸质文件进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、加密技术