医院档案信息科管理制度

PAGE医院档案信息科管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案信息科的管理，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于医院档案信息科全体工作人员，以及医院各部门、科室涉及档案信息管理工作的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理、信息安全等法律法规，确保档案信息管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案信息的真实性、准确性和完整性，如实记录医院各项工作活动。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息严格保密。4.高效利用原则：优化档案信息管理流程，提高档案信息的检索、利用效率，为医院各项工作提供有力支持。二、档案信息科职责（一）档案管理职责1.负责制定和完善医院档案管理制度、工作流程和标准规范，并组织实施。2.集中统一管理医院各类档案，包括医疗、教学、科研、行政、人事、财务等档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等基础工作，建立科学合理的档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，确保档案实体安全。（二）信息管理职责1.负责医院信息系统的建设、维护和管理，保障信息系统的稳定运行，为医院各项工作提供信息技术支持。2.收集、整理、分析医院各类业务数据，为医院管理决策提供数据依据和信息服务。3.负责医院信息安全管理工作，制定信息安全策略和应急预案，采取技术手段和管理措施，防范信息安全风险，保障医院信息系统和数据的安全。4.开展医院信息化培训工作，提高全体员工的信息化应用水平和信息安全意识。5.负责与外部信息机构的沟通与协作，促进医院信息资源的共享和利用。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩等。3.科研档案：科研项目申报书、研究方案、实验数据、论文发表等。4.行政档案：医院各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。5.人事档案：员工入职登记表、履历表、考核评价、任免文件、奖惩记录等。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。（二）收集要求1.各部门、科室应指定专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求，将本部门产生的档案及时移交档案信息科。2.档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料。对于电子档案，应同时收集纸质版备份，确保数据的一致性。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，一般分为一级类目、二级类目和三级类目。例如，医疗档案可分为门诊病历类、住院病历类等；行政档案可分为综合管理类、党团工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母混合编码的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号项目、责任者、题名、日期、页数、保管期限等内容，以便于档案的检索和查询。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的地点，并配备必要的消防、安防设备。2.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。3.库房内应设置温湿度控制设备，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案架或档案柜中，确保档案存放整齐、有序。2.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、密封包装等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括医院的重要历史文件、规章制度、重大科研成果等；长期保管的档案一般为10年以上，如医疗档案、教学档案等；短期保管的档案为10年以下，如一般性的行政文件等。3.定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。五、档案利用（一）利用范围1.医院内部各部门、科室因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，经医院批准后查阅、借阅相关档案。3.患者及其家属因医疗需要查阅本人的病历档案。（二）利用流程1.内部利用：填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、内容、用途等。申请表经所在部门、科室负责人签字同意后，提交档案信息科。档案信息科对申请表进行审核，符合要求的予以办理查阅、借阅手续，并提供相应的档案。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出医院。2.外部利用：查阅、借阅单位应出具正式的介绍信，注明查阅、借阅档案的内容、用途等。介绍信经医院主管领导签字同意后，提交档案信息科。档案信息科对介绍信进行审核，符合要求的按照规定程序办理查阅、借阅手续，并提供相应的档案。查阅、借阅人员应严格遵守医院的档案管理制度，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应经医院主管领导批准，并按照规定收取复制费用。3.患者及其家属利用：患者及其家属可凭有效身份证件到档案信息科查阅本人的病历档案。查阅时应在档案信息科工作人员的陪同下进行，不得擅自查阅他人病历档案。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、部门、档案名称、内容、用途、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、信息安全管理（一）信息安全策略1.制定医院信息安全策略，明确信息安全管理目标、原则和措施，确保医院信息系统和数据的安全。2.信息安全策略应包括网络安全、数据安全、应用安全、终端安全等方面的内容，并定期进行评估和修订。（二）信息安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防范网络攻击和恶意软件入侵，保障医院信息系统的网络安全。2.对医院重要数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.定期对信息系统进行漏洞扫描和修复，及时发现和解决系统安全隐患。4.建立信息系统备份与恢复机制，定期对重要数据进行备份，并进行异地存储，确保在信息系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）信息安全管理制度1.建立信息安全岗位责任制，明确各岗位人员的信息安全职责，确保信息安全工作落实到具体人员。2.加强对信息系统用户的管理，严格用户账号和密码的设置与使用，定期更换密码，防止用户账号被盗用。3.对涉及信息系统操作的人员进行权限管理，根据工作需要授予相应的操作权限，严禁越权操作。4.建立信息安全审计制度，对信息系统的操作日志进行审计，及时发现和处理异常操作行为。（四）信息安全培训与教育1.定期组织医院全体员工参加信息安全培训与教育，提高员工的信息安全意识和技能。2.培训内容应包括信息安全法律法规、信息安全策略、信息安全技术、信息安全应急处理等方面的知识。3.对新入职员工进行信息安全入职培训，使其了解医院信息安全管理制度和要求。（五）信息安全应急处理1.制定信息安全应急预案，明确信息安全事件的应急处理流程和责任分工。2.定期组织信息安全应急演练，提高应对信息安全事件的能力。3.发生信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，及时恢复信息系统的正常运行，并向上级主管部门报告。七、人员管理（一）人员配备1.档案信息科应根据工作需要，配备足够数量的专业人员，包括档案管理人员、信息技术人员等。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程；信息技术人员应具备计算机专业知识和技能，熟悉信息系统建设、维护和管理工作。（二）人员培训1.定期组织档案信息科人员参加业务培训和学习，不断提高业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理、信息技术、信息安全等方面的新知识、新技术、新方法。3.鼓励档案信息科人员参加相关专业的学术交流活动，了解行业发展动态，拓宽视野。（三）绩效考核1.建立档案信息科人员绩效考核制度,对人员的工作业绩、工作态度、业务能力等进行全面考核。2.绩效考核指标应包括档案管理工作质量、