安监局法治档案制度

PAGE安监局法治档案制度一、总则（一）目的为加强安监局法治档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高法治工作规范化、科学化水平，依据相关法律法规和行业标准，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局在履行安全生产监督管理职责过程中形成的各类法治档案，包括但不限于执法文书、行政许可文件、行政处罚案卷、行政复议和行政应诉材料、法治宣传教育资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：法治档案由安监局指定的专门机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和档案管理的各项规定，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为安监局各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门安监局设立专门的档案管理部门，负责法治档案的日常管理工作。档案管理部门应配备具备档案管理专业知识和技能的工作人员。（二）工作职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和本局实际，制定和完善法治档案管理制度，明确档案管理流程、标准和要求。2.档案收集与整理：负责收集、整理本局在法治工作中形成的各类档案资料，确保档案齐全完整、分类准确、编目规范。3.档案保管：做好档案库房建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全存放。定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管中的问题。4.档案利用服务：建立档案检索系统，方便档案查阅和利用。按照规定为局内各部门及外部单位提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和跟踪管理。5.档案信息化建设：推进法治档案信息化管理，建立电子档案数据库。负责档案信息的录入、存储、备份和维护，提高档案管理信息化水平。6.档案鉴定与销毁：按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对确无保存价值的档案进行销毁。做好销毁记录，确保档案销毁工作规范有序。7.培训与指导：组织开展档案管理业务培训，提高本局工作人员的档案管理意识和技能。对各部门档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作规范落实。三、档案收集（一）收集范围1.执法文书：安全生产行政执法过程中制作的各类现场检查记录、责令整改通知书、行政处罚决定书、行政强制措施决定书等。2.行政许可文件：安全生产相关行政许可申请材料、受理通知书、准予许可决定书、不予许可决定书等。3.行政处罚案卷：包括立案审批表、调查终结报告、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回执等全套行政处罚案卷材料。4.行政复议和行政应诉材料：行政复议申请书、答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、答辩状、法院裁判文书等。5.法治宣传教育资料：开展安全生产法治宣传活动的计划、方案、宣传资料、培训教材、活动记录等。6.其他与法治工作相关的文件、资料：如安全生产法律法规及规范性文件、会议纪要、调研报告、工作简报等。（二）收集要求1.及时收集：各部门在完成法治工作任务后，应及时将相关档案材料移交档案管理部门。对于时效性较强的档案，如执法文书、行政许可文件等，应在规定时间内收集归档。2.齐全完整：档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。确保档案内容真实、准确，签字盖章等手续完备。3.规范整理：移交的档案材料应按照规定的分类标准和整理方法进行初步整理，便于档案管理部门进一步审核和整理。（三）收集程序1.部门移交：各部门确定专人负责档案收集工作，在档案形成后，按照档案管理部门要求，填写档案移交清单，将档案材料移交档案管理部门。2.档案管理部门接收：档案管理部门对移交的档案材料进行核对，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案材料，及时退回移交部门补充完善。3.登记备案：档案管理部门对接收的档案进行登记，记录档案名称、形成部门、形成时间、数量等信息，建立档案台账。四、档案整理（一）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行分类，每年形成的档案单独存放。2.按机构分类：根据本局内部机构设置，将档案分为不同的机构类别，如综合科室档案、执法科室档案等。3.按问题分类：结合安全生产法治工作实际情况，将档案分为执法类、许可类、复议应诉类、宣传教育类等不同问题类别。（二）整理方法1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐牢固。2.编页号：对档案内的每一页进行编号，编号应连续、准确，便于查找和统计。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、责任者、日期、页数等信息。目录应打印清晰，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、题名、年度、保管期限、密级等信息。（三）整理要求1.遵循标准：严格按照国家档案管理标准和本局制定的档案整理规范进行整理，确保档案整理质量。2.保持原貌：整理档案时应保持档案材料的原始面貌，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.便于利用：整理后的档案应便于查阅、借阅和保管，提高档案利用效率。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房面积应根据档案数量和发展需求合理确定。2.温湿度控制：库房内应安装温湿度调节设备，将温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。3.安全防护设施：配备消防器材、防盗报警装置、防虫药品、遮光窗帘等安全防护设施，确保档案库房安全。（二）档案存放1.分类存放：按照档案分类标准，将不同类别的档案分别存放在档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案架、档案柜及档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息，确保档案存放位置明确。3.电子档案存储：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限规定1.短期档案：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的工作文件、临时性的通知等。2.中期档案：保管期限为510年的档案，如部分行政许可文件、一般性的执法文书等。3.长期档案：保管期限为10年以上的档案，包括重要的行政处罚案卷、行政复议和行政应诉材料、安全生产法律法规及规范性文件等。（四）档案检查与维护1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等。2.日常巡查：档案管理人员应每天对档案库房进行巡查，检查温湿度、安全防护设施等运行情况，及时发现并处理异常情况。3.维护修复：对检查中发现的档案损坏、霉变等问题，应及时进行修复或采取相应的防护措施。对字迹褪色、纸张破损的档案，应进行抢救性修复。六、档案利用（一）利用范围1.本局内部利用：局内各部门因工作需要查阅、借阅法治档案，用于工作参考、决策依据、案件办理等。2.外部单位利用：因行政复议、行政应诉、案件调查、信息公开等工作需要，经批准后，外部单位可以查阅、借阅本局相关法治档案。（二）利用程序1.内部利用申请：局内各部门填写档案查阅、借阅申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。审批：档案管理部门对申请表进行审核，根据档案利用规定和实际情况进行审批。对涉及重要机密或敏感信息的档案，需经局领导批准。查阅与借阅：经批准后，档案管理人员按照申请表要求提供档案，并做好查阅、借阅登记。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自带出或涂改、损毁档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。归还：查阅、借阅人员使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。2.外部单位利用申请：外部单位向安监局提交档案查阅、借阅申请函，说明利用目的、所需档案内容等信息，并加盖单位公章。审核：安监局相关业务部门对申请函进行审核，提出审核意见，报局领导审批。审批：局领导根据审核意见进行审批，批准后通知档案管理部门办理相关手续。查阅与借阅：档案管理部门按照审批意见，为外部单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。查阅、借阅人员应遵守本局档案利用规定，不得擅自复制、传播档案信息。归还：外部单位使用完毕后，应在规定时间内将档案归还安监局档案管理部门。档案管理部门对归还的档案进行检查验收，确保档案安全返回。（三）利用登记与统计1.利用登记：档案管理部门对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用时间（年、月、日）、利用部门或单位、利用人姓名、档案名称、数量、利用目的、审批情况、归还时间等信息。2.统计分析：定期对档案利用情况进行统计分析，包括利用档案的类别、数量、利用部门或单位分布、利用目的等。通过统计分析，了解档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关领导组成。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.法律依据：依据国家有关法律法规和档案管理规定，结合本局实际情况，确定档案的鉴定标准。2.价值评估：从档案的历史价值、现实利用价值、保存价值等方面进行综合评估，判断档案是否仍具有保存意义。3.保管期限审查：对档案的保管期限进行审查，确保档案保管期限符合规定要求。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门根据档案保管期限规定，对已到保管期限的档案进行初步筛选，列出需要鉴定的档案清单。2.小组鉴定：鉴定小组对筛选出的档案进行逐卷鉴定，查阅档案内容，分析档案价值，提出存毁意见。3.审批公示：鉴定小组将鉴定意见报局领导审批。对拟销毁的档案，在本局内进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对批准销毁的档案，编制销毁清册，详细记录档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份交局领导备案。2.实施销毁：档案管理部门按照销毁清册，组织专人对档案进行销毁。