物业部建立档案管理制度

PAGE物业部建立档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在物业管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所称档案是指物业部在物业管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业部设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容应真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理物业管理活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构物业部设立档案管理室，作为档案管理的专门机构，负责物业部档案的集中管理。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和完整。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，为物业管理工作提供支持。5.负责对物业部各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作的规范开展。三、档案的分类与编号（一）档案分类物业部档案分为以下几类：1.行政管理类：包括物业部的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.人事管理类：包括员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。3.财务管理类：包括财务报表、账目、凭证、发票、合同等。4.客户服务类：包括业主档案、客户投诉记录、维修记录、回访记录等。5.工程管理类：包括工程图纸、施工方案、验收报告、设备档案等。6.安全管理类：包括安全检查记录、事故报告、应急预案等。7.环境管理类：包括环境卫生检查记录、绿化养护记录等。8.其他类：包括不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案编号档案编号采用“分类号+年度+流水号”的方式进行编制，具体如下：1.分类号：按照档案分类的类别，分别用大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，以此类推。2.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”表示该类别档案中的第一份档案。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为“A20230001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集范围包括但不限于以下内容：上级部门下发的各类文件、通知、指示等。物业部内部形成的各类文件、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。与业主、租户签订的各类合同、协议等。员工的各类档案资料，如入职申请表、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等。财务报表、账目、凭证、发票等。工程图纸、施工方案、验收报告、设备档案等。安全检查记录、事故报告、应急预案等。环境卫生检查记录、绿化养护记录等。其他与物业管理工作相关的档案资料。3.档案收集人员应及时将收集到的档案资料移交档案管理室，办理交接手续。（二）档案整理1.档案管理室收到档案资料后，应按照档案分类的要求进行整理。2.整理档案时，应遵循以下原则：保持文件之间的历史联系，按照文件的形成规律和内在联系进行分类整理。区分文件的不同保存价值，根据文件的重要程度和保存期限进行分类整理。便于保管和利用，按照便于查找、借阅和利用的原则进行分类整理。3.档案整理的具体步骤如下：分类：按照档案分类的类别，将档案资料进行分类。编号：按照档案编号的规则，为每份档案编制唯一的编号。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。上架：将整理好的档案上架存放，便于保管和利用。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映物业部主要职能活动和历史面貌的，对物业部有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映物业部一般工作活动，在较长时间内对物业部工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映物业部一般性工作活动，在较短时间内对物业部工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案管理室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.物业部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经物业部负责人批准后，到档案管理室查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。（二）借阅规定1.物业部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理室借阅。2.外部单位或个人因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案借阅申请表》，经物业部负责人批准后，到档案管理室借阅。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织物业部成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经物业部负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在案。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写《档案统计报表》，上报物业部负责人。（二）档案移交1.物业部因机构调整、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按