公司手机及卡使用管理规定

公司手机及卡使用管理规定一、总则为了规范公司手机及手机卡的使用与管理，提高资源的使用效率，保障公司信息安全和正常业务运营，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工涉及公司配备手机及手机卡的相关事宜。二、适用范围本制度适用于因公司业务需要为员工配备的手机及手机卡，以及员工使用公司费用购买或充值的手机号码。三、手机及手机卡的配备与领取（一）配备标准1.根据员工的岗位职责和工作需求，公司为部分员工配备工作专用手机及手机卡。高级管理人员、市场拓展人员、客户服务人员等因工作中需要频繁与外部沟通、处理紧急事务或使用特定业务应用程序，可申请配备手机及手机卡。高级管理人员可配备中高端智能手机，如iPhone系列（较新机型）、华为P系列或Mate系列等，以满足其对高性能办公、邮件处理、视频会议等功能的需求。市场拓展人员和客户服务人员可配备性价比高且具备4G/5G网络、大容量电池的智能手机，如小米、OPPO、VIVO等品牌的千元以上机型，满足他们在外出拜访客户、现场服务等场景下的通讯和业务操作需求。2.手机卡的套餐根据岗位业务需求和通话、流量使用情况进行合理选择，从通话时长和流量套餐方面进行差异化设置。需要频繁与客户沟通的客服人员，每月通话时长较多，可选择包含1000分钟以上通话时长，50GB以上流量的套餐。市场拓展人员需要经常外出办公并通过手机处理业务，重点考虑流量需求，可配备包含80GB以上流量，600分钟左右通话时长的套餐。（二）申请与审批流程1.员工因工作需要配备手机及手机卡时，需填写《手机及手机卡配备申请表》，详细说明岗位工作内容、使用原因、预计使用时间等信息。2.申请表先提交至部门负责人进行审核，部门负责人根据员工的工作实际需求，核实申请的合理性。若部门负责人认为申请合理，则在申请表上签字确认，并提交至行政部门进行复核。3.行政部门主要对资源的可调配性进行审核，查看是否有闲置的手机及手机卡可满足员工需求，评估新购置的必要性。如果行政部门审核通过，将申请表提交给公司分管领导进行最终审批。4.公司分管领导根据公司的资源状况、业务发展战略和预算等因素，对申请进行综合审批。审批通过后，行政部门负责安排手机及手机卡的配备事宜。（三）领取与确认1.经审批同意配备手机及手机卡的员工，需到行政部门办理领取手续。行政部门工作人员向员工提供手机及手机卡，并交付手机包装盒、充电器、保修卡等配件。工作人员需向员工说明手机的基本性能、使用注意事项等内容。2.员工在领取时，需仔细检查手机外观是否有损坏、配件是否齐全，测试手机卡能否正常使用。确认无误后，员工在《手机及手机卡领取签收表》上签字，该表需记录手机品牌、型号、IMEI码（国际移动设备识别码）、手机号码、领取日期等信息。此表作为员工领取的凭证，由行政部门妥善保存。四、手机及手机卡的使用（一）使用原则1.员工只能将公司配备的手机及手机卡用于与工作相关的事务，禁止用于私人用途或无关的商业活动。工作用途包括与客户沟通业务、参加商务会议、使用公司指定的业务应用程序处理工作、接收与工作相关的信息等。严禁员工使用公司手机及手机卡进行娱乐活动，如打游戏、看视频、听音乐等；严禁用其办理私人业务，如购物、转账、预订私人行程等。2.员工应妥善保管公司配备的手机及手机卡，避免因保管不善导致损坏、丢失或被盗。确保手机处于安全的环境中，不随意将手机交给他人使用，不将手机放置在无人看管的公共场所。3.员工应爱护手机及手机卡设备，遵循正确的使用方法和操作规范。定期对手机进行清洁维护，避免在高温、潮湿、多尘等恶劣环境下使用手机，不私自拆卸、改装手机硬件，不安装未经公司许可的软件。（二）使用规范1.通话规范员工在使用公司手机进行业务通话时，应使用文明、礼貌、专业的语言。避免在通话中使用粗俗、不当的言语，维护公司的良好形象。通话过程中要注意控制音量，避免在公共场合大声喧哗，影响他人。在办公室等场所，尽量使用耳机进行通话，减少对同事的干扰。员工应及时接听客户或合作伙伴的来电，如因特殊情况未能及时接听，应在看到未接来电后尽快回电，并向对方说明原因。2.短信与彩信规范发送的短信和彩信内容应与工作相关，不得发送包含个人隐私、敏感信息、违法违规内容或与公司业务无关的信息。短信和彩信应简洁明了，明确表达意图，避免使用模糊、歧义的语言。重要信息尽量采用书面报告或邮件的形式发送，短信和彩信仅作为辅助沟通方式。3.数据流量使用规范员工应合理使用手机的数据流量，避免不必要的流量消耗。在有Wi-Fi网络覆盖的情况下，应优先连接Wi-Fi网络进行数据传输，如在办公室、会议室、客户场所等。禁止员工使用公司手机进行大规模的文件下载、在线视频播放等高流量操作，除非工作需要且经过部门负责人批准。4.业务应用使用规范员工应按照公司要求安装和使用指定的业务应用程序，确保业务数据的安全和准确传达。不得擅自卸载或修改公司指定应用的设置。对于应用程序中的工作信息，员工应严格保密，不得泄露给外部人员。如发现应用程序出现异常或故障，应及时向公司信息技术部门报告。五、费用管理（一）费用承担1.公司承担因工作使用手机及手机卡产生的合理费用，包括手机话费、流量费等。但对于因员工个人原因导致超出套餐标准的额外费用，由员工个人承担。2.若员工使用公司手机及手机卡开展公司业务活动过程中产生漫游费用，需提供相关业务证明（如出差申请、业务拜访记录等），经部门负责人审核确认后，可由公司承担。（二）费用报销与核算1.行政部门每月定期从运营商处获取手机话费和流量使用账单，对账单进行初步审核，检查费用是否合理、是否存在异常消费情况。2.员工需在每月指定日期前，将上个月与工作相关的手机费用使用明细进行整理，并提交给部门负责人审批。明细需注明每笔费用对应的业务事项、联系人等信息。3.部门负责人对员工提交的费用明细进行审核，核实费用的真实性和合理性。审核通过后，将明细交回行政部门进行复审。4.行政部门复审无误后，按照公司财务报销流程办理费用报销手续。财务部门根据报销流程进行付款，款项支付至员工工资账户或指定的银行账户。5.行政部门应每季度对手机及手机卡的费用进行统计和分析，形成费用报表。报表内容包括各部门、各员工的费用使用情况，分析费用的增长趋势和异常情况，提供给公司管理层作为决策参考。六、维护与保养（一）日常维护1.员工有责任对公司配备的手机进行日常清洁和保养。每周至少对手机外观进行一次清洁，使用干净的软布擦拭屏幕和机身，避免使用尖锐物品刮擦屏幕。2.定期检查手机的各项功能是否正常，如电池续航、摄像头、音频等。若发现手机出现异常情况，应及时报告给行政部门或信息技术部门。3.员工应保持手机系统软件和应用程序的更新。当手机厂商发布系统更新或公司指定的业务应用程序有更新版本时，员工应在第一时间进行更新，以确保手机的安全性和性能。（二）维修管理1.若手机出现故障需要维修，员工应第一时间向行政部门提交《手机维修申请表》，说明故障现象、出现时间等详细情况。2.行政部门根据员工提交的信息，对故障进行初步评估。对于简单故障，可指导员工自行解决；对于无法自行解决的故障，行政部门将安排专业维修人员或送修至指定的维修网点进行维修。3.在维修过程中，员工应积极配合维修工作，提供必要的协助。如维修涉及到数据备份，员工应自行提前备份重要的工作数据，避免数据丢失。4.维修费用由行政部门根据具体情况进行处理。若手机在保修期内，由厂商免费维修；若超过保修期，经公司鉴定属于正常使用导致的故障，维修费用由公司承担；若因员工人为损坏导致的故障，维修费用由员工个人承担。七、安全管理（一）信息安全1.员工不得在公司手机上存储涉及公司机密的文件、资料，如商业计划、客户信息、财务数据等。如因工作需要临时存储，应采取加密等安全措施，并在使用完毕后及时删除。2.严禁员工将公司手机及手机卡接入未经授权的网络或设备，避免因网络安全问题导致公司信息泄露。在连接公共Wi-Fi网络时，必须使用虚拟专用网络（VPN）进行加密连接，确保数据传输安全。3.员工应设置安全可靠的手机解锁密码、指纹识别或面部识别等解锁方式，防止他人未经授权访问手机。密码应定期更换，长度不少于八位，包含字母、数字和特殊字符的组合。（二）风险防范1.行政部门应定期对公司手机系统进行安全检测，安装专业的杀毒软件和安全防护软件，及时发现和清除潜在的安全威胁。2.若员工发现手机可能存在信息安全风险，如收到不明来源的短信、链接或手机出现异常行为，应立即停止操作，并向信息技术部门报告。信息技术部门应及时采取措施进行处理，如隔离手机、查杀病毒等。3.如发生手机丢失或被盗的情况，员工应立即向行政部门和信息技术部门报告。信息技术部门应远程锁定手机，防止数据泄露，并配合行政部门采取挂失手机号码、补办手机卡等措施，减少公司损失。八、归还与交接（一）离职归还1.员工因离职、岗位调动等原因不再需要使用公司手机及手机卡时，应在办理离职手续前，将手机及手机卡归还至行政部门。2.归还时，员工需确保手机外观完好，配件齐全，手机系统和应用程序处于正常使用状态。行政部门工作人员对手机进行检查，如发现手机有损坏或配件缺失，将按照公司相关规定进行处理。3.员工应提前备份并删除手机内的所有个人数据，确保数据隐私安全。同时，将公司业务数据进行清理，避免数据泄露。（二）岗位交接1.当员工岗位发生变动，需要将公司手机及手机卡交接给其他员工时，应填写《手机及手机卡交接表》。交接表应详细记录手机品牌、型号、IMEI码、手机号码、当前使用状况、业务数据情况等信息。2.交接双方在行政部门工作人员的监督下进行现场交接。移交员工应向接收员工详细介绍手机的使用情况、业务应用程序的使用方法等相关信息。3.交接完成后，交接双方和行政部门工作人员需在交接表上签字确认，确保交接工作的准确性和完整性。九、监督与处罚（一）监督机制1.行政部门负责对公司手机及手机卡的使用情况进行日常监督检查。每月定期抽查员工的手机使用记录，包括通话记录、短信记录、流量使用情况等，确保员工按照规定使用。2.设立举报渠道，鼓励员工对违反手机及手机卡使用管理规定的行为进行举报。对于经查实的有效举报，公司将给予举报人一定的奖励。（二）处罚措施1.对于初次违反本规定，情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于多次违反规定或情节严重的员工，给予书面警告处分，扣除