食品采购索证与采购记录制度

食品采购索证与采购记录制度第一章总则第一条为贯彻落实国家关于食品安全管理的法律法规、《中华人民共和国食品安全法》及其配套法规、行业相关准则及集团母公司关于企业内部风险防控的指导要求，结合本公司食品采购业务实际，有效防范采购环节的食品安全风险，规范采购行为，保障消费者权益，维护企业声誉，特制定本制度。本制度旨在通过建立健全食品采购索证与采购记录管理体系，实现全过程风险管控，确保采购活动符合合规性要求，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在食品采购、仓储、使用等环节的全部业务活动，覆盖供应链上下游管理，包括但不限于原材料采购、半成品采购、成品采购、餐饮服务采购等场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指公司针对食品采购索证与记录管理所建立的全流程、系统化、规范化的风险防控与合规管理体系，包括制度制定、组织保障、流程执行、监督考核、持续改进等环节。（二）“XX风险”指在食品采购过程中可能存在的各类风险，包括但不限于供应商资质不合规风险、食品安全标准不符风险、采购记录缺失风险、价格欺诈风险、利益输送风险等。（三）“XX合规”指食品采购活动全面符合国家法律法规、行业规范、企业内部制度及合同约定的状态，确保采购行为的合法性、规范性和可追溯性。第四条食品采购索证与采购记录管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求所有食品采购活动均纳入本制度管理范畴，不留盲区；（二）“责任到人”明确各层级、各部门、各岗位在专项管理中的职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”将风险防控作为管理重点，优先识别和处置高风险环节；（四）“持续改进”通过定期评估和优化，不断提升专项管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本公司食品采购索证与记录管理工作的第一责任人，对专项管理的总体有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责专项管理的组织领导、资源保障和日常监督。第六条设立“食品采购索证与记录管理领导小组”，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括采购部、质量部、财务部、法务部、纪检监察部等相关部门负责人。领导小组负责统筹协调专项管理工作，审议重大决策事项，监督制度执行情况，并定期召开会议研究解决管理中的重点难点问题。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议批准专项管理制度、流程及重大风险防控方案；（二）统筹协调跨部门协作，解决管理中的协同问题；（三）监督考核专项管理成效，推动持续改进；（四）对重大风险事件进行决策指挥，协调处置。第八条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门：采购部负责专项管理制度建设、流程优化、供应商管理、采购记录管理、风险识别与监督考核，并组织开展培训宣贯；（二）专责部门：质量部负责食品安全标准的审核、供应商资质验证、采购产品检验，并提供技术支持；法务部负责合同审核、合规性审查；财务部负责采购资金审批、付款管理；纪检监察部负责监督反腐败、反商业贿赂等合规要求落实；（三）业务部门/下属单位：根据实际需求制定本单位的采购计划，落实供应商选择、采购记录、使用管理等工作，并配合专项管理监督。第九条食品采购索证与记录管理的基层执行岗包括采购员、质量检验员、仓储管理员、厨师等直接参与食品采购与使用的人员，其基本职责为：（一）严格按照制度要求执行索证、记录、核查等操作；（二）及时上报发现的异常情况或风险隐患；（三）签署岗位合规承诺书，确保证书真实性。第十条领导小组及各相关部门负责人应定期向员工传达专项管理要求，确保全员知晓并遵守制度规定。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商尽职调查：采购部应建立合格供应商名录，对供应商资质、生产能力、质量管理体系、食品安全记录等进行全面评估，并定期复核。禁止采购无资质、信誉不良或存在食品安全事故的供应商产品。第十二条采购流程规范：食品采购必须遵循需求申请、供应商选择、招标（如需）、合同签订、索证查验、付款、验收等流程。严禁越权采购、无预算采购或私下交易。第十三条索证与查验：采购部必须向供应商索取并审核以下文件：营业执照、食品生产许可证、产品合格证、检验检疫证明、相关认证证书等。质量部负责对到货产品进行抽检或全检，确保符合食品安全标准。第十四条采购记录管理：采购部须建立电子或纸质采购记录台账，详细记录供应商名称、产品名称、规格型号、数量、价格、日期、验收结果等，确保记录真实、完整、可追溯。记录保存期限不少于三年。第十五条价格与合同管理：财务部审核采购价格是否合理，禁止价格欺诈或虚高定价。法务部审核采购合同，确保条款合法合规，明确违约责任。第十六条仓储与使用管理：仓储部须对食品分区存放，标注生产日期、保质期等信息，防止交叉污染。使用部门应按规范领用，厨师等人员需培训食品安全操作技能。第十七条利益冲突防范：禁止采购人员与供应商存在亲属关系或利益输送行为，禁止收受礼品、回扣等不正当利益。发现违规行为立即上报并严肃处理。第十八条信息安全保护：采购记录、供应商信息等敏感数据须加密存储，未经授权严禁泄露。系统访问权限严格控制在必要人员范围内。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：采购部每年结合法规变化、业务调整、风险案例等修订制度，经领导小组审议通过后发布实施。第二十条风险识别预警机制：每月组织专项风险排查，对高风险供应商进行重点监控，发现异常立即预警，并制定应对措施。第二十一条合规审查机制：采购合同签订前、采购记录填写时、产品验收时均须进行合规审查，确保符合制度要求，未经审查不得实施。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪确认；（二）重大风险：启动应急预案，领导小组组织处置，必要时上报监管机构或采取召回措施。第二十三条责任追究机制：对违反制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款、降级、解职等处罚，情节严重的移交司法机关处理。具体处罚标准由法务部制定。第二十四条评估改进机制：每年对专项管理体系运行情况开展评估，形成报告提交领导小组，分析管理成效与不足，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导干部应亲自部署专项管理工作，定期检查落实情况，确保制度执行到位。第二十六条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门绩效考核，对表现突出的集体和个人予以奖励，对存在严重问题的部门取消评优资格。第二十七条培训宣传机制：每年至少开展两次专项培训，内容包括制度解读、操作规范、风险案例等。通过企业内刊、公告栏、线上平台等方式宣贯合规要求。第二十八条信息化支撑：采用ERP系统管理采购数据，实现供应商信息电子化、采购记录自动生成、风险实时监控等功能。第二十九条文化建设：编制《食品采购合规手册》，要求全员签订合规承诺书，通过案例警示、知识竞赛等形式营造合规氛围。第三十条报告制度：每月向领导小组报送风险事件、整改情况等报告；每年形成年度管理报告，分析管理成效与改进