2025-2026学年第二学期教导处关于学生学籍异动办理流程的通知说明

2025-2026学年第二学期教导处关于学生学籍异动办理流程的通知说明各年级组、各班主任、全体学生及家长：学籍管理是学校规范化管理的核心工作之一，学生学籍异动（含转学、休学、复学、退学、留级等）办理事关学生合法权益、学籍信息规范及学校教学秩序稳定。为进一步规范我校2025-2026学年第二学期学生学籍异动办理流程，明确办理要求、简化办理环节、提高办理效率，杜绝学籍信息遗漏、错误等问题，切实保障每一位学生的学籍权益，结合上级教育主管部门学籍管理相关规定及我校实际，现将本学期学生学籍异动办理流程及相关注意事项通知说明如下，请全体相关人员严格遵照执行。一、学籍异动办理总则1.本学期学生学籍异动办理严格遵循“依法依规、规范有序、实事求是、及时高效”的原则，所有异动办理均需符合上级教育主管部门及我校学籍管理相关规定，严禁弄虚作假、违规办理。2.学籍异动办理实行“班主任初审、教导处复核、学校审批、上级备案”的分级办理机制，各环节责任人需严格履行职责，确保办理材料真实、完整、规范，办理流程合规、高效。3.所有学籍异动办理均需在规定时间内完成，逾期未提交相关材料或未按流程办理的，将暂缓办理，由此产生的一切后果由学生及家长自行承担；特殊情况需提前向教导处提交书面说明，经批准后可适当延期。4.班主任是本班学生学籍异动办理的第一责任人，负责通知学生及家长相关办理要求、收集审核相关材料、协助完成系统录入等工作，确保本班学籍异动信息准确无误、及时上报。二、各类学籍异动具体办理流程（一）转学办理（含转入、转出）1.转学条件：学生因家庭住址搬迁、父母工作调动、户籍迁移等正当理由，无法继续在我校（或当前就读学校）就读的，可申请办理转学手续；转学需符合转入、转出学校及所属教育主管部门的相关规定，无正当理由不得随意转学。2.转出办理流程：（1）学生及家长向本班班主任提交书面转学申请（需说明转学理由、转入学校名称），并提供相关证明材料（户籍迁移证明、家庭住址变更证明、父母工作调动证明等，原件及复印件各1份）。（2）班主任审核申请材料的真实性、完整性，确认符合转学条件后，在转学申请上签署审核意见，提交至教导处。（3）教导处复核申请材料及学生学籍信息，经学校领导审批同意后，打印《学生转学联系函》，加盖学校公章。（4）学生及家长持《学生转学联系函》前往转入学校及所属教育主管部门办理同意转入手续，获取转入学校及主管部门盖章确认的回执。（5）学生及家长将回执交回教导处，教导处核对无误后，在全国中小学学籍管理系统中发起转出申请，打印《学生转学证明》，加盖学校公章，同时留存相关证明材料复印件备案。（6）学生及家长持《学生转学证明》及相关材料，前往转入学校办理入学手续；班主任及时更新本班学生学籍台账，做好学生离校相关交接工作。3.转入办理流程：（1）学生及家长提前向教导处咨询转入条件，确认符合我校转入要求后，向原就读学校申请办理转出手续，获取《学生转学证明》及相关材料。（2）学生及家长向我校教导处提交书面转入申请、《学生转学证明》、学生学籍档案、相关证明材料（户籍证明、家庭住址证明、父母工作证明等，原件及复印件各1份）。（3）教导处复核申请材料、学籍档案及学生实际情况，经学校领导审批同意后，在全国中小学学籍管理系统中发起转入确认，打印《学生转入接收函》。（4）教导处将转入信息反馈给对应年级组及班主任，班主任安排学生入学编班，通知学生及家长办理入学相关手续。（5）教导处完善学生学籍信息录入，留存相关证明材料及《学生转学证明》复印件备案，完成转入全部流程。（二）休学办理1.休学条件：学生因身患重病、意外伤害等特殊原因，无法正常到校学习，需要长期休养的（休养时间预计超过1个月），可申请办理休学手续；休学期限一般为1学年，特殊情况可申请延长，但累计休学时间不得超过2学年。2.办理流程：（1）学生及家长向本班班主任提交书面休学申请（需详细说明休学原因），并提供县级及以上医院出具的诊断证明、病历、住院证明（或休养建议）等相关材料（原件及复印件各1份）。（2）班主任审核申请材料的真实性、完整性，核实学生实际情况后，在休学申请上签署审核意见，提交至教导处。（3）教导处复核申请材料，经学校领导审批同意后，打印《学生休学证明》，加盖学校公章，同时在全国中小学学籍管理系统中发起休学申请，更新学籍状态。（4）教导处留存相关证明材料复印件备案，将《学生休学证明》交予学生及家长，明确休学期限及复学要求；班主任更新本班学生学籍台账，做好学生休学期间的相关跟踪工作。（三）复学办理1.复学条件：学生休学期满，身体恢复健康，能够正常到校学习的，可申请办理复学手续；休学期未满，但身体提前恢复，经县级及以上医院证明可正常到校学习的，可提前申请复学。2.办理流程：（1）学生休学期满前15天（或提前复学的，提前提交申请），学生及家长向本班班主任提交书面复学申请，并提供县级及以上医院出具的康复证明（原件及复印件各1份）。（2）班主任审核申请材料的真实性、完整性，核实学生身体状况后，在复学申请上签署审核意见，提交至教导处。（3）教导处复核申请材料，经学校领导审批同意后，在全国中小学学籍管理系统中发起复学申请，更新学籍状态（由休学改为正常）。（4）教导处将复学信息反馈给班主任，班主任根据学生实际情况，安排学生编入相应班级就读，做好学生复学后的学习衔接工作；教导处留存康复证明复印件备案，完成复学全部流程。（四）退学办理1.退学条件：学生因特殊原因（如出国定居、辍学等），无法继续在我校就读，且符合上级教育主管部门退学相关规定的，可申请办理退学手续；义务教育阶段学生原则上不得退学，特殊情况需严格按规定审批。2.办理流程：（1）学生及家长（监护人）向本班班主任提交书面退学申请（需详细说明退学理由），并提供相关证明材料（出国定居证明、户籍注销证明等，原件及复印件各1份）。（2）班主任审核申请材料的真实性、完整性，核实学生实际情况后，在退学申请上签署审核意见，提交至教导处。（3）教导处复核申请材料，经学校领导集体研究审批同意后，打印《学生退学证明》，加盖学校公章，同时在全国中小学学籍管理系统中发起退学申请，更新学籍状态。（4）教导处留存相关证明材料复印件及退学申请备案，将《学生退学证明》交予学生及家长；班主任更新本班学生学籍台账，做好学生退学相关交接工作。（五）留级办理1.留级条件：学生因学业成绩严重落后，无法跟上当前年级教学进度，经班主任及任课教师共同评估，确需留级重读的，可申请办理留级手续；留级需严格控制数量，每年级留级学生比例不得超过本年级学生总数的3%，特殊情况需报上级教育主管部门备案。2.办理流程：（1）班主任及任课教师共同对学生学业情况进行评估，形成书面评估意见，向学生及家长说明留级的必要性，征求学生及家长同意后，提交留级申请。（2）学生及家长在留级申请上签字确认后，班主任将申请及评估意见提交至教导处。（3）教导处复核申请及评估意见，经学校领导审批同意后，在全国中小学学籍管理系统中更新学生学籍年级信息，明确留级年级。（4）教导处将留级审批结果反馈给班主任，班主任安排学生编入相应留级班级就读，做好学生留级后的学业帮扶工作；教导处留存留级申请及评估意见备案。三、办理材料及相关要求1.所有书面申请（转学、休学、复学、退学、留级）需由学生本人及家长（监护人）签字确认，字迹清晰、内容完整，不得涂改；申请理由需真实、正当，相关证明材料需齐全、有效。2.各类证明材料（户籍证明、诊断证明、工作证明等）需提供原件及复印件各1份，原件用于审核，复印件由教导处留存备案，复印件需注明“与原件一致”并由家长签字确认。3.转学、休学、复学、退学等相关表格（《学生转学联系函》《学生休学证明》等）由教导处统一打印，学生及家长不得自行打印、修改，表格填写需规范、准确，相关签字、盖章齐全。4.学籍异动办理过程中，学生及家长需积极配合班主任、教导处完成材料提交、信息核对等工作，及时补充相关材料，确保办理流程顺利推进；若提供虚假材料，一经查实，将取消学籍异动办理资格，情节严重的，按相关规定处理。四、办理时间及咨询方式1.办理时间：本学期学籍异动集中办理时间为第2周—第4周（转入、转出、休学、复学）；留级办理时间为第1周—第2周；退学办理无集中时间，需随时提交申请，教导处及时审核办理。2.咨询方式：教导处专人负责学籍异动办理咨询，咨询电话：XXX-XXXXXXX；咨询地点：学校教导处办公室；咨询时间：工作日上午8:00-11:30，下午14:30-17:30。五、其他注意事项1.学籍异动办理完成后，学生学籍信息将同步更新至全国中小学学籍管理系统，一经录入确认，不得随意修改；若因材料提交错误、信息填写失误导致学籍信息错误的，由学生及家长自行承担责任，教导处协助做好更正工作（需按上级规定提交相关证明材料）。2.学生办理转学、退学手续后，需及时办理离校、入学相关交接工作，结清相关费用，交还学校发放的教材、校服等物品；转入、复学学生需及时办理入学注册手续，纳入班级管理。3.各班主任需加强本班学生学籍管理，定期核对学生学籍信息，及时发现并上报学生学籍异动情况，严禁隐瞒不报、违