信息封存制度

信息封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关国家法律法规，参照行业数据安全最佳实践及集团母公司关于企业内部风险防控的管理规定，结合公司业务发展实际与风险管控需求，旨在规范信息封存管理活动，防范信息泄露、滥用及处置不当引发的专项风险，确保公司信息资产安全与合规运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在业务活动中涉及的信息封存、保管、处置及监督的全过程管理，覆盖但不限于业务文档、电子数据、客户信息、财务记录、项目资料等封存场景。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）XX专项管理：指公司针对信息封存活动制定的全流程、全要素管控体系，包括风险识别、合规审查、操作执行、监督考核等环节，旨在实现信息封存活动的规范化与风险可控化。（二）XX风险：指因信息封存管理缺失或不当导致的数据泄露、篡改、丢失、违规使用等风险，可能引发合规处罚、业务中断、声誉损失或资产减值。（三）XX合规：指信息封存活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求，保障信息主体权益与公司合法权益的双重标准。第四条信息封存管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有封存信息纳入管理范围，无死角、无遗漏；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的封存管理职责，实现可追溯；（三）风险导向：优先管控高风险封存场景，动态调整管控措施；（四）持续改进：定期评估封存管理体系有效性，优化流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对信息封存管理承担全面领导责任，负责统筹决策、资源保障及重大风险处置；分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调、制度落实与监督考核。第六条设立信息封存管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门代表及业务部门代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调：制定封存管理制度，协调跨部门协作；（二）决策审批：审批重大封存事项、风险处置方案；（三）监督评价：定期检查封存管理执行情况，提出改进要求。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门：负责封存管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯及技术平台推广；（二）专责部门：负责封存业务的合规审核、流程优化、技术支持及风险处置；（三）业务部门/下属单位：落实封存管理要求，开展日常风险防控，确保封存操作符合规范。第八条明确基层执行岗责任：（一）岗位合规承诺：签署封存操作合规承诺书，确保理解并遵守相关制度；（二）风险上报义务：发现封存管理漏洞或异常情况，及时向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购领域：（一）合规标准：供应商尽职调查必须覆盖资质审查、背景核查及合规承诺，招标流程需严格遵循公开、公平、公正原则；（二）禁止行为：严禁通过封存信息进行关联交易利益输送，禁止泄露招标文件等技术秘密；（三）风险防控：重点监控采购数据封存过程中的权限滥用、介质非法转移等风险。第十条财务领域：（一）合规标准：资金审批权限需明确层级与金额范围，税务资料封存必须符合会计档案管理要求；（二）禁止行为：严禁擅自销毁或篡改封存财务记录，禁止利用封存信息规避审计监管；（三）风险防控：加强大额资金审批封存的交叉复核，防范财务舞弊风险。第十一条数据封存：（一）合规标准：客户数据封存需遵循最小化原则，敏感信息需加密存储并设置访问控制；（二）禁止行为：严禁未经授权读取封存数据，禁止将封存数据用于非业务场景；（三）风险防控：建立数据封存全生命周期监控，防止信息泄露或被恶意篡改。第十二条项目资料封存：（一）合规标准：项目终止后需完整封存技术文档、会议纪要等资料，封存期限符合合同约定；（二）禁止行为：严禁私自截留或损毁封存项目资料，禁止泄露未公开的项目方案；（三）风险防控：定期抽检项目封存资料完整性，防止关键信息遗失。第十三条档案封存：（一）合规标准：纸质档案封存需符合恒温恒湿要求，电子档案需定期备份并验证可用性；（二）禁止行为：严禁在封存档案上做标记或拆分存放，禁止擅自更改封存状态；（三）风险防控：建立档案封存双备份机制，防范火灾、水浸等不可抗力风险。第十四条临时封存处置：（一）合规标准：临时封存事项需在规定期限内完成处置，封存记录应可追溯；（二）禁止行为：严禁以临时封存为由拖延合规处理，禁止占用封存资源超期；（三）风险防控：设置临时封存预警机制，防止因管理疏漏导致长期封存。第十五条封存介质管理：（一）合规标准：封存介质（如硬盘、U盘）需物理隔离或加密存储，定期检查介质安全性；（二）禁止行为：严禁将封存介质带离指定场所，禁止非授权人员接触封存介质；（三）风险防控：建立封存介质销毁制度，防止介质丢失引发数据泄露。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）根据《网络安全法》《数据安全法》等法规变化，每年评估制度适用性；（二）结合业务调整（如并购重组、技术升级），及时修订封存流程与标准。第十七条风险识别预警机制：（一）定期开展封存风险排查，重点关注高风险业务场景；（二）分级评估风险等级，发布预警通知并明确管控要求。第十八条合规审查机制：（一）将封存审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点；（二）明确“未经合规审查不得实施”的原则，确保封存活动合法合规。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由专责部门牵头研判；（二）制定应急流程，明确责任协同、上报时限及处置措施；（三）风险事件处置完毕后需形成报告，存档备查。第二十条责任追究机制：（一）界定违规情形（如未按规定封存、擅自销毁资料），明确处罚标准；（二）违规行为联动绩效考核、纪律处分，涉嫌犯罪的移交司法机关；（三）建立责任倒查机制，确保问题可追溯。第二十一条评估改进机制：（一）每年对封存管理体系有效性开展评估，重点考核制度执行率；（二）针对评估发现的问题，优化流程与技术手段，形成闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各层级领导需明确封存管理推进责任，定期听取工作报告；（二）牵头部门需配备专职人员，确保封存管理常态化运行。第二十三条考核激励机制：（一）将封存合规情况纳入部门年度考核，与绩效奖金挂钩；（二）对封存管理突出贡献的团队/个人予以评优表彰。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，掌握封存管理要点；（二）一线员工需完成操作规范培训，考核合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑：（一）通过系统工具实现封存流程自动化、风险实时监控；（二）建立封存数据水印、访问日志等功能，提升管理效能。第二十六条文化建设：（一）发布封存合规手册，明确操作指南与红线；（二）签订全员合规承诺书，营造“不敢违、不能违、不想违”的氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件需及时上报，内容包括事件描述、处置措施及改进建议；（二）年度管理情况需向领导小组汇报，形成