全面推行档案三合一制度

全面推行档案三合一制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，参照行业档案管理规范及集团母公司关于档案治理的指导意见，结合公司档案管理现状及业务发展需求，为防控档案管理领域专项风险、规范业务流程、提升档案资源利用效率，特制定本制度。制度旨在通过“三合一”管理模式（即档案管理、数据管理、信息安全管理的协同统一），构建标准化、精细化、智能化的档案管控体系，确保档案全生命周期内的安全、合规与高效。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全过程，以及业务系统数据管理、信息安全防护等相关场景。各部门及下属单位需将本制度纳入日常管理体系，明确责任分工，确保制度要求落地执行。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司围绕档案、数据、信息安全等核心领域，构建的跨部门协同、全流程覆盖的管控体系，包括制度规范、操作流程、风险防控、技术保障等要素的整合管理。（二）“XX风险”是指因档案管理不规范、数据泄露、系统漏洞、违规操作等可能导致公司经济损失、声誉损害、法律责任或业务中断的潜在风险。（三）“XX合规”是指档案管理、数据使用、信息安全等业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求的状态。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保档案管理、数据安全、信息安全等各环节纳入统一管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各级管理主体和执行岗位的职责边界，建立责任追溯机制。（三）风险导向：以风险防控为核心，通过分级管理、动态预警，实现风险早识别、早处置。（四）持续改进：定期评估专项管理体系有效性，结合业务变化和技术发展，优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案、数据、信息安全管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为公司专项管理的直接责任人，负责统筹决策、资源配置及监督考核。第六条设立公司专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调专项管理工作。领导小组主要履行以下职能：（一）审议专项管理制度及重大风险防控方案；（二）协调跨部门专项管理事项，解决重大问题；（三）监督专项管理工作的执行情况，定期通报考核结果。第七条明确专项管理职责分工如下：（一）牵头部门（由档案管理部牵头）：负责专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，牵头组织跨部门协作，推动管理流程优化。（二）专责部门：1.数据管理部：负责业务系统数据全生命周期的合规审核、脱敏处理、备份恢复等技术保障；2.信息安全部：负责网络安全防护、系统漏洞管理、应急响应等安全管控；3.法务合规部：负责专项管理合规性审查，提供法律支持。（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规范。第八条基层执行岗位的合规操作责任：（一）各岗位员工需签署《XX岗位合规承诺书》，明确档案管理、数据使用、信息安全等操作规范；（二）员工发现档案管理、数据泄露、系统异常等风险隐患，应立即向直接主管或专责部门报告，不得隐瞒或拖延。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案管理环节：（一）业务操作的合规标准：档案收集需完整记录来源、时间、责任人，整理需符合分类标准，存储需采用符合保密要求的介质，利用需经过审批，销毁需登记并监督执行。（二）禁止性行为：严禁擅自复制、泄露涉密档案，严禁将档案存储在非指定系统，严禁未审批擅自对外提供档案信息。（三）重点防控点：涉密档案管理、电子档案长期保存、临时档案的归档时效。第十条数据管理环节：（一）业务操作的合规标准：数据采集需明确目的、范围，使用需遵循最小化原则，共享需经授权，销毁需彻底清除。关键数据需进行分类分级管理，高风险数据需实施加密存储。（二）禁止性行为：严禁非法采集个人信息，严禁未脱敏共享敏感数据，严禁擅自删除或篡改业务数据。（三）重点防控点：客户信息保护、财务数据准确性、业务系统数据完整性。第十一条信息安全管控环节：（一）业务操作的合规标准：信息系统需定期进行安全检测，访问权限需按最小权限原则配置，传输通道需加密，终端设备需安装防护软件。（二）禁止性行为：严禁使用非授权账号登录系统，严禁在非工作场所处理敏感业务，严禁擅自接入外部网络。（三）重点防控点：系统访问日志审计、漏洞及时修复、数据传输加密。第十二条供应商尽职调查：（一）业务操作的合规标准：采购供应商需进行背景审查，核心业务供应商需签订保密协议，涉及数据处理的供应商需评估其数据安全能力。（二）禁止性行为：严禁与关联方进行利益输送，严禁采购不符合资质的供应商。（三）重点防控点：供应商数据安全保障能力、合规资质审查。第十三条招标流程规范：（一）业务操作的合规标准：招标需公开透明，流程需符合公司采购制度，结果需公示并接受监督。关键招标项目需由领导小组审议。（二）禁止性行为：严禁泄露招标信息，严禁与特定供应商串通，严禁未按程序进行评标。（三）重点防控点：招标过程公正性、评标标准客观性。第十四条资金审批权限：（一）业务操作的合规标准：资金审批需严格按权限层级执行，大额资金使用需经多人复核，资金流向需可追溯。（二）禁止性行为：严禁超额审批，严禁虚假审批，严禁挪用资金。（三）重点防控点：审批权限设置合理性、资金使用合规性。第十五条税务合规要求：（一）业务操作的合规标准：发票开具需符合税务规定，纳税申报需及时准确，税务优惠需按政策申请。（二）禁止性行为：严禁虚开发票，严禁偷税漏税，严禁虚假申报。（三）重点防控点：发票管理规范性、税务政策符合性。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门对专项制度进行评估，根据法律法规变化、业务调整需求及时修订；（二）重大政策调整或风险事件后，应30日内完成制度修订并发布。第十七条风险识别预警机制：（一）各部门每季度开展专项风险排查，形成风险清单，由领导小组组织评估；（二）专责部门根据风险等级发布预警通知，明确整改要求，逾期未整改的启动问责程序。第十八条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则；（二）审查结果需经牵头部门存档，作为绩效考核依据。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组组织专项小组处置；（二）制定风险应急预案，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十条责任追究机制：（一）违规情形分为一般违规（如档案未及时归档）、重大违规（如数据泄露）、特别重大违规（如系统被攻击）；（二）处罚标准：一般违规通报批评，重大违规扣减绩效，特别重大违规追究纪律处分。第二十一条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系有效性开展评估，形成评估报告；（二）评估结果作为制度优化、流程改进的依据，确保管理闭环。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各层级领导需定期听取专项管理汇报，督促制度落实；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责对接。第二十三条考核激励机制：（一）专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）对专项管理贡献突出的部门或个人给予奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，一线员工需接受操作规范培训；（二）定期开展专项合规知识竞赛、案例警示教育，提升全员意识。第二十五条信息化支撑：（一）通过档案管理系统、数据脱敏平台、安全态势感知平台实现流程自动化、风险实时监控；（二）开发合规自查工具，降低人工操作风险。第二十六条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确行为准则；（二）组织签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报至专责部门，重大事件即时上报领导小组；（二）每年编制专项管