荆门市档案管理制度

PAGE荆门市档案管理制度一、总则（一）目的为了加强荆门市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于荆门市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则全市档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则档案应如实反映各项工作活动的真实情况，严禁篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护国家和单位的安全与利益。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.荆门市档案局负责全市档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训等工作。2.各单位档案管理部门各机关、企事业单位应设立专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）职责分工1.荆门市档案局职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本市档案工作的规章制度和业务标准。组织开展全市档案资源建设，指导各单位档案的收集、整理、保管和利用工作。监督检查全市档案工作，依法查处档案违法行为。组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高档案人员业务素质。推进档案信息化建设，促进档案信息资源共享。2.各单位档案管理部门职责贯彻执行国家和本市有关档案工作的法律法规和规章制度，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责本单位各类档案的收集、整理、分类、编目、装订和上架等工作，确保档案的完整和规范。做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、维护和修复，防止档案损坏、丢失和泄密。积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息服务，按照规定向档案管理部门移交档案。负责本单位档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息管理系统。组织开展本单位档案人员的业务培训和考核工作，提高档案人员业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件及其他重要文件等。2.科技档案涵盖本单位科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验数据、成果报告等科技文件材料。3.人事档案收集本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团关系等方面的文件材料。4.会计档案包括本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等会计核算专业材料。5.业务档案根据各单位业务特点，收集在业务活动中形成的各类档案，如工商企业的合同档案、税务部门的征管档案、医疗机构的病历档案等。6.声像档案收集本单位在重大活动、重要会议、业务工作等过程中形成的照片、录音、录像等声像材料。7.电子档案对本单位形成的电子文件、数据库、电子图表等电子信息进行归档管理。（二）收集要求及流程1.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。对重要档案应进行备份，防止档案丢失或损坏。2.收集流程各部门在工作活动结束后，应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理后移交本单位档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行初步审核，对不符合要求的档案，退回原部门补充完善。档案管理部门对审核合格的档案进行登记，建立档案收集台账。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。科技档案：根据项目、专业等进行分类，按照图纸、文字材料等分别整理，建立科技档案案卷目录。人事档案：按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立档案目录和索引。会计档案：按照会计档案保管期限和类别进行整理，编制会计档案目录。业务档案：根据业务特点和档案管理要求进行分类整理，建立业务档案检索工具。声像档案：按照内容、时间等进行分类，编写声像档案说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案目录数据库，并确保电子档案的可读性和可用性。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.保管场所各单位应设立专门的档案库房用于存放档案，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.保管设施配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。安装防火报警装置、灭火设备，配备温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。建立档案数字化加工场所，配备计算机、扫描仪、服务器等设备，满足档案数字化工作需要。（二）档案保管要求1.分类存放：按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少全面检查一次，重点检查档案的保管状况、载体质量等，发现问题及时处理。3.安全防护：加强档案库房的安全管理，严格控制库房人员进出，确保档案安全。对重要档案应采取加密存储、异地备份等措施。4.载体维护：对不同载体的档案进行针对性维护，如对纸质档案进行防潮、防虫处理，对电子档案定期进行数据备份和维护，确保档案载体的完好。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定原则与组织档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案内容和价值的原则。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。2.鉴定标准与方法根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案保管期限的划分依据。采用直接鉴定法，逐件审查档案内容，确定档案的保存价值。3.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。档案销毁清册经单位分管领导审批后，报同级档案管理部门备案。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围与方式1.利用范围本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管的档案。外单位因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用方式查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案原件或复印件。借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。（二）利用流程与手续1.利用流程申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量、利用时间等信息。审批：申请表经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人审批。重要档案的利用申请需报单位分管领导审批。查阅或借阅：档案管理部门根据审批意见，为利用者提供档案查阅或借阅服务。归还：借阅档案到期后，利用者应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。2.利用手续查阅档案时，利用者应出示有效身份证件，登记查阅时间、档案内容等信息。借阅档案时，利用者应填写借阅登记表，提供有效联系方式，并按照规定缴纳借阅保证金（如有）。（三）档案信息开发与利用1.信息开发档案管理部门应积极开展档案信息开发工作，可以通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记等形式，对档案信息进行深加工，为单位决策和各项工作提供参考依据。2.利用服务建立档案利用服务平台，提供档案在线查询、远程利用等服务，方便利用者获取档案信息。开展档案咨询服务，为利用者解答档案相关问题，提供档案利用指导。六）档案信息化建设（一）建设目标与任务1.建设目标建立覆盖荆门市各级各类档案的信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.建设任务制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。推进档案数字化工作，对馆藏档案进行全面数字化扫描，建立档案数字化数据库。建立档案信息化管理平台，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。加强档案信息安全管理，建立健全档案信息安全保障体系，确保档案信息安全。（二）数字化管理要求1.数字化流程档案数字化应按照档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等流程进行操作，确保数字化档案的质量。2.质量控制建立档案数字化质量控制体系，对数字化过程中的各个环节进行质量抽检，确保数字化档案图像清晰、完整、准确，数据录入无误。3.存储与备份数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）信息化系统管理1.系统建设与维护档案信息化管理系统应具备档案管理业务功能、信息检索功能、安全管理功能等，满足档案管理工作需要。系统建设应遵循国家有关标准和规范，确保系统的稳定性、兼容性和安全性。同时，要加强系统的日常维护和管理，及时处理系统故障和问题。2.用户权限管理根据档案利用的不同需求，设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。用户权限应严格按照规定进行分配和管理，不得擅自扩大用户权限范围。3.数据安全管理建立档案信息化数据安全管理制度，采取数据加密、身份认证、访问控制、防火墙等技术措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。定期对系统数据进行备份和恢复演练，确保数据的安全性和可用性。七、监督与检查（一）监督检查主体与职责1.荆门市档案局负责对全市各单位档案管理工作进行监督检查，依法查处档案违法行为，指导各单位加强档案管理工作。2.各单位内部监督各单位应建立内部档案管理监督机制，定期对本单位档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）检查内容与方式1.检查内容档案管理制度的建立和执行情况。档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。档案信息化建设情况。档案安全管理情况。2.检查方式定期检查：荆门市档案局每年组织一次全市档案工作定期检查，各单位每半年进行一次内部档案管理工作自查。专项检查：根据工作需要，针对档案管理中的重点问题或特定领域开展专项检查。随机抽查：荆门市档案局和各单位可随机抽取部分单位或档案进行检查，