档案声像档案管理制度

PAGE档案声像档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司声像档案的管理，确保声像档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的声像档案的管理。（三）定义声像档案是指公司在各项工作活动中形成的，以照片、录音、录像等形式记录的具有保存价值的历史资料。（四）管理原则声像档案管理遵循集中统一管理、维护档案的完整与安全、便于开发利用的原则。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善声像档案管理制度，并组织实施。2.对公司各部门声像档案的形成、收集、整理、归档等工作进行指导和监督。3.集中统一管理公司声像档案，建立声像档案数据库，实现声像档案的信息化管理。4.负责声像档案的鉴定、销毁工作。5.积极开发利用声像档案，为公司各项工作提供服务。（二）形成部门职责1.负责本部门声像档案的形成、收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的声像档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好声像档案的鉴定、销毁等工作。（三）拍摄人员职责1.负责按照拍摄计划进行声像资料的拍摄工作。2.确保拍摄的声像资料内容真实、准确、完整，画面清晰、声音清楚。3.拍摄完成后，及时将拍摄的声像资料交给本部门的档案管理人员。三、声像档案的形成与收集（一）形成范围1.公司重要会议、重大活动的照片、录音、录像，如年度总结大会、新产品发布会、重要商务洽谈等。2.公司领导重要公务活动的照片、录音、录像。3.公司生产经营活动中的重要场景、设备运行情况、工艺流程等的照片、录像。4.公司获得的各类荣誉、奖项的照片、证书影印件等。5.公司与外部单位交流合作的照片、录音、录像。6.反映公司发展历程、企业文化建设等方面的照片、录音、录像。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责声像档案的收集工作，确保声像资料的及时、完整收集。2.拍摄人员应在拍摄工作完成后，及时将拍摄的声像资料整理好，交给本部门的档案管理人员。3.收集的声像资料应具有真实性、完整性、准确性，能够客观反映公司的工作活动和历史面貌。4.对于重要的声像资料，应同时收集相关的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等信息。四、声像档案的整理（一）分类声像档案按照内容和载体形式进行分类，具体如下：1.会议类：包括公司各类会议的照片、录音、录像。2.活动类：公司举办的重大活动、庆典、文艺演出等的照片、录音、录像。3.领导公务类：公司领导重要公务活动的照片、录音、录像。4.生产经营类：公司生产、销售、研发等经营活动的照片、录像。5.荣誉类：公司获得的荣誉、奖项的照片、证书影印件等。6.合作交流类：公司与外部单位交流合作的照片、录音、录像。7.其他类：不属于以上分类的其他声像资料。（二）编号声像档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号格式如下：[年份][类别代码][顺序号]其中，年份为声像档案形成的年份；类别代码按照上述分类设置，用两位数字表示，如“01”表示会议类；顺序号为该类别下声像档案的流水号，用四位数字表示。（三）整理要求1.照片应按照拍摄时间顺序排列，同时附上文字说明，注明照片的拍摄时间、地点、人物、事件等信息。照片应冲印成标准尺寸，并进行塑封或装裱，以确保照片的长期保存。2.录音带、录像带应按照录制内容进行整理，贴上标签，注明录制时间、地点、内容等信息。录音带、录像带应定期进行转录，以防止磁带损坏导致信息丢失。3.数码照片和数码录像应存储在移动硬盘、光盘等存储介质上，并进行备份。存储介质应标明存储内容、编号、日期等信息。数码照片和数码录像应按照上述编号规则进行命名，并建立相应的文件夹进行分类存放。五、声像档案的归档（一）归档时间各部门应在声像档案整理完成后，及时向档案管理部门归档，归档时间一般不得超过次年一季度。（二）归档手续1.各部门档案管理人员应填写声像档案移交清单，详细注明声像档案的编号、名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门接收声像档案时，应认真核对移交清单，对声像档案的内容、整理质量等进行检查。经检查合格后，双方在移交清单上签字确认。（三）归档存储1.声像档案应存储在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.数码声像档案应存储在服务器上，并建立相应的数据库进行管理。同时，应定期对服务器上的声像档案进行备份，备份存储介质应异地存放。六、声像档案的保管（一）保管期限声像档案的保管期限根据其重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有重要保存价值的声像档案。2.长期保管：保存期限为30年，主要包括公司一般性会议、活动、生产经营等方面的声像档案。3.短期保管：保存期限为10年，主要包括公司临时性活动、一般性文件等方面的声像档案。（二）保管要求1.档案管理部门应定期对声像档案进行检查，确保档案的安全保管。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.声像档案的存储介质应定期进行更换，以防止介质老化导致信息丢失。3.对于磁性载体的声像档案，应定期进行转录，以确保档案的可读性。七、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立声像档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门的人员组成，负责声像档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据声像档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行鉴定。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的声像档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制声像档案销毁清单，详细注明销毁档案的编号、名称、数量、形成时间等信息。2.销毁清单经鉴定小组组长签字确认后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁彻底。4.销毁工作完成后，销毁人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、声像档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、利用声像档案。公司外部单位因工作需要查阅、利用声像档案的，须经公司领导批准。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、利用声像档案，应填写声像档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅手续。2.公司外部单位查阅、利用声像档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息。介绍信经公司领导批准后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应按照查阅申请表或单位介绍信的要求，提供相应的声像档案。查阅人员应在档案查阅登记簿上签字登记，并遵守档案查阅的相关规定。（三）利用方式1.查阅人员可在档案管理部门指