档案馆内部资料汇编制度

PAGE档案馆内部资料汇编制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆内部资料的管理，规范资料汇编工作，确保资料的完整性、准确性和系统性，便于资料的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内部各类资料的汇编工作，包括但不限于文件、档案、记录、报表、图表、合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：资料汇编工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保资料的合法性和规范性。2.真实准确原则：所汇编的资料应真实可靠，准确反映公司/组织的实际情况和工作成果。3.系统完整原则：资料汇编应具有系统性和完整性，全面涵盖公司/组织的各项工作和业务领域。4.便于利用原则：资料汇编应注重实用性和便利性，便于公司/组织内部人员查阅、检索和使用。二、资料收集（一）收集范围1.公司/组织内部各部门形成的文件、报告、通知、会议纪要等各类纸质和电子文档。2.业务活动中产生的合同、协议、订单、发票等重要资料。3.各类统计报表、财务报表、审计报告等数据资料。4.公司/组织的发展规划、年度计划、工作总结等重要文件。5.其他与公司/组织工作相关的有保存价值的资料。（二）收集渠道1.各部门定期向档案馆提交本部门产生的资料。2.设立专门的资料收集邮箱，鼓励员工主动发送有价值的资料。3.对于重要会议、活动等产生的资料，由专人负责及时收集。4.与外部机构或单位进行业务往来时，及时收集相关资料。（三）收集要求1.资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。2.提供的资料应完整齐全，如有缺失应及时补充。3.电子资料应确保格式规范、内容清晰，便于存储和查阅。三、资料整理（一）分类标准1.按部门分类：根据公司/组织的部门设置，将资料分为不同的部门类别，如行政部、财务部、业务部等。2.按时间分类：按照资料形成的时间顺序进行排列，可分为年度、季度、月度等。3.按资料类型分类：分为文件类、档案类、报表类、合同类等。（二）编号规则1.为每一份资料赋予唯一的编号，编号应包含年份、部门代码、资料类型代码和流水号等信息。2.年份采用四位数字表示，如“2023”。3.部门代码根据公司/组织的部门编号设定，如行政部为“XZ”。4.资料类型代码根据资料的类别设定，如文件类为“WJ”，档案类为“DA”等。5.流水号为顺序编号，从“001”开始递增。（三）整理流程1.对收集到的资料进行初步筛选，剔除无关或重复的资料。2.按照分类标准对资料进行分类，并进行编号。3.对纸质资料进行装订、编目，对电子资料进行存储和备份。4.建立资料索引目录，方便查阅和检索。四、资料汇编（一）汇编主题确定根据公司/组织的工作重点、业务需求和历史研究等方面，确定资料汇编的主题。主题应具有针对性和实用性，能够反映公司/组织某一阶段或某一领域的工作情况。（二）汇编内容筛选1.根据汇编主题，从整理好的资料中筛选出相关的资料。2.对筛选出的资料进行进一步审核，确保资料的质量和相关性。3.对于重要资料，可进行全文收录；对于一般性资料，可进行摘要或节选收录。（三）汇编格式规范1.资料汇编应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附录等。2.封面应注明汇编主题、汇编单位、汇编时间等信息。3.目录应详细列出汇编内容的章节、标题和页码。4.正文应按照一定的逻辑顺序进行编排，可分为引言、主体内容、结论等部分。5.附录可包括相关的图表、数据、注释等补充资料。（四）汇编审核1.资料汇编完成后，应进行严格的审核。审核人员应具备相关的专业知识和工作经验，对汇编内容的准确性、完整性和规范性进行全面审查。2.审核内容包括资料的真实性、引用的准确性、格式的一致性等。3.审核过程中如发现问题，应及时与资料提供部门或人员沟通，进行修改和完善。4.审核通过后的资料汇编应签署审核意见，并加盖审核部门或人员的印章。五、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子资料应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的资料，可采用光盘、磁带等多种存储方式进行备份。（二）保管环境1.档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内，保持适宜的温度和湿度。2.存储电子资料的服务器应具备良好的安全防护措施，并定期进行维护和检查。3.定期对存储的资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和安全性。（三）保管期限1.根据资料的重要性和性质，确定不同资料的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.对于涉及公司/组织核心机密、重要业务和历史档案等资料，应长期保管。（四）销毁处理1.对于超过保管期限且无保存价值的资料，应按照规定进行销毁处理。2.销毁资料前，应填写销毁清单，经相关部门负责人审核批准。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁清单和记录应妥善保存，以备查阅。六、资料查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案馆查阅。2.涉及公司/组织机密资料的查阅，需经公司/组织高层领导批准。3.外部单位或个人查阅公司/组织资料的，应提前提交查阅申请，并提供相关证明材料，经公司/组织相关部门审核批准后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案馆办理查阅手续，档案馆工作人员根据申请表提供相应的资料。3.查阅人员应在指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案馆。如需复印或摘录资料，应按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还资料，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.公司/组织内部员工可根据工作需要，对查阅的资料进行复印、摘录、引用等，但不得用于商业目的或泄露公司/组织机密。2.对于重要资料的利用，应经相关部门负责人批准，并进行登记备案。3.鼓励员工对资料进行分析研究，为公司/组织提供决策支持和业务参考。七、资料安全与保密（一）安全措施1.档案馆应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.加强对档案馆工作人员的安全教育，提高安全意识，确保资料的安全。3.定期对档案馆的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司/组织的保密规定。2.对涉及公司/组织机密资料的查阅、使用和保管，应采取严格的保密措施。3.档案馆工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义