机电科技术档案管理制度

PAGE机电科技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强机电科技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在机电设备运行、维护、技术改造等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机电科所涉及的各类技术档案的管理，包括但不限于机电设备的设计图纸、安装调试资料、运行维护记录、技术改造方案及相关文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则机电科技术档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则技术档案应如实反映机电设备的实际情况和技术工作的全过程。3.保密性原则对涉及公司机密的技术档案，应严格保密，防止泄露给无关人员。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）机电科科长职责1.负责组织制定和修订机电科技术档案管理制度。2.监督检查技术档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中的问题。3.审批重要技术档案的借阅、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责机电科技术档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全技术档案的分类、编号、编目等检索体系，方便档案的查询和利用。3.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和催还工作，确保档案的安全。4.定期对技术档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序办理相关手续。（三）各专业技术人员职责1.负责本专业技术档案资料的形成、积累和整理工作，并及时移交档案管理人员。2.严格按照档案管理要求，规范填写各类技术文件和记录，确保档案资料的质量。3.配合档案管理人员做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的技术支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机电设备的设计图纸、说明书、操作手册等技术文件。2.设备的采购合同、安装调试记录、验收报告等相关资料。3.设备运行过程中的维护保养记录、故障维修记录、检修计划及总结等。4.机电设备的技术改造方案、技术协议、施工图纸及验收资料等。5.与机电技术相关的科研项目资料、技术交流材料等。（二）收集要求1.各专业技术人员应在工作过程中及时收集相关技术资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于外来文件，如设备供应商提供的技术文件、行业标准规范等，应及时登记并归档。3.收集的技术资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类按照机电设备的类别、专业等进行分类，如电气设备、机械设备、自动化控制系统等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的技术档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。3.建立档案台账，记录档案的入库时间、编号、名称、保管期限等信息。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心技术、重大设备改造等具有长期保存价值的档案。2.长期保管一般为10年以上，如设备的主要技术资料、重要的运行维护记录等。3.短期保管一般为110年，如一般性的技术文件、临时的检修记录等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对磁性介质档案，应定期进行检查和复制，防止数据丢失。4.建立档案安全管理制度，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围因工作需要，公司内部人员可借阅机电科技术档案，但必须遵守本制度的规定。（二）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员审核。3.档案管理人员根据审核情况，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案交借阅人。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限由档案管理人员根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理专用章。3.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理人员说明情况，并办理续借手续。（五）档案利用1.鼓励各部门充分利用机电科技术档案，为设备运行维护、技术改造、科研项目等工作提供支持。2.档案管理人员应积极配合各部门的档案利用需求，提供必要的帮助和服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由机电科科长担任组长，档案管理人员和相关专业技术人员为成员。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性。2.档案的保管期限是否合理。3.档案的实际利用价值。（四）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经机电科科长审批后，报公司主管领导批准。3.批准后，由档案管理人员负责组织销毁工作，并指定专人监销。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（五）销毁记录建立档案销毁记录，包括档案名称、编号、销毁时间、销毁原因等信息，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立机电科技术档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。（三）系统维护定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（四）信息安全加强信息化管理系统的信息安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。八、监督与考核（一）监督检查1.机电科定期对技术档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.公司档案管理部门不定期对机电科技术档案管理情况进行抽查，对不符合要求的情况提出整改意见。（二）考核评价1.将技术档