汉南档案管理制度

PAGE汉南档案管理制度一、总则（一）目的为了加强汉南公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汉南公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门汉南公司/组织设立档案管理部，负责公司/组织档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和销毁公司/组织各类档案。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利。4.负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作，严格按照规定办理相关手续。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。6.做好档案的安全保护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。7.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的指导和监督。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。3.在工作中积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类汉南公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政公文、证照等。2.党群工作类：党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。3.经营管理类：市场调研、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购等经营活动中形成的文件。4.生产技术类：产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理等方面的文件资料。5.基本建设类：公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件。6.科研项目类：科研项目的申报、研究、成果鉴定等过程中产生的文件。7.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定，对公司/组织的会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类管理。8.声像档案类：照片、录音、录像等声像资料。9.电子档案类：以电子数据形式存在的各类文件。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构。2.全宗号：由公司/组织统一确定，用于标识公司/组织档案全宗。3.分类号：根据档案分类方案，对每一类档案赋予相应的分类代码。4.年度：以公元纪年表示档案形成的年份。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。6.件号：在每一类档案中，按照文件排列顺序赋予的流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，及时将本部门工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、装订、编目等工作，使其符合档案管理的规范要求。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。4.整理后的档案应编制档案目录，目录应包括文件编号、责任者、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案分类存放档案。（二）档案保管要求1.对不同保管期限、不同类型的档案应分别存放，便于管理和查找利用。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行数据维护和更新。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入库房。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，对档案进行全面审查和鉴定。3.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报公司/组织领导审批。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。3.监销人员应对销毁档案的种类、数量、时间等进行详细记录，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人和分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄等。2.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.查阅档案应在档案管理部门指定地点进行，查阅时间一般不得超过规定期限。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案查阅、利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用方式等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立汉南公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和发展提供有力支持。（二）档案数字化1.对公司/组织重要的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本。2.数字化档案应保证图像清晰、完整，符合档案管理的规范要求，并进行数据挂接和存储。（三）信息系统管理1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足公司/组织档案管理的实际需求。