机动所管理档案制度汇编

PAGE机动所管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强机动所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于机动所各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则机动所档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹协调和监督指导。2.真实完整原则各部门及员工应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映机动所各项工作的实际情况。3.规范管理原则档案管理工作应严格按照国家法律法规和行业标准，建立健全各项管理制度和操作流程，实现规范化、标准化管理。4.安全保密原则加强档案安全保密意识，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的安全与机密。（四）职责分工1.档案管理部门职责负责制定和完善机动所档案管理制度，组织实施档案管理工作。集中统一管理机动所各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。定期对档案进行鉴定，提出档案保管期限的调整意见，对已到保管期限的档案进行销毁处理。负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案存储环境适宜。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。严格执行档案管理制度，按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅、归还等手续。对本部门形成的电子文件进行规范管理，定期向档案管理部门移交归档。二、档案收集与整理（一）收集范围1.反映机动所职能活动、工作成果、历史沿革等方面的文件材料。2.各类会议文件、记录、纪要，包括党委会、所长办公会、工作例会等会议资料。3.工作计划、总结、报告、请示、批复等各类文书档案。4.业务工作中形成的技术文件、合同协议、项目资料、统计报表等。5.人事档案，包括员工履历、任免、考核、奖惩、培训等材料。6.财务档案,如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.声像档案，包括照片、录音、录像等资料，记录机动所重要活动、事件、场景等。8.实物档案，如奖牌、证书、印章等具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案资料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，载体应选用耐久性好的材料，如纸质、光盘、磁带等。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。电子文件应同时具备相应的纸质版本，一并归档保存。（三）整理方法1.分类档案管理部门按照档案的来源、时间、内容、形式等因素，将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等几大类。每大类档案再根据具体情况进行二级分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等；业务档案可按照不同业务领域进一步细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方式可采用年度+类别+流水号的形式，例如：2023WS001，表示2023年文书档案中的第1份文件。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对于纸质档案，应按照一定顺序进行整理和装订，确保整齐、牢固。装订材料应选用无酸纸或其他符合档案保管要求的材料，避免使用金属装订物，以免对档案造成损害。三、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方，配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等。2.库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。3.档案存储区应安装密集架或档案柜，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。（二）档案存储要求1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对于纸质档案，应直立存放，防止档案纸张变形、破损；对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.档案存放应整齐有序，标识清晰，便于快速查找和取用。（三）温湿度控制1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期对库房温湿度进行监测和记录，如温湿度超出规定范围，应及时采取相应的调节措施。（四）安全防护措施1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。2.安装监控设备，对库房进行24小时监控，确保档案安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期组织演练。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则，确保鉴定结果准确、合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和方案，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对机动所工作的查考利用价值、历史研究价值等。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度、形成时间、保存价值等因素，确定档案的保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、机动所主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，记录材料应与《档案销毁清册》一并归档保存。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本所员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，可以到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案查阅过程规范、有序。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换纸张等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅机动所档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、归还日期等内容，经机动所主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得带出机动所，如有特殊情况需要带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、电子档案管理（一）电子文件收集与整理1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门形成的电子文件，并进行规范整理。电子文件应按照年度、类别、保管期限等进行分类存储，同时建立相应的文件夹结构，确保文件存储有序。2.电子文件的命名应规范统一，采用“年度+类别+题名+日期+版本号”的格式，例如：2023WS工作计划20230101V1，表示2023年文书档案中的工作计划文件，日期为2023年1月1日，版本号为1。3.电子文件应同时具备相应的元数据信息，如文件格式、大小、作者、形成时间等，以便于对电子文件进行管理和利用。（二）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全可靠。2.定期对电子档案进行备份，备份周期可根据实际情况确定，但不得少于[X]次/年。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.建立电子档案存储目录，对电子档案的存储位置、存储时间、备份情况等进行详细记录，便于管理和查找。（三）电子档案利用与安全管理1.建立电子档案检索系统，方便员工快速查找和利用电子档案。检索系统应具备全文检索、分类检索等功能，提高检索效率。2.严格控制电子档案的访问权限,根据员工的工作需要，设置不同的访问级别，确保电子档案信息安全。3.加强电子档案