学校校舍档案室管理制度

PAGE学校校舍档案室管理制度一、总则（一）目的为加强学校校舍档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，为学校的规划、建设、维护及管理提供全面、准确的依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校内所有与校舍相关的档案资料管理，包括但不限于校舍规划设计文件、建设施工资料、竣工验收报告、日常维护记录、安全检查档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则校舍档案由学校档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案内容应如实反映校舍建设、使用及维护的实际情况，不得篡改、伪造。3.及时归档原则各项校舍管理活动中形成的档案应及时整理、归档，不得积压。4.保密原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及学校机密的档案资料妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善校舍档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管学校校舍档案，建立健全档案检索体系。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等基础工作，确保档案的规范化管理。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。6.为学校各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。（二）各部门职责1.负责本部门在校舍管理活动中形成档案资料的收集、整理和初步审核。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交档案室。3.配合档案室做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。4.在开展涉及校舍的工作时，主动查阅相关档案资料，确保工作的准确性和规范性。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。3.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、借阅登记等。4.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时报告并处理。5.积极参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.校舍规划设计阶段：包括项目可行性研究报告、规划设计方案、选址意见书、用地规划许可证等。2.建设施工阶段：施工图纸、施工组织设计、工程变更记录、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工图纸、质量监督报告、消防验收意见书、环保验收文件等。4.日常使用与维护阶段：校舍日常巡查记录、维修记录、安全检查记录、设备设施维护档案等。5.其他与校舍相关的文件资料，如上级主管部门的批复、学校关于校舍管理的规定等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章等手续齐全。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集；如原件无法收集，应收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类根据档案的形成阶段、内容性质等进行分类。可分为规划设计类、建设施工类、竣工验收类、日常维护类等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级、三级类目。例如：规划设计类：可行性研究报告规划设计方案选址意见书用地规划许可证建设施工类：施工图纸施工组织设计工程变更记录施工日志材料检验报告隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录2.编号对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度等信息，便于查找和管理。编号格式可采用“类别代码+年度+流水号”，如“GH012023001”表示规划设计类档案中的2023年度第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过目录可以快速了解档案的基本信息，方便查阅。4.装订对纸张较多、需要长期保存的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得随意裁剪或损坏。四、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案室应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.对于重要的档案资料，应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，以防数据丢失。（三）保管期限1.短期保管：保管期限为15年，主要包括一般性的日常维护记录、临时性的文件资料等。2.中期保管：保管期限为515年，如建设施工过程中的部分阶段性资料、一般性的规划设计修改文件等。3.长期保管：保管期限为15年以上，包括校舍的规划设计文件、竣工验收报告、重要的维修改造资料等，应永久保存。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量与账目相符。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结果应形成书面报告，上报学校领导，并对存在的问题提出整改意见。五、档案的利用（一）查阅制度1.学校内部各部门因工作需要查阅校舍档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、份数等。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，由管理人员进行核对、清点。（二）借阅制度1.因特殊情况需要借阅校舍档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经本部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整、整洁，如有破损、缺页等情况，应及时说明并进行修复或赔偿。（三）利用登记与统计1.档案室应建立档案利用登记台账，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，包括查阅、借阅的部门、内容、人次、频率等，为学校的管理决策提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案鉴定的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、学校相关部门负责人及专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，由鉴定小组逐一进行审查，分析档案的内容、价值及现实利用需求。2.对于仍有利用价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁理由等，经鉴定小组组长签字同意后，报学校领导审批。（四）销毁程序1.经学校领导批准同意销毁的档案，由档案室负责组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。如采用焚烧、粉碎等方式，并指定专人负责现场监督，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。同时，将销毁情况记录在档案销毁台账中。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校校舍档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务水平，方便学校各部门及相关人员快速查阅和利用档案资料。（二）数据录入与维护1.档案室应安排专人负责档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案资料，删除已销毁或不再需要保存的档案信息。（三）安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.根据国家有关规定，对档案信息化管理系统进行定期的安